Hoe ga ik om met inkoopfacturen via Peppol zonder (pdf-)bijlage?

Een pdf-bijlage is bij Peppol-facturen niet verplicht. Soms sturen leveranciers alleen de Peppol-xml, zonder pdf-bijlage.

1. Controleer of er een bijlage is

Je vindt E-facturen terug via Financieel / Crediteur / E-factuur. Om na te gaan of er een bijlage aanwezig is, kan je in de weergave E-facturen velden toevoegen:

  • Type factuur

    Je ziet of het gaat om een PDF of een UBL.

  • Bestandsnaam PDF

    Is dit veld leeg? Dan is er geen pdf-bijlage.

E-factuur raadplegen:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Selecteer een e-factuur.
  3. Klik op de actieknop: Eigenschappen.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.

    Je ziet de belangrijkste factuurvelden.

  5. Ga naar het tabblad: Matching.

    Je ziet hoe Profit de factuur heeft gematcht op basis van de aangeleverde gegevens. Een pdf-bijlage helpt daarbij, aangezien Profit daar extra info uit haalt.

Als de leverancier een bijlage meestuurt, vind je die in de xml terug onder de sectie cac:Attachment. Kan Profit de bijlage omzetten naar een pdf (bijvoorbeeld van Base64 naar pdf)? Dan toont Profit de pdf als bijlage bij de e-factuur. Stuurt een leverancier geen bruikbare bijlage mee, dan toont Profit geen pdf.

2. Geen bijlage? Raadpleeg de xml

Heb je geen pdf-bijlage, dan kun je de xml-factuur opzoeken:

E-factuur raadplegen:

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
  2. Open de weergave E-facturen.
  3. Ga na op welke datum de factuur ingelezen is.

Xml raadplegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  2. Stel een aantal filterwaarden in om het xml-bestand te vinden:
    • Filter bij Datum op Inleesdatum van de factuur.
    • Filter bij Communicatieprofiel op Peppol.
    • Filter bij Richting op Binnenkomend.
    • Filter bij Berichtsubtype op Peppol E-factuur.
  3. Open het juiste communicatiebericht.
  4. Ga naar het tabblad: Bijlage.
  5. Sla het xml-bestand op op jouw pc om de inhoud te bekijken.

    Let op:

    Bij binnenkomende facturen kun je niet filteren op het factuurnummer. Gebruik daarom de beschikbare kolommen om de juiste factuur te vinden. Voor het lezen en interpreteren van de velden in de xml is technische basiskennis nodig.

3. Advies richting leveranciers

Werken zonder pdf-bijlage is niet aan te raden. Vraag daarom aan je leveranciers om:

  • standaard een pdf-factuur als bijlage mee te sturen bij de Peppol-factuur.
  • te controleren of hun access point / service provider dit ondersteunt.

Zo verwerk je facturen in Profit eenvoudiger en je hebt altijd een leesbaar document om op terug te vallen.

4. Rapportage

Je kunt een eigen rapport bouwen op de gegevensverzameling E-facturen. Voeg bijvoorbeeld een filter toe op Status, om de verwerking beter te monitoren. Door dit in te richten, krijg je via een rapport sneller inzicht in de belangrijkste velden van ingelezen e-facturen zonder bijlage.