Wat is de reden dat een administratie niet eerder dan twee jaar geleden mag starten?

In AFAS SB is het niet mogelijk om nieuwe administraties toe te voegen met een startjaar dat meer dan twee boekjaren in het verleden ligt. Deze keuze is bewust gemaakt door AFAS en is gebaseerd op de manier waarop SB werkt en om correcte administraties te kunnen garanderen.

Hieronder leggen we uit waarom deze beperking bestaat, wat dit betekent in de praktijk en welke alternatieven wél beschikbaar zijn.

Focus van AFAS SB: administreren van het ‘heden’

AFAS SB is ontworpen voor het voeren van een lopende administratie, waarbij:

• Grootboek en subadministraties (debiteuren, crediteuren, btw, bank) altijd volledig aansluiten
• De cijfers tussentijds direct betrouwbaar en controleerbaar zijn
• Gebruikers werken met actuele openstaande posten, btw-aangiftes en bankmutaties

Om deze reden ondersteunt SB het schrijven van historie (boekjaren die al lang zijn afgesloten en grotendeels betaald) niet volledig.

Waarom het administreren van oudere jaren problemen kan veroorzaken

Bij het reconstrueren van oudere boekjaren (bijvoorbeeld vanaf 2020) ontstaan in de praktijk situaties die niet passen bij de werkwijze van SB, zoals:

• Facturen die in werkelijkheid al betaald zijn, maar in SB nog als openstaand zouden moeten worden verwerkt
• Het alsnog moeten inlezen en afletteren van oude bankmutaties
• ICP-facturen en btw-aangiftes die in het verleden al zijn gedaan
• Het risico dat rechtstreeks op grootboekrekeningen wordt geboekt, terwijl deze eigenlijk via een subadministratie lopen

AFAS staat dit bewust niet toe in SB, omdat dit:

• De aansluiting tussen grootboek en subadministraties kan verbreken
• Leidt tot foutgevoelige administraties
• In de praktijk de grootste oorzaak blijkt van onverklaarbare verschillen

Op basis van meer dan 25 jaar ervaring (waarvan meerdere jaren met migraties naar SB) heeft AFAS daarom gekozen om SB uitsluitend geschikt te maken voor het heden, niet voor het reconstrueren van volledige historische administraties.

Wat kan wél: vergelijkende cijfers importeren

Hoewel oude boekjaren niet volledig kunnen worden gevoerd in SB, is het wel mogelijk om een onbeperkt aantal historische boekjaren te importeren. Dit noemen wij Vergelijkende cijfers.

Dit betekent dat je:

• Saldi en resultaten van eerdere jaren kunt inzien.
• In rapportages vergelijkingen met eerdere jaren kunt maken.

Een administratie met historische boekjaren start overigens nog altijd vanaf het gekozen startjaar.

Voorwaarde is wel dat deze cijfers al correct en afgerond zijn.

Gevolgen voor herstelopdrachten en klantovernames

Bij klanten met een achterstallige of onvolledige administratie over meerdere jaren betekent dit:

• Oudere jaren moeten buiten AFAS SB worden hersteld of verwerkt.
• AFAS SB wordt gebruikt vanaf het eerste ‘actieve’ boekjaar (max. 2 jaar terug).
• Vergelijkende cijfers kunnen worden meegenomen voor rapportage en inzicht.

We begrijpen dat dit kan leiden tot extra stappen of tijdelijk gebruik van andere software, maar dit voorkomt grotere risico’s op onjuiste aansluitingen en fouten op de lange termijn.

Samenvatting

• Administraties ouder dan 2 jaar kunnen niet volledig worden toegevoegd in AFAS SB.
• Vergelijkende cijfers van onbeperkt aantal jaren zijn wel te importeren.
• AFAS SB is bewust ingericht voor actuele, juiste en controleerbare administraties.
• Historische boekhouding brengt risico’s mee die AFAS in SB expliciet wil voorkomen.