De licentie-aantallen kloppen niet. Hoe kan dit?

In de eigenschappen van de omgeving op het tabblad Licentie informatie vind je het aantal omgevingen, gebruikers, medewerkers en dergelijke waar je volgens je licentie recht op hebt (zie afbeelding).

Het licentie-aantal klopt altijd! Het kan zijn dat je als gebruiker geen toegang hebt tot alle omgevingen. Neem in dat geval contact op met je applicatiebeheerder om het licentie-aantal in de andere omgevingen te controleren. Het licentie-aantal kijkt namelijk over alle omgevingen heen. Dat is hieronder uitgelegd. Als je een gebruiker in omgeving O12345AA blokkeert, moet je deze gebruiker ook in omgeving O12345AB blokkeren. Anders telt de gebruiker alsnog mee in het licentie-aantal.

Inzicht in aantallen medewerkers

Gebruik het rapport Aantal medewerkers binnen licentie (Profit).

Met dit rapport krijg je inzicht in het aantal medewerkers dat meetelt in de licentie. Raadpleeg het rapport voor de uitleg van de telling.

Let op:

Dit rapport toont het aantal medewerkers in de huidige omgeving, niet in al je omgevingen.

Inzicht in aantallen gebruikers

Je kunt een analyse met licentietellingen naar jezelf laten mailen. De analyse is een Excel-bestand waarin je o.a. per gebruiker ziet in welke omgevingen deze is aangemaakt.

Dit kan in elke omgeving. Elke keer dat je een analyse wilt laten toesturen, voer je de volgende stappen uit.

  1. Open de gewenste omgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad AFAS Online.
  3. Open Licentietelling analyse laten opsturen.
  4. Lees de toelichting.
  5. Vul je e-mailadres in bij waarde. Dit moet het e-mailadres zijn dat is gekoppeld aan je huidige Profit-gebruiker.
  6. Als het adres klopt, ontvang je een e-mail met uitleg en een Excel-bestand.

Telling licentie-aantallen

Er zijn twee verschillende type tellingen, namelijk per licentie en per type omgeving.

Type 1: Aantallen per licentie

Dit geldt voor alle omgevingen samen, ongeacht het type omgeving. Er is dus geen onderscheid tussen Productieomgeving (zoals O12345AA), Testomgeving (zoals T12345AA) of Acceptomgeving (zoals A12345AA). De licentie bepaalt de volgende zaken:

  • Maximumaantal omgevingen.

    In Profit Small Business kun je maximaal 10 omgevingen gebruiken. In andere uitvoeringen van Profit is het maximum aantal afhankelijk van de licentie. Alle omgevingen tellen mee, dus Productie-, Test- en Accept-omgevingen.

  • Maximumaantal medewerkers.
  • Maximumaantal aangiften.

Elk type omgeving heeft een aparte tegel op de AFAS Online Portal:

Type 2: Aantallen per type omgeving

Alle andere onderdelen gelden per type omgeving. De licentie bepaalt de volgende zaken:

  • InSite-gebruikers
  • Profit-gebruikers
  • OutSite-gebruikers

    Voorbeeld:

    Je hebt 3 productieomgevingen en 2 testomgevingen.

    Het maximumaantal InSite-gebruikers geldt voor de 3 productieomgevingen samen. Daarnaast geldt het maximumaantal InSite-gebruikers voor de 2 testomgevingen samen.

Meer informatie hierover lees je in het artikel Licentie en telling van licentie-aantallen