Hoe ga ik om met inkoopfacturen via Peppol zonder (pdf-)bijlage?

Een pdf-bijlage is bij Peppol-facturen niet verplicht. Soms sturen leveranciers alleen de Peppol-XML, zonder pdf-bijlage.

1. Controleer of er een bijlage is

Je vindt E-facturen terug via Financieel / Crediteur / E-factuur. Om na te gaan of er een bijlage aanwezig is, kan je in de weergave E-facturen velden toevoegen:

  • Type factuur

    Je ziet of het gaat om een pdf of een UBL.

  • Bestandsnaam pdf

    Is dit veld leeg? Dan is er geen pdf-bijlage.

E-factuur raadplegen:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Selecteer een e-factuur.
  3. Klik op de actieknop: Eigenschappen.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.

    Je ziet de belangrijkste factuurvelden.

  5. Ga naar het tabblad: Matching.

    Je ziet hoe Profit de factuur heeft gematcht op basis van de aangeleverde gegevens. Een pdf-bijlage helpt daarbij, aangezien Profit daar extra info uit haalt.

Als de leverancier een bijlage meestuurt, vind je die in de XML terug onder de sectie cac:Attachment. Kan Profit de bijlage omzetten naar een pdf (bijvoorbeeld van Base64 naar pdf)? Dan toont Profit de pdf als bijlage bij de e-factuur. Stuurt een leverancier geen bruikbare bijlage mee, dan toont Profit geen pdf.

2. Geen bijlage? Raadpleeg de XML

Heb je geen pdf-bijlage, dan kun je de XML-factuur opzoeken aan de hand van het Bericht ID. Hiervoor maak je een nieuwe weergave aan.

Weergave aanmaken:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Klik linksboven op de huidige weergave.
  3. Klik op: Beheer weergave.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Maak een nieuwe definitie aan op basis van de bestaande weergave Openstaande e-facturen.
  6. Voeg Bericht ID toe aan de gegevensverzameling.

    Het bericht ID is een unieke identificatiecode die Peppol aan het bericht toewijst.

  7. Klik op: Voltooien.

E-factuur raadplegen:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Open de weergave: E-facturen.
  3. Zoek de e-factuur op via het factuurnummer.
  4. Kopieer de waarde die bij Bericht ID staat.

XML raadplegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  2. Vul het ID in bij Bericht ID.
  3. Open het communicatiebericht.
  4. Ga naar het tabblad: Bijlage.
  5. Sla het XML-bestand op op jouw pc om de inhoud te bekijken.

    Let op:

    Voor het lezen en interpreteren van de velden in de XML heb je technische basiskennis nodig.

3. Advies richting leveranciers

Werken zonder pdf-bijlage is niet aan te raden. Vraag daarom aan je leveranciers om:

  • standaard een pdf-factuur als bijlage mee te sturen bij de Peppol-factuur.
  • te controleren of hun access point / service provider dit ondersteunt.

Zo verwerk je facturen in Profit eenvoudiger en je hebt altijd een leesbaar document om op terug te vallen.

4. Rapportage

Je kunt een eigen rapport bouwen op de gegevensverzameling E-facturen. Voeg bijvoorbeeld een filter toe op Status, om de verwerking beter te monitoren. Door dit in te richten, krijg je via een rapport sneller inzicht in de belangrijkste velden van ingelezen e-facturen zonder bijlage.