Inkoopfactuur met procuratieschema inclusief groepen

Voor de medewerkers uit de organisatie die inkoopfacturen goed moeten keuren is er een workflow beschikbaar. Deze kun je gebruiken met en zonder procuratieschema en met procuratieschema ook op basis van groepen. Onderstaande schematische weergave van de workflow is met het procuratieschema waarin ook groepen zijn ingesteld. Als een beoordelaar niet gevuld is, wordt de taak van het goedkeuren automatisch afgehandeld. Daarom zitten er naast de beoordelaars 1 tot en 5 en de groepen ook de beoordelaar en de projectleider in het schema. Als laatste stap is de budgethouder aan de beurt om de factuur goed te keuren. Nadat de factuur is goedgekeurd komt deze pas in aanmerking voor de betaling.

Let op:

De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

Deze workflow is beschikbaar in type dossieritem: Inkoopfactuur (Profit) (-5)

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de statustabel Status inkoopfactuur gekoppeld. De workflowtaakmanager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak.

Speciale acties

• Accorderen
• Inboeken inkoopfactuur
• Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema

  Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopfactuur.

  Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

  

  Let op:

  Deze actie zorgt ervoor dat alles binnen het procuratieschema wordt verwerkt. Het is hierbij dus niet mogelijk dat de workflowmanager een taak doorzet. Je kunt eventueel de taak met een normale actie af laten handelen.

• Opnieuw insturen inkoopfactuur

  Met deze actie kan de gebruiker de inkoopfactuur opnieuw insturen in de workflow.

  Daarbij maakt Profit de tabel met statussen van de bovenstaande workflow-actie leeg. Deze actie voeg je toe, bijvoorbeeld aan het eind van de workflow.

  Let op:

  De actie Overdragen mag niet toegevoegd worden aan de workflowtaak Ter beoordeling beoordelaar. Dit werkt namelijk niet in combinatie met de speciale actie voor het goedkeuren via procuratieschema. Dit komt doordat de gebruiker waaraan wordt overgedragen potentieel geen onderdeel is van het procuratieschema.

Workflowrollen

Er zijn twee specifieke workflowrollen voor het procuratieschema met groepen, naaste de normale 1e t/m 10e beoordelaars en vervangers:

• Beoordelaar procuratie incl. groepen

  De gebruikers in deze rol worden als volgt bepaald:

  • Alle gebruikers die lid zijn van de groepen van de procuratiestatus, van de procuratieregels van de inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur.
  • Uitgezonderd de procuratieregels waarvan de grens groter is dan het factuurbedrag
  • Uitgezonderd de gebruikers die al in het procuratieschema aan de beurt zijn geweest voor beoordelen en dus in de logging voorkomen! Dit geldt dus niet voor de gebruikers die eerder in de workflow de factuur al beoordeeld hebben.

  Op moment van ophalen van de gebruikers, wordt eerst de status van de factuur/order opnieuw bepaald.

  Een groep mag overigens niet leeg zijn. Als een procuratiegroep geen gebruikers bevat zal de status niet naar de volgende stap gaan.

• Beoordelaars en vervangers procuratie incl. groepen

  Als bovenstaande maar dan inclusief vervangers.

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn.

• Procuratie afgerond (Profit)

  Deze conditie registreert dat de status van de procuratie afgerond is en dat de workflow naar de volgende stap kan. Deze conditie kun je niet zelf instellen en moet gebruikt worden in combinatie met de actie:

  Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

  Let op:

  Condities worden standaard eenmalig geëvalueerd als de workflow in de taak komt. Je kunt dit aanpassen naar Conditioneel (via geplande taak).Hierdoor kan de workflow meerdere keren geëvaluseerd worden. Als je deze methode gebruikt, moