Journaalpost X met boekstuknummer X is niet in balans

Je krijgt deze melding bij:

  • Het importeren van financiële gegevens.
  • Voltooien van een boeking.

Oorzaak

Er kunnen verschillende oorzaken zijn:

  • Debet- en creditbedragen van de betrokken regels zijn niet in evenwicht.
  • De datums in de journaalposten zijn niet gelijk.
  • De betrokken regels hebben verschillende boekstuknummers.
  • De bedragen een verkeerde getalnotatie hebben.

Oplossing

Je lost deze melding op met een aantal tips en achtergrondinformatie.

Tips bij import

  1. Check in het importbestand of het bedrag debet en credit gelijk is. Houd er rekening mee dat het verschil in de afronding kan zitten. Je controleert dit door in Excel het aantal cijfers achter de komma te vergroten van zowel het debet als het credit totaal. Gebruik hiervoor de functie 'Meer decimalen'. Vaak verschijnt deze foutmelding als er een negatief getal is gevuld aan de creditzijde. Dit is onnodig.
  2. Komen de datums overeen? De datum van de debet post mag niet afwijken van de credit post. De datumvelden binnen de journaalposten moeten gelijk zijn.
  3. Klopt de notatie van de datum van de journaalpost? Het formaat van de notatie van de datum moet DD-MM-JJJJ zijn.
  4. Zorg ervoor dat de notatie van bedragen juist is. Het decimale scheidingsteken moet een komma zijn.

Achtergrondinformatie

De journaalpost met de debet- en creditbedragen moeten in evenwicht zijn (in balans). Profit zal hierop controleren bij het voltooien en je waarschuwen als de journaalpost niet in evenwicht is. Alle regels samen binnen één journaalpostnummer moeten in balans zijn.

Wat zijn de voorwaarden voor in evenwicht zijn van een journaalpost ?

  1. Profit genereert een journaalpostnummer bij het boeken en bij het genereren van een mutatie op basis van het dagboek, boekingsdatum en boekstuknummer. Profit bepaalt aan de hand van de datum boeking en het boekstuknummer van de regels of deze tot dezelfde journaalpost(nummer) behoren.
  2. Wijzigen deze gegevens op een volgende regel, dan geldt een nieuwe journaalpost en dus ook de voorwaarde dat deze nieuwe journaalpost in balans moet zijn.
  3. Als je een journaalpost wijzigt controleert Profit of de debet-en credittotalen van de boeking in evenwicht zijn. Profit controleert hierbij op journaalpostnummer. Alle regels samen binnen één journaalpostnummer moeten in balans zijn.

    Let op:

    Als je het veld Datum boeking wijzigt, blijft het veld Nummer journaalpost op de oude waarde staan. De journaalpost is namelijk al gegenereerd. Daarom verwijder je eerst de regel en maak je de regel opnieuw aan met de juiste datum. Om dit inzichtelijk te maken, kan je ervoor kiezen om het veld Nummer Journaalpost aan de regel in de boekingslay-out toe te voegen, zodat dit opvalt.

Krijg je deze fout bij het importeren van financiële gegevens? En kan je niet verder met bovenstaande tips? Stuur je vraag over import in bij Servicemanagement.