Waarom ziet een vervanger geen taken of medewerkers van degene die hij vervangt?
Als de vervanger geen taken of medewerkers ziet kan dit verschillende oorzaken hebben. Daarbij is de vuistregel dat de vervanger pas de taken van de afwezige collega ontvangt, zodra deze met verlof/ verzuim is.
1. De vervanger is niet opgegeven in de verlofboeking
In de verlofboeking geef je jouw vervanger op. Heb je een vaste vervanger opgegeven? Dan wordt deze in de verlofboeking automatisch overgenomen. Alleen een vervanger aanwijzen op het tabblad Samenwerken is niet voldoende. Ben je vergeten om een vervanger op te geven? Geef in de betreffende verlofboeking alsnog de vervanger op. Komen de taken hierna niet direct bij de vervanger te staan? Voeg dan via de Workflow Editor in de betreffende taak een willekeurige bestemming toe. Publiceer de workflow en verwijder de toegevoegde bestemming. Publiceer opnieuw de workflow. Dit triggert de openstaande taken om opnieuw de bestemming te bepalen. Hierna zal de vervanger de taken in de takenlijst zien staan.
2. De vervanger is niet opgenomen als bestemming in workflows
Controleer in de workflow of één van onderstaande rollen als bestemming is toegevoegd in de workflow. Als je een van deze rollen selecteert als bestemming, ziet de vervanger de taak op het moment dat de collega verlof heeft of ziek is:
- Huidige vervanger bestemming
- Huidige vervanger instuurder
- Huidige vervanger verantwoordelijke
3. De vervanger is niet opgenomen als bestemming in signalen
Controleer in het signaal of het veld Huidige vervanger is opgenomen als signaalbestemming. Hoe je dit controleert lees je in het artikel Vervangers als signaalontvangers inrichten.
4. De vervanger heeft geen rechten op de medewerkers
Als de vervanger taken moet goedkeuren van medewerkers van de afwezige collega, dan heeft de vervanger rechten nodig op die medewerkers. De makkelijkste oplossing is om de vervanger in dezelfde gebruikersgroep te plaatsen als de afwezige collega. Dit zorgt ervoor dat direct de juiste filterautorisatie van toepassing is. Denk aan rechten op boekingslay-outs, cliënten en medewerkers. Heeft de vervanger géén rechten op de medewerkers? Dan krijgt de vervanger bij het openen van de taak de melding Niet geautoriseerd.
Let op:
Als een leidinggevende geen hoofdleidinggevende is, dan krijgt diegene geen rechten op de medewerkers van de te vervangen leidinggevende als je werkt met het automatisch toekennen van rechten tijdens vervanging. Je lost dit op door de autorisatie handmatig toe te kennen.
5. De te vervangen medewerker heeft zowel een verlof- als verzuimboeking open staan
Als de te vervangen medewerker een verlofboeking heeft die samenvalt met een actuele verzuimboeking, wordt de vervanger uit de verzuimboeking gebruikt. Staat daarin geen vervanger, dan krijgt niemand de taken van de medewerker. Verzuim heeft een hogere prioriteit dan verlof, daarom kijkt Profit niet naar een vervanger in de verlofboeking.
6. De vervanger heeft zelf verlof of verzuim
Heeft de vervanger zelf verlof of verzuim, dan gaan de taken niet over op de vervanger van de vervanger.
Voorbeeld:
Floor is vervanger van Cas. Floor wordt tijdens de vakantie van Cas ziek en heeft als vervanger Simone opgegeven. Simone ontvangt nu niet de taken van Cas, maar alleen de taken die daadwerkelijk bij Floor horen.
7. De te vervangen medewerker krijgt taken als workflowtaakmanager
Als de te vervangen medewerker bijvoorbeeld verlofaanvragen kan beoordelen omdat diegene workflowtaakmanager is, dan krijgt de vervanger deze taken niet. Een vervanger krijgt alleen taken van degene die de 'normale' bestemming van de taak is, bijvoorbeeld de leidinggevende.
Meer informatie hierover vind je in de artikelen:
8. De te vervangen medewerker heeft geen verlof op het hoofddienstverband geboekt
Maak je gebruik van de activering Meerdere dienstverbanden? En heeft de medewerker alleen verlof geboekt op een sub- of nevendienstverband? Dan wordt er geen vervanger bepaald.