Mutatielogging Payroll

Voor het verklaren van TWK-mutaties in de salarisverwerking kun je gebruiken maken van de mutatielogging. Een TWK-mutatie ontstaat door een CAO Update, loonmutatie, wijziging van een parameter of wijziging van de medewerkergegevens. De loonmutatie, wijziging van een parameter of wijziging van de medewerkergegevens kun je raadplegen met de mutatielogging. Het is daarom van essentieel belang dat je de mutatielogging correct inricht.

De mutatielogging geef je een extra controlemogelijkheid, en als er fouten zijn gemaakt kun je de verantwoordelijke medewerker hierop aanspreken.

Beschrijving

De mutatielogging in Profit bestaat uit:

  • Algemene logboek

    Je bepaalt van welke gegevens (velden) je wijzigingen in het logboek wilt bijhouden.

  • Parameterlogboek

    Profit logt het toevoegen, wijzigen of verwijderen van parameterwaarden van looncomponenten in het parameterlogboek.

  • Logging binnen weergaven

    Je kunt in een weergave zien, wie verantwoordelijk is voor het toevoegen van gegevens of voor de laatste wijziging.

    Voorbeeld:

    Profit genereert in een bepaalde periode een vervangende loonstrook. De oorzaak hiervan is bij je onbekend.

    Je controleert de mutatielogging. Deze logging biedt inzicht in het ontstaan van de TWK-mutatie.

Logboek parameterwijzigingen bijhouden

Voor het registreren (loggen) van het toevoegen, wijzigen of verwijderen van parameterwaarden van looncomponenten is een apart logboek beschikbaar. Dit parameterlogboek is een aanvulling op de algemene loggingfunctionaliteit in Profit.

Nadat je het parameterlogboek hebt geactiveerd, logt Profit de wijzigingen in parameterwaarden.

Voorbeeld:

Je voegt de looncomponent Vakantietoeslag toe bij een medewerker en zet de parameter Vakantietoeslag berekenen op Nee. Profit logt deze mutatie in het parameterlogboek.

Let op:

Profit logt geen wijzigingen in de eigenschappen van parameters. Alleen wijzigingen in waarden (op cao-, werkgevers- en medewerkersniveau) worden gelogd.

Parameterwijzigingen raadplegen

De opzet van het parameterlogboek verschilt van de opzet van het algemene logboek. In het algemene logboek zie je elke mutatie op een aparte regel. In het parameterlogboek zie je per parameter de wijzigingen die je op een bepaald moment hebt doorgevoerd. Hierdoor kunnen er ook meerdere wijzigingen op één regel staan.

Als je bij een bestaande parameter een nieuwe regel met een nieuwe begindatum hebt aangemaakt, ontstaan er in het parameterlogboek twee regels. Een regel waarin de oude waarde wordt afgesloten en een regel waarin de nieuwe waarde wordt opgevoerd.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft recht op een hogere reiskostenvergoeding per 1 februari 202X. Je voegt bij deze medewerker een nieuwe regel toe op de parameter met de ingangsdatum 1 februari 202X. Profit beëindigt de oude regel automatisch per 31 januari 202X. In het logboek staan nu twee logregels, één voor de beëindiging van de oude waarde en één met de begindatum van de nieuwe waarde.

Parameterlogboek raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Parameterlogboek / Overzicht mutatie.

    Je ziet de mutaties op cao-, werkgever- en medewerkerniveau. Hierdoor kunt snel achterhalen wat de oorzaak van een onverklaarbare correctie in de salarisverwerking is.

  2. De meeste kolommen spreken voor zich, hieronder worden enkele gegevens toegelicht:
    • Parameter

      Profit toont het nummer van de parameter. Dit is het interne nummer van de looncomponent + het volgnummer van de parameter.

    • Mutatie

      Dit is een volgnummer die Profit toekent aan de mutatie. Je kunt deze niet wijzigen.

    • Cao, Werkgever en Medewerker

      Je ziet de betreffende code en omschrijving, afhankelijk van het niveau waarop je de parameter muteert.

    • Datum mutatie

      De datum waarop de mutatie feitelijk is ingevoerd. Als je de mutaties van één dag wilt zien, dan filter je op [Datum dag die je wilt zien]..[Datum dag erna].

    Voorbeeld:

    Je wilt de mutaties van 6-11-202X zien. In het snelfilter vul je: 6-11-202X..7-11-202X

    Profit toont nu de mutaties van 6-11-202X.

    • Gebruiker

      De code van de Profit-gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd. Als een waarde niet via Profit is gemuteerd, wordt de naam van de Windows-gebruiker gelogd. Dit is het geval bij een wijziging via de UpdateConnector.

    • Begin- en einddatum

      Bij het wijzigen van de begin- of einddatum van een parameterregel toont Profit de oude en nieuwe datum. Bij het toevoegen van een nieuwe parameterregel zie je alleen de nieuwe begin- en einddatum.

    • Waarde en Codetabel

      Als je een waarde rechtstreeks op een parameter toevoegt (bijvoorbeeld een bedrag), logt Profit dit. Als je een code uit een codetabel (bijvoorbeeld een Ja/Nee-veld) wijzigt, zie je de oude code en omschrijving en de nieuwe code en omschrijving.

    • Oude reden en nieuwe reden

      Je ziet de oude en eventuele nieuwe reden die je hebt gevuld bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een parameterwaarde.

Parameterwijzigingen opschonen

Als het parameterlogboek te groot wordt, kun je dit opschonen. Dit houdt in, dat je de logboekregels tot een bepaald tijdstip verwijdert.

Let op:

Je kunt de verwijderde logboekregels niet meer raadplegen. Je kunt een backup maken van de logboekhistorie door deze eerst te exporteren naar Microsoft Excel vanuit de functie HRM / Beheer / Parameterlogboek / Overzicht mutatie.

Parameterlogboek opschonen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Parameterlogboek / Opschonen.
  2. Vul de datum en tijd in bij Datum verwijderen tot. Profit verwijdert de mutatieregels tot de opgegeven datum en tijd.

    Het huidige aantal regels wordt ter informatie getoond.

  3. Klik op: Voltooien.
  4. Controleer de invoer en bevestig het opschonen van het logboek.

Analyse met mutatielogging

De mutatielogging uit de verschillende logboeken wordt overzichtelijke getoond in de analyse Mutatieoverzicht HRM/Payroll (Profit).

Analyse genereren:

  1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Analyse Payroll.
  2. Open de analyse: Mutatieoverzicht HRM/Payroll (Profit).
  3. Klik op: Voltooien.

    Je opent de analyse.

  4. Vul een datumbereik in om de wijzigingen binnen dit bereik te tonen.

    In de gegevensverzamelingen die de basis vormen van deze analyse, is een filter opgenomen dat standaard de gegevens van de afgelopen zes weken ophaalt. Binnen deze zes weken kun je met het datumbereik een extra filter toepassen. Als je verder wilt terugkijken dan zes weken, dan maak je een kopie van de analyse en wijzig je het filter in de gegevensverzamelingen.

    Als je geen datumbereik vult, dan past de analyse automatisch de datum van vandaag toe.

  5. Klik op: Vernieuwen.

    Op het tabblad Wijzigingen totaal zie je alle wijzigingen binnen het datumbereik.

    Let op

    Het veld Reden voor de wijziging van de mutaties is niet standaard opgenomen in de analyse. Het veld Reden is een memoveld en dit werkt vertragend bij het genereren van een analyse.

Zie ook