Hoe verstuur ik jaaropgaven naar medewerkers die uit dienst / geblokkeerd zijn?
Jaaropgaven verstuur je meestal één keer per jaar. Er kunnen dan ook medewerkers uit dienst zijn, die ook nog een jaaropgave moeten ontvangen. Deze medewerkers mail je de jaaropgave, zij kunnen immers niet meer inloggen op InSite of AFAS Pocket. Zorg daarom voor de juiste instellingen bij deze medewerkers.
Verstrekkingswijze jaaropgave
Controleer in de eigenschappen van de medewerker of de verstrekkingswijze op Bericht staat:
- Open de eigenschappen van de medewerker.
- Ga naar het tabblad Digitaal.
Kun je hier niets wijzigen omdat alle velden zijn uitgegrijsd? Dan is de medewerker geblokkeerd. Vink het veld Geblokkeerd op het tabblad Algemeen eerst uit. - Selecteer in het veld Verstrekking jaaropgave de waarde Bericht.
- Selecteer in het veld E-mail voor digitale documenten de waarde Privé e-mailadres.
- Vul eventueel een wachtwoord in om de bijlage (de jaaropgave) te beveiligen. Gebruik hiervoor het wachtwoord dat de medewerker heeft opgegeven. Vink hiervoor eerst het veld E-mailbijlagen beveiligen aan. Het komt steeds vaker voor dat e-mails met een onbeveiligd bestand niet worden afgeleverd.
- Klik op Opslaan en sluiten.
Privé e-mailadres vastleggen
Controleer of het (juiste) e-mailadres is vastgelegd:
- Open de eigenschappen van de medewerker.
- Ga naar het tabblad Contact/Overige.
- Controleer het veld E-mail privé en vul indien nodig.
- Klik op Opslaan en sluiten.
Hierna genereer je de jaaropgaven via de Salarisverwerkingscockpit. Voor elke medewerker die dat jaar is verloond wordt een jaaropgave aangemaakt. Via de actie Output kun je indien nodig voor één of een aantal medewerkers de jaaropgave verstrekken.
Via Algemeen / Beheer / Bericht / Historie zie je of de mail met de jaaropgave daadwerkelijk is verzonden.