Aanvullende gegevens opvragen - Onboarden inrichten

Na het starten van de workflow Onboarden (Profit) is het mogelijk om de actie Uitvragen aanvullende gegevens te starten. Met deze actie worden de draaiboektaken voor het uitvragen van de aanvullende gegevens, documenten, opleidingen en familiegegevens gestart en kan de sollicitant zelf zijn eigen gegevens aanleveren.

  • Aanvullende gegevens
  • Documenten

    Denk hierbij aan identiteitsbewijs en VOG.

  • Opleidingen

    In sommige gevallen zijn opleidingen van de sollicitant van belang. Dit is met name het geval voor een bepaalde functie waarvoor een opleiding moet zijn genoten. De sollicitant kan direct meerdere opleidingen vastleggen.

  • familiegegevens

    Dit zal met name gebruikt worden voor het opvragen van een contactpersoon in geval van nood, maar kan ook gebruikt worden voor andere familieleden.

Draaiboek voor aanvullende gegevens sollicitant

Om aanvullende gegevens uit te vragen bij de sollicitant maak je gebruik van Draaiboeken. Voor elk gegeven dat je wilt uitvragen bij de sollicitant, maak je een draaiboektaak aan binnen het draaiboek. De taken worden vanuit de onboarden workflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal klaargezet. Zo kan je meerdere persoonsdocumenten, aanvullende (persoons)gegevens, opleidingen en familiegegevens uitvragen bij de sollicitant en kan de sollicitant zelf zijn gegevens aanleveren.

Je kan een draaiboek aanmaken voor alle sollicitanten (Aanvullende gegevens sollicitant), maar ook specifieke draaiboeken voor bepaalde functies (Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie). Denk hierbij aan bijvoorbeeld de BIG-registratie voor een verpleegkundige.

Nadat de sollicitant zijn aanvullende gegevens heeft aangeleverd en de arbeidsovereenkomst is ondertekend, komt de eerste werkdag van de medewerker in zicht. Om ervoor te zorgen dat er een welkomstpakket klaar ligt, de laptop van de nieuwe medewerker klaar ligt bij ict of dat je een signaal krijgt om de proeftijd te evalueren, maak je gebruik van het draaiboek Indienst. Met het draaiboek Indienst kun je automatisch taken starten voor, op of na de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Je leest hier meer over het draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant.

Openstaande taken

De sollicitant kan inloggen op OutSite. In OutSite zijn dan de draaiboektaken te zien voor alle gegevens die de sollicitant moet aanleveren of bevestigen. Op het moment dat de sollicitant op één van de taken klikt, komt direct de vervolgpagina van de draaiboektaak. Vanuit deze pagina kan de sollicitant direct gaan uploaden of zijn/haar gegevens invullen.

Om het voor de sollicitant overzichtelijk te houden welke documenten hij nog moet uploaden en welke al afgerond zijn, is er op OutSite een overzicht beschikbaar voor de Openstaande taken.

Aanvullende gegevens compleet

Tijdens het onboarden van de sollicitant vindt er een controle plaats op volledigheid van alle benodigde documenten, gegevens en opleidingen. De workflow wordt pas doorgezet op het moment dat de benodigde documenten, gegevens en opleidingen binnen zijn. Hiermee houd je altijd controle op het onboarden proces!

Vrije velden

Binnen aanvullende gegevens is het mogelijk om vrije velden toe te voegen. De vrije velden worden bij het indienst melden meegenomen richting de medewerker.

Zie ook: