Checklist incasso-opdracht via SEPA/ factuur komt niet mee

Als bepaalde facturen niet worden meegenomen bij het aanmaken van een incasso-opdracht, dan kun je de onderstaande checklist nalopen.

Let op:

In België heet deze functionaliteit Domiciliëring in plaats van Incasso.

Checklist

Controleer de eigenschappen van het bankrekeningnummer van de debiteur.

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Bankrekening.
3. Controleer in de kolom Status bankrekening wat de status van de bankrekening is. Een nieuwe bankrekening bij een inkoop- of verkooprelatie kan beoordeeld worden via de workflow. Een nieuwe bankrekening krijgt de status Ter beoordeling en kan dan nog niet worden gebruikt in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets. Na goedkeuring kan dit wel.
4. Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer en voer volgende controles uit:
   • Het IBAN-nummer en de BIC-code moeten gevuld zijn.
   • Het veld Land van de Bank moet gevuld zijn. Dit moet een land in het SEPA-gebied zijn.
   • Het vinkveld Geblokkeerd.
     Als een klant meerdere bankrekeningnummers heeft, waarvan één is geblokkeerd kan het zijn dat op het tabblad Betaling het geblokkeerde IBAN-nummer is gekoppeld.
     Als het geblokkeerde IBAN-nummer is gekoppeld, selecteer je op het tabblad Betaling het juiste bankrekeningnummer.

Controleer de eigenschappen van automatisch incasseren bij de debiteur

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Betaling.
3. Controleer of de volgende velden zijn aangevinkt:
   • Automatisch incasseren.
   • Verdichten.
     Als je openstaande posten verdicht, worden de bedragen gesaldeerd. Als het saldo van een incasso-opdracht kleiner of gelijk aan nul is, voert Profit de incasso-opdracht niet uit.

Controleer eigenschappen van de openstaande factuur

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Openstaande posten.
3. Open de openstaande post.
4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
5. Controleer de volgende velden:
   • Vervaldatum. Profit berekent de vervaldatum op basis van de betalingstermijn van de debiteur. Als de factuur niet is vervallen kan deze niet geïncasseerd worden.
   • Het veld Automatisch incasseren moet aangevinkt zijn.
   • Het veld Geblokkeerd voor incasso moet uitgevinkt zijn.

Controleer de incassomachtiging bij de debiteur

Als de bankrekening van de debiteur geen incassomachting heeft, kan de factuur niet worden geïncasseerd. Per bankrekening is een aparte incassomachtiging verplicht.

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Betaling.
3. Controleer welk bankrekeningnummer wordt gebruikt.
4. Ga naar het tabblad: Incassomachtiging en voer de volgende controles uit:
   • Controleer of het veld Incassowijze SEPA correct is ingesteld.
   • Er moet een incassomachtiging voor het bankrekeningnummer zijn. Zo niet, voeg dan voor dit bankrekeningnummer een incasso-machtiging toe.
   • De status van de incassomachting van het bankrekeningnummer moet actief zijn.
   • De incassomachtiging moet van het juiste type zijn (Standaard of B2b)
   • De datum van de incassomachtiging moet voor de incassodatum liggen.

Controleer de datum van de incassomachtiging

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Incassomachtiging.
2. Zoek de betreffende debiteur.
3. Controleer in het veld Datum machtiging of de datum van de incassomachtiging voor de datum van de openstaande post ligt.

   Let op:

   Heeft de debiteur meerdere bankrekeningen waarvan er inmiddels één is geblokkeerd? Controleer dan in de incassomachtiging of de juiste bankrekening is gekoppeld en actief is. Zo niet, laat deze vervallen en maak een nieuwe incasso machtiging aan met de juiste actieve bankrekening.

Controleer de status van de incassomachtiging

Incasso-opdracht met de status Niet verwerkt.

Het kan voorkomen dat een te incasseren post in een opdracht zit die nog niet verwerkt is. Als er een incasso-opdracht tussen staat met de status Niet verwerkt, dan zie je bij het voltooien van de opdracht de melding Er zijn geen regels geselecteerd. Opdracht wordt geannuleerd.

Betaaltermijnen binnen de factuur aanwezig

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Ga naar het tabblad: Facturen.
3. Selecteer de factuur.
4. Klik op de actie: Eigenschappen factuur.
5. Controleer op het tabblad Algemeen of het veld Betaaltermijnen is aangevinkt.
6. Controleer op het tabblad Betaaltermijnen of de betaaltermijnen zijn vervallen.

   Het kan zijn dat er meerdere betaaltermijnen binnen de factuur aanwezig zijn. Per betaaltermijn kan je namelijk afwijken van de vervaldatum en zo kan een termijn nog niet vervallen zijn terwijl de factuur dat wel is.

Controleer op geblokkeerde gegevens. Factuur is geblokkeerd

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Blokkeringen / Gegevens (beheerder).
2. Zoek de geblokkeerde regel op op basis van het factuurnummer.

   Als een regel geblokkeerd is, kan deze niet geïncasseerd worden. Zie ook Gegevens vrijgeven.

Controleer de eigenschappen van het abonnement

Bij het factureren van abonnementen controleert Profit of de factuur geïncasseerd mag worden op basis van de instellingen van het abonnement. Is het vinkveld Incasseren niet aangevinkt, dan zal de factuur niet geïncasseerd worden.

Als de factuur al gegenereerd is en je zet het veld Incasseren achteraf aan in het abonnement, dan werkt dit niet voor facturen die al aangemaakt zijn. De instelling op het abonnement is leidend op het moment dat de factuur wordt gegenereerd.

1. Ga naar:Abonnementen / Abonnement / Abonnement .
2. Open de eigenschappen van het abonnement.
3. Ga naar het tabblad: Extra in de kop.
4. Controleer of het veld Incasseren is aangevinkt.

Extra checks:

• Slechts één factuur is geïncasseerd (geldt alleen voor niet-Nederlandse IBAN-nummers)

  AIs het de eerste keer is dat een debiteur met een SEPA-incasso-opdracht mee gaat en de incassomachtiging heeft de code aanlevering FRST, dan gaat er slechts 1 factuur in de opdracht mee bij een reeks facturen. Pas als deze eerste incasso-opdracht succesvol is uitgevoerd, neemt de volgende incasso-opdracht dan meerdere facturen mee.

• Dubbele machtiging

  Ga naar: Financieel / Debiteur / Incassomachtiging.

  Bij het aanmaken van de incasso-opdracht krijg je de volgende fout als een debiteur een dubbele incassomachtiging heeft:

  Dubbele incassomachtiging gevonden bij debiteur X, bankrekening X.

  Kenmerk machtiging moet uniek zijn per bankrekening.

  Deze controle stopt bij de eerste debiteur waarbij deze fout zich voordoet. Gebruik de weergave Controle dubbele incassomachtigingen om alle debiteuren te controleren. Als een debiteur twee incassomachtigingen heeft, kun je er één verwijderen. Let wel op dat je de juiste verwijdert.