Berichtsjabloon toevoegen

Op allerlei plaatsen kun je een e-mailbericht aanmaken in Profit, vaak gebeurt dit automatisch. De inhoud (tekst en afbeeldingen) van deze berichten bepaal je zelf via de berichtsjablonen. Profit voegt daaraan automatisch de digitale offerte, factuur, etc. toe als bijlage. Per soort e-mailbericht beschik je over een meegeleverd berichtsjabloon.

Als je meerdere berichtsjablonen hebt toegevoegd per soort bericht, kun je deze ook gebruiken om afwijkend te verstrekken.

Een berichtsjabloon kan e-mailberichten in verschillende talen bevatten.

• Je kunt de talen gebruiken die beschikbaar zijn in Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Taal. Het veld Code ISO-taal moet gevuld zijn als je werkt met berichtsjablonen.
• Koppel per organisatie/persoon de juiste taal. De taal van het bericht wordt via de onderstaande stappen bepaald:
  • Taal van contact (persoon). Is deze leeg, dan;
  • Taal van de organisatie. Is deze leeg, dan;
  • Basistaal Profit-omgeving. Is deze leeg, dan;
  • Eerst beschikbare taal van het berichtsjabloon.
• Ook de aanhef kan vertaald worden.

Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van signalen en workflows. Ook kan een Pocket-gebruiker een notificatie ontvangen als er een nieuwe loonstrook of jaaropgave klaar staat. De Pocket-gebruiker kan de notificatie gebruiken om de workflow, het signaal, de loonstrook of de jaaropgave direct te openen.

Je bepaalt per berichtsjabloon op het tabblad Pocket of je een e-mail of een notificatie wilt sturen.

Berichtsjabloon toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.

   Je ziet hier alle meegeleverde berichtsjablonen. Deze herken je aan de toevoeging Profit. Deze kun je niet wijzigen. Je maakt een kopie en wijzigt deze.

2. Selecteer een meegeleverd berichtsjabloon en klik op de actie Kopiëren.

   Let op:

   Gebruik een berichtsjabloon dat gebaseerd is op het juiste soort bericht. Je kunt dit achteraf niet meer wijzigen! Het soort bericht Verkoopfactuur is bijvoorbeeld niet geschikt voor abonnementsfacturen. Je moet dan een berichtsjabloon Abonnementsfactuur selecteren.

3. Wijzig eventueel de Omschrijving.
4. Controleer de waarde bij Product. Dit is een algemeen label.
5. Klik op: Voltooien.

   Je ziet nu de eigenschappen van het berichtsjabloon.

Aanpassen berichtsjabloon:

1. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Ga naar het tabblad: E-mail.
4. Open de gewenste taal. Je kunt ook talen toevoegen.
5. Vul eventueel gegevens in op het tabblad Algemeen bij E-mailgegevens afzender als je een afwijkende afzender wilt instellen.
6. Klik op: Acties / Inhoud E-mail om het e-mailbericht te openen en te bewerken in de taal.

   

7. Bij het veld Onderwerp kun je velden (tags) gebruiken.
8. Voeg eventueel velden toe:
   1. Klik in het onderwerpveld op de positie waar je het veld wilt toevoegen.
   2. Klik op: Invoegen veld.
   3. Klik eventueel links door de gegevensverzamelingen.

      

      Je ziet vervolgens de in de betreffende gegevensverzameling te gebruiken velden.

   4. Selecteer het veld.
   5. Klik op: Voltooien.

   Gebruik bijvoorbeeld {Factuurnummer} als dit een berichtsjabloon voor het e-mailen van een factuur is.

9. Als er velden ontbreken, kun je deze zelf toevoegen. Ook via vrije inrichting.

Inhoud e-mail wijzigen:

Gebruik de bovenstaande stappen om de e-mail te openen via de actie Inhoud e-mail. Hierdoor wordt de E-mail Template Editor geopend.

1. Vul de tekst in van het e-mailbericht dat je verstuurt.

   Als je direct onder een bestaande regel door wilt typen gebruik je [Shift]+[Enter].

2. Voeg velden toe te voegen en daarmee het bericht te personaliseren. Je kunt zelf ook nieuwe velden toevoegen die je hier vervolgens kunt gebruiken.

   

3. Gebruik deze knop om een QR-code toe te voegen.
   1. Klik op: .
   2. Vul een url-adres, een al door Google gegenereerde QR-code of een combinatie van beide in.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.

      Je ziet nu de afbeelding met de QR-code.

   

4. Voeg eventueel een afbeelding toe.
   1. Klik op: 
   2. Vul het pad van de afbeelding in.
   3. Druk op: de Tab-knop.

      Je ziet vervolgens de afbeelding.

   4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Voeg eventueel het veld Opmerking toe voor een persoonlijk bericht bij de offerte, order, etc..

   Hoewel een berichtsjabloon, rapport, analyse en document op zich altijd hetzelfde is, kun je toch een persoonlijk bericht toevoegen! Hiervoor neem je het memoveld/opmerkingsveld uit een boekingslay-out op in het berichtsjabloon, op een rapport, analyse en document.

   

   Via het Opmerking-veld in de boekingslay-out kun je direct bij het toevoegen van de order een bericht voor de contactpersoon invullen dat dan meegenomen wordt op het rapport, in het bericht of het document.

   Inrichting:

   • Het gaat om het veld Opmerking (elders getoond als Opm.) uit de Algemene velden van het ordertrajectonderdeel. Bij de verkoopfactuur vindt je dit veld bij de verkoopfactuur-velden, niet bij de verkoopfactuurregels.Voeg dit veld toe uit de gegevensverzameling als dit nog niet in de lijst met te selecteren velden voorkomt.
   • Voeg het veld Opmerking (op een nieuw tabblad) toe aan je boekingslay-outs als dit nog niet het geval is.
   • Berichtsjabloon: Voeg het veld toe aan het berichtsjabloon. (Voeg dit veld toe uit de gegevensverzameling als dit nog niet in de lijst met te selecteren velden voorkomt). Stel het juiste berichtsjabloon in in je verkooprelatieprofiel.

     

   • Rapport: Voeg het veld toe aan het rapport. Stel het juiste rapport in in je verkooprelatieprofiel.

     Let op:

     Bij balie-/directfacturen vindt je het veld in de pakbon-velden want dat is de factuur bij de balie/directfactuur.

     In het onderstaande voorbeeld is het memoveld Opmerking toegevoegd aan de boekingslay-out voor balie-/directfacturen.

     

6. Klik eventueel op: om een tabel toe te voegen.
7. Klik op: Voltooien om het e-mailbericht op te slaan.
8. Sluit de editor.
9. Als je een nieuw berichtsjabloon als standaard wilt gebruiken, koppel je deze op de juiste plek.
10. Controleer bij de berichtsoorten voor het inkoop- en verkoopproces eventueel of een bericht volgens de verwachting gegenereerd wordt. Gebruik bijvoorbeeld massaal afwijkend verstrekken via e-mail en raadpleeg vervolgens het e-mailvoorbeeld.