Hoe houd ik rekening met de door UWV berekende loonheffing?

Recent heeft de Belasting een document gepubliceerd: 'Betaling van een uitkering op grond van de werknemersverzekeringen en de WAZO: vragen en antwoorden'.

In dit document is onder vraag 22 een standpunt geformuleerd hoe je als werkgever moet rekenen in de situatie waarin UWV de uitkering rechtstreeks aan de medewerker uitbetaalt, maar je als werkgever ook nog ander loon (een aanvulling of loon over wel gewerkte uren in het tijdvak) uitbetaalt.

De Belastingdienst zegt hierover:

• De werkgever moet bij het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen met de directe betaling door UWV rekening houden. Dat betekent dat de werkgever, als sprake is van ander loon, over het totaal van dat loon en de directe uitkering door UWV de loonbelastingtabel moet toepassen. Op het gevonden bedrag moet de werkgever de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen die UWV gedaan heeft in mindering brengen. Dat bedrag kan de werkgever vinden in de specificatie van UWV die de werkgever nodig heeft om de aanvulling te bepalen.

Wij denken dat dit nagenoeg onmogelijk is bij de opname van aanvullend geboorteverlof of betaald ouderschapsverlof dat door UWV rechtstreeks aan de medewerker wordt overgemaakt. En toch is dit formeel al jarenlang het standpunt van de Belastingdienst. Waar wij ons overigens wel degelijk wat bij kunnen voorstellen bij vormen van langdurige (en daarmee stabiele) uitkeringen die UWV aan de medewerker overmaakt. Je wil namelijk als werkgever voorkomen dat je (veel) te weinig loonheffing bij de medewerker inhoudt, en deze bij de IB-aangifte voor een vervelende verrassing komt te staan.

Hoe zou dit moeten werken bij aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof?

• In een reguliere maand betaal je 2500 euro salaris uit;
• Nu neemt de medewerker 8 dagen betaald ouderschapsverlof op, en je kiest ervoor dat het UWV direct de medewerker uitbetaalt*;
• Je betaalt nu bijvoorbeeld nog 1400 euro door, en verwerkt die op de regulier manier in het bruto netto traject.
• Stel dat het UWV 850 euro uitbetaalt (en daarop 200 euro loonheffing inhoudt).
  • Je moet volgens deze instructie dan twee dingen doen:een fictieve berekening van de loonheffing maken (NB: dit kan niet via een bijtelling worden gerealiseerd, omdat je dat (deels) fictieve loon niet mag opnemen in de loonaangifte).
  • handmatig die 200 euro aan loonheffing die het UWV heeft ingehouden boeken om in mindering te brengen op de berekende loonheffing.

*De ervaring is dat maar weinig werkgevers de uitkering direct aan de medewerker laten overmaken. Sommigen doen dit juist vanuit het oogpunt van een vermindering van de administratieve lasten. Maar als je werkgever deze werkwijze wilt toepassen dan wordt het juist een stuk complexer. Wij zien namelijk twee grote complicerende elementen in deze werkwijze:

1. Wanneer ontvang je deze informatie van het UWV?

   Je ontvangt de informatie van het UWV vaak veel later dan de verloningsperiode (het tijdvak waarin je bovenstaande 1400 euro uitbetaalt). Je moet dan met terugwerkende kracht gaan corrigeren, soms over de jaargrens heen?

2. Bij welk tijdvak(ken) hoort het bedrag?

   Je moet de aanvraag immers in hele weken doen, en het UWV betaalt ook in hele (vier)weken uit. Hoe ga je dan de uitbetaalde bedragen en de berekende loonheffing toewijzen aan de tijdvakken waarin de uren (in plaats van hele weken) heel flexibel en wisselend zijn opgenomen?

Het zou erg complex zijn om een volledige schaduwberekening van de loonheffing te maken op basis van fictieve bedragen die haast onmogelijk (en tijdig) toegerekend kunnen worden aan de loonberekening. Uiteraard kun je bij langdurige (en stabiele) vormen van werkgeversbetalingen gebruik maken van een proforma berekening waarmee je een bedrag kunt bepalen dat je boekt op looncomponent 'Extra loonheffing'. Ook bij aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof kun je deze werkwijze hanteren.