Workflowactiviteiten automatisch bijwerken

Als je gebruikers bij een taak in de workflow, in selecties of in het organigram wijzigt, zal Profit opnieuw bepalen welke gebruikers rechten hebben op een bepaalde taak. Dit proces verloopt altijd via de wachtrij.

Profit voert deze acties uit:

• Gebruikers bijwerken na wijzigingen in de inrichting (zie het onderstaande overzicht)
• E-mailberichten versturen, als dit is ingesteld bij een actie of taak.
• HRM-gerelateerde workflowacties afhandelen die enige tijd in beslag nemen, zoals het accorderen van een verlofaanvraag en het accorderen van een adreswijziging.

Overzicht van wijzigingen in de inrichting:

De onderstaande wijzigingen in de inrichting (kunnen) leiden tot het uitvoeren van bovenstaande acties:

• Workflow editor
  • Als bij een taak het veld [Bestemd voor] wordt aangepast
  • Als een taak wordt toegevoegd of verwijderd
  • voor het actualiseren van muterende workflow taken.
• Gebruikersgroep
  • Als een gebruikersgroep het veld [automatisch vullen] of [selectie] wordt aangepast én

    de gebruikersgroep wordt gebruikt in een workflow in het veld [bestemd voor].

• Selectie
  • Als een selectie wordt aangepast die wordt gebruikt om gebruikersgroepen te vullen én

    de gebruikersgroep wordt gebruikt in een workflow in het veld [bestemd voor].

• Organigram
  • Als het organigram wordt aangepast moeten alle gebruikers opnieuw worden bepaald voor alle taken waarbij één of meer verantwoordelijkheden zijn ingevuld in [bestemd voor].
• Teamrol
  • Als je een teamrol bij een project invult moeten de gebruikers opnieuw bepaald worden voor alle taken die de teamrol als bestemming hebben.

Bestemming wijzigt door Actuele gegevens vernieuwen

Het vernieuwen van actuele gegevens heeft invloed op workflowbestemmingen die van HRM afhankelijk zijn. Als je een licentie zonder HRM hebt, dan is het vernieuwen van actuele gegevens niet relevant.

Voorbeeld:

Een medewerker krijgt een nieuwe functie op een nieuwe afdeling. Vanaf de ingangsdatum van de nieuwe functie geldt de nieuwe afdeling. Als een workflowbestemming afhankelijk is van de betreffende afdeling, dan kan het zijn dat de medewerker er vanaf de ingangsdatum een taak bij krijgt. Natuurlijk kan ook het omgekeerde gebeuren: een taak verdwijnt bij de medewerker omdat hij niet langer workflowbestemming is.