Hoe regel ik de aanlevering van PNIL naar DUO?

Om personeel niet in loondienst (PNIL) aan te leveren naar DUO moet er een stuk inrichting worden gedaan. Via een analyse kun je dan alle benodigde gegevens aan DUO aanleveren. In dit artikel lees je wat je hiervoor moet doen.

We adviseren om PNIL vast te leggen op medewerkerniveau. Hier gaan we dan ook vanuit bij de beschrijving van de inrichting die je doet. Mocht deze werkwijze in een specifiek geval niet mogelijk zijn, dan bestaan er alternatieven, via bijvoorbeeld CRM of inkoop.

Er zijn 11 velden vastgesteld die in de aanlevering terug moeten komen. Voor de velden die niet beschikbaar zijn in Profit moeten vrije velden worden aangemaakt. Waar een tabel- of codewaarde is voorgeschreven in de handleiding van DUO is deze ook opgenomen in het in te richten vrije veld.

Stap 1: vrije velden importeren

Je begint met het importeren van een aantal vrije velden die je hieronder als ZIP-bestand kunt downloaden. In dit bestand zitten drie importbestanden. De bestandsnaam van het importbestand geeft aan op welk onderdeel het importbestand betrekking heeft.

Download het ZIP-bestand met vrije velden.

• Het bestand Werkgever_functie.fie importeer je via Algemeen / Beheer / Management tool / open functiegroep Werkgever / selecteer Functie / actie Importeren. Met het bestand importeer je de functiecategorie PNIL (tabelkoppeling).
• Het bestand Werkgever_Werkgever.fie importeer je via Algemeen / Beheer / Management tool / open functiegroep Werkgever / selecteer Werkgever / actie Importeren. Met het bestand importeer je het nummer Bevoegd gezag (numeriek).
• Het bestand Medewerker_org.eenheid_functie.fie importeer je via Algemeen / Beheer / Management tool / open functiegroep Medewerker / selecteer Medewerker/org. eenheid/functie. Met het bestand importeer je Soort externe inhuur (tabelkoppeling), Doel externe inhuur (tabelkoppeling) en Uurtarief externe inhuur (decimaal veld).

Als een vrij veld een tabelkoppeling heeft, wordt de bijbehorende vrije tabel automatisch toegevoegd tijdens het importeren van het veld. Na het importeren voeg je de vrije velden toe op een tabblad om ze zichtbaar te maken. Wordt het veld gemuteerd via InSite, dan autoriseer je het tabblad via de functionaliteit en maak je hem zichtbaar in het bijbehorende profiel (indienst en/of functiewijziging). Meer informatie over het zichtbaar maken van vrije velden lees je in deze veelgestelde vraag.

Stap 2: analyse importeren

De aanlevering van PNIL vindt niet plaats vanuit de geautomatiseerde DUO aanlevering. Via een analyse kun je de benodigde gegevens exporteren naar het juiste bestandsformaat. Hieronder vind je de download van de analyse. Deze importeer je via Algemeen / Uitvoer / Beheer / Analyse / Meer acties / Importeren.

Download de analyse.

Let op dat je de analyse nog autoriseert door de gewenste definitiecategorie te koppelen.

Stap 3: waarden bepalen

De velden die je moet aanleveren moeten nu een waarde krijgen. Per veld leggen we uit hoe je dit doet.

Functiecategorie PNIL

Om de functiecategorie PNIL toe te kennen, maak je gebruik van een mutatie-import. Exporteer hiervoor eerst het huidige functiehuis. Voeg aan deze export een extra kolom toe waarin je de functiecategorie als code opneemt. De handleiding 'Aanlevering PNIL' geeft aan welke code (bijvoorbeeld P1) toebehoort aan welke functiecategorie. Importeer vervolgens via HRM / Beheer / Import HRM-Payroll mutatie / Functie. Hierbij koppel je enkel de velden Werkgever, Functie en Functiecategorie (PNIL).

