Hoe ga ik om met de reiskosten en thuiswerken?

In hoofdlijnen zijn er twee opties:

De reiskostenvergoeding voortzetten (belast, netto of via de werkkostenregeling)

Als je geen onbelaste vergoeding meer mag verstrekken, dan is in de basis elke vergoeding bovenmatig. Maar er zijn verschillende opties om dit fiscaal correct te verwerken.

Geen vaste reiskostenvergoeding uitkeren, maar op declaratiebasis

Je kunt medewerkers de dagen die ze hebben gereisd laten declareren. Gebruik hiervoor looncomponent 100.008.530 'Vergoeding reisdagen'.

Je boekt reisdagen. Deze reisdagen worden vermenigvuldigt met de reisafstand * 2 * een bedrag per kilometer.

Rekenvoorbeeld:

Reisafstand = 15 km

Bedrag per kilometer = 15 cent

Geboekte dagen = 7

Berekening vergoeding: 7 * 15 km * 2 * 0,15 = 31,5 euro

Fiscaal toegestaan (via 100.008.531 'Kilometers vergoeding reisdagen') 7 * 15 km * 2 * 0,19 = 39,9 euro. Dus de fiscale ruimte is 39,9 - 31,5 = 8,4 euro

Let op de werking van looncomponent 100.008.529 'Reisafstand tbv vergoeding obv reisdagen (* 1000)'. Deze looncomponent wordt gebruikt bij het bepalen van de reisafstand voor onderstaande looncomponenten:

• 100.008.528 'Km uit reisdagen tbv ophogen maximum reiskostenvergoeding'.
• 100.008.530 'Vergoeding reisdagen'.
  Welke reisafstand wordt toegepast: we gaan er van uit dat de medewerker al een reisafstand heeft (en opnieuw wordt bepaald bij indienst en verhuizing). Om te voorkomen dat er een extra reisafstand moet worden bepaald, biedt deze looncomonent een selectieparameter voor het kiezen van de gewenste reisafstand. Op parameter 4 t/m 9 zijn door AFAS onderhouden parameters uit deze Profit cao beschikbaar. Op parameter 10 t/m 13 kun je je eigen reisafstand koppelen.

  Let op:

  De parameter bij waarde 1, kies je door op parameter 'Parameter selectie reisafstand' het volgnummer van de parameter in te vullen: in dit geval 4.

  Als je een eigen reisafstand koppelt, dan is het noodzakelijk om deze reisafstand op cao niveau de waarde 0 te geven. Dit heeft geen invloed op de berekening bij de medewerker.

Een paar jaar geleden hebben we een vernieuwde reiskostenregeling uitgeleverd. Hiermee heb je meer vrijheid om te bepalen hoe je om gaat met de reiskostenvergoeding. Zo kun je bijvoorbeeld vaste thuiswerkdagen aangeven, zodat op die dagen geen vergoeding wordt berekend. Alle informatie hierover lees je in het artikel Reiskostenvergoeding. Let hierbij wel op dat je niet looncomponenten uit de nieuwe reiskostenregeling en de hierboven genoemde opties tegelijkertijd gebruikt. Kies voor één van de twee regelingen om fouten in de loonberekening te voorkomen.