Hoofd- en Subwerkgevers inrichten

In Profit kun je gebruik maken van de functionaliteit Hoofd- en Subwerkgevers. Deze functionaliteit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld (een deel van) het personeel detacheert/uitleent. Door je eigen organisatie als Hoofdwerkgever te kenmerken en de organisaties waar de medewerkers gedetacheerd zijn als Subwerkgevers, creëer je een duidelijke structuur voor de salarisverwerking en de verantwoordelijkheden die daarbij horen.

Inhoud

Beschrijving

Als je werkt met deze structuur heeft dit de volgende voordelen:

  • Inzicht in de kosten per subwerkgever
  • Overzichten per subwerkgever
  • Work Load verdeling: de subwerkgevers die de mutaties hebben aangeleverd kunnen alvast verloond worden, zodat de factuur de deur uitkan.
  • Mensen kunnen echt verantwoordelijk gemaakt worden voor de verloning van een subwerkgever.
  • Het salarisverwerkingsplan wordt onderhouden bij de hoofdwerkgever en vanuit de Hoofdwerkgever overgenomen naar de Subwerkgevers.

Als de functionaliteit Hoofd- en Subwerkgevers geactiveerd wordt, kun je voor elke werkgever aangeven of de werkgever een Hoofdwerkgever of een Subwerkgever is. Als een werkgever een Subwerkgever is, dan selecteer je bij deze werkgever welke werkgever de Hoofdwerkgever is.

Let op:

Als een salarisverwerkingsplan van een werkgever geaccordeerd is vóór het inrichten van hoofd- of subwerkgever, dan is het niet mogelijk om dit achteraf te wijzigen voor de betreffende werkgever. Dit is niet mogelijk omdat hieraan teveel risico's vastzitten voor de loonaangifte en salarisverwerking.

Vervolgens kun je bij de Hoofdwerkgever een salarisverwerkingsplan aanmaken. Dit salarisverwerkingsplan onderhoud je alleen bij de Hoofdwerkgever, waarna het salarisverwerkingsplan doorgevoerd wordt naar de onderliggende subwerkgevers. Als je bijvoorbeeld een correctieperiode toevoegt aan het salarisverwerkingsplan bij de Hoofdwerkgever, dan zal deze correctieperiode gelden voor alle onderliggende subwerkgevers. Mochten er werkgevers zijn waarbij al een voorlopige verwerking aanwezig was, dan wordt deze voorlopige verwerking automatisch ongedaan gemaakt. Dit omdat de correctieperiode eerst verwerkt moet worden.

Hoofd- en subwerkgevers in salarisverwerkingsproces

Je verwerkt de salarissen per subwerkgever, waarna je per subwerkgever beschikt over de voorlopige overzichten. Je kunt per subwerkgever de salarisverwerking accorderen.

Na het accorderen van de salarisverwerking van de subwerkgever, verwerk je de hoofdwerkgever. Bij deze verwerking verzamelt Profit de informatie van de hoofdwerkgever inclusief de informatie van alle onderliggende subwerkgevers. Om de periode van de hoofdwerkgever te kunnen accorderen,accordeer je de overeenkomende perioderegels van alle subwerkgevers.

Let op:

Een perioderegel van een hoofdwerkgever kun je accorderen, als alle overeenkomende perioderegels van alle onderliggende subwerkgevers geaccordeerd zijn.

Nadat een hoofdwerkgever geaccordeerd is, kun je de definitieve overzichten van de hoofdwerkgever opvragen. Deze overzichten bevatten de informatie van zowel de hoofd- als de subwerkgevers.

De aangifte loonbelasting is altijd per hoofdwerkgever en bevat gegevens van zowel de hoofd- als de subwerkgevers.

Het jaarwerk genereert Profit per hoofdwerkgever. De gegevens van zowel de hoofd- als de subwerkgevers worden dan in het jaarwerkbestand opgeslagen.

Betaalbestanden

Bij hoofd- en subwerkgevers is het vaak de bedoeling dat betalingen onder één batch worden gezet. Dit gebeurt alleen als aan de volgende voorwaarden voldaan wordt:

  • De hoofdwerkgever en de bijhorende subwerkgevers zitten in dezelfde verwerkingsgroep.
  • De hoofdwerkgever en de bijhorende subwerkgevers hebben hetzelfde bankrekeningnummer. Hoofd- en subwerkgevers stappen gezamenlijk over op het SEPA bestandsformaat.
  • De hoofdwerkgever en de bijhorende subwerkgevers gebruiken dezelfde betaaldatum.

Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Omdat deze activering een flinke impact kan hebben kan deze alleen met behulp van een consultant ingeschakeld worden. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de live-omgeving.

Instellingen per werkgever

Nadat je de functionaliteit hebt geactiveerd, geef je per werkgever aan of deze een Hoofdwerkgever of een Subwerkgever is.

Werkgever inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Payroll.
  4. Bepaal of de werkgever een hoofd- of subwerkgever is.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Salarisverwerkingsplan hoofdwerkgever en subwerkgever inrichten

Nadat je hebt aangegeven welke werkgevers de hoofdwerkgever(s) en subwerkgever(s) zijn, voeg je een salarisverwerkingsplan toe.

Je voegt een salarisverwerkingsplan toe bij:

  • De hoofdwerkgever
  • Een subwerkgever

Als je vervolgens perioden toevoegt aan het salarisverwerkingsplan van de hoofdwerkgever, kopieert Profit deze automatisch naar de subwerkgevers.

Let op: 

Je kunt voortaan subwerkgevers waarbij dit niet (meer) gewenst is, blokkeren. Profit zal nieuwe perioderegels niet kopiëren naar geblokkeerde subwerkgevers. Je blokkeert een subwerkgever in de eigenschappen van de subwerkgever op het tabblad Voorkeurwaarde Payroll, door Salarisverwerkingsplan hoofdwerkgever overnemen uit te vinken.

Bij een nieuwe subwerkgever koppel je eenmalig de periodetabel. De hoofdwerkgever kan namelijk verschillende periodetabellen hebben.

Periodetabel selecteren bij subwerkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de subwerkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.

    Omdat het om een subwerkgever gaat, kun je geen nieuwe perioderegel toevoegen. Wel kun je de gewenste periodetabel kiezen. Profit neemt het salarisverwerkingsplan van deze periodetabel van de hoofdwerkgever over.

Zie ook