Soort, doel en uurtarief externe inhuur

Deze waarde voeg je via een mutatie-import toe op de functieregel van de medewerker. Voor Soort en Doel kun je gebruik maken van de eerder genoemde handleiding. Het uurtarief importeer je met een maximum van twee decimalen.

Omdat je bovenstaande gegevens vastlegt in de functie kun je ze ook vullen tijdens het indienst melden van een medewerker of bij het muteren van een (toekomstige) functieregel. Als je profielen gebruikt, kun je de betreffende velden zichtbaar maken voor PNIL.

Totale omvang externe inhuur

Dit veld importeer je niet maar wordt berekend in de analyse die je hebt geïmporteerd. Dit veld berekend het totaal aantal uur dat de persoon werkzaam is geweest in het kalenderjaar. Deze gegevens kunnen worden onttrokken uit loonmutaties of geboekte uren. In de analyse wordt voor de waardebepaling uitgegaan van geboekte uren via de nacalculatie. Deze functionaliteit is beschikbaar in iedere HRM/Payroll licentie.

Kosten externe inhuur

Deze waarde wordt berekend in de analyse, zie hiervoor stap 4.

Bevoegd gezag (nummer)

Het nummer waarmee een bevoegdgezagserkenning in de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) is vastgelegd. Deze waarde leg je vast in de eigenschappen van de werkgever.

Stap 4: analyse genereren

De analyse die je hebt geïmporteerd vormt de basis van de aanlevering. Op het tabblad Aanlevering staan de gegevens die vanuit een export worden gegenereerd. Voor het bepalen van de 'Kosten externe inhuur' wordt gebruik gemaakt van het uurtarief, de nacalculatieregel en de datum waarop uren zijn geboekt. Daarbij wordt rekening gehouden met het tarief dat is vastgelegd in de functieregel van de medewerker. Belangrijke voorwaarwaarde is dat deze uren dus via de nacalculatie (uren boeken) worden geregistreerd. Zonder deze toepassing is de geautomatiseerde berekening niet mogelijk en moet er een handmatige calculatie worden gemaakt. Bijvoorbeeld door de geboekte loonmutaties te verrekenen met een specifiek tarief.

Bij het uitvoeren van de analyse filter je op de einddatum functie en op het jaar voor de geboekte uren. Klik hier om te zien hoe je de filters instelt.

Stap 5: exporteren

Binnen de meegeleverde analyse bestaat de mogelijkheid om eenvoudig een export te maken in het vereiste .csv bestandsformaat. Gebruik hiervoor het tabblad Export genereren. Op dit tabblad ligt het bereik vast waarop de export zich baseert. Kies voor de juiste locatie om het bestand weg te schrijven en kies voor Exporteren.

Let op:

Pas de bestandsnaam aan naar de juiste omschrijving (leveranciersnummer en jaartal).

Inspiratie

Met de uitlevering van de velden en analyse is het proces rondom aanlevering vereenvoudigd. Hiermee ontstaat tegelijkertijd een optimalisatiekans voor de manier waarop het personeel niet in loondienst wordt geregistreerd in je omgeving. Denk bijvoorbeeld aan het indienst melden van nieuwe medewerkers of het verwerken van een functiewijziging. Door efficiënt gebruik te maken van profielen voor deze specifieke doelgroep kun je waarborgen dat alle noodzakelijke informatie op tijd en bij de bron wordt vastgelegd. Het gebruik van specifieke PNIL-profielen voor bijvoorbeeld indienst melden of het wijzigen van een functie zijn hiervoor een goede oplossing.

Het boeken van uren zorgt ook voor een verbetering in dit proces. De medewerker registreert zijn gewerkte uren, dit dient weer als directe input voor de analyse waarmee je automatisch de berekening van de kosten externe inhuur berekent.

Voor het inrichten van uren boeken, projecten en het werken met profielen is uitgebreide documentatie in het Help Center beschikbaar. Uiteraard kan een consultant of servicemanager je verder ondersteunen in het realiseren van deze waardevolle optimalisaties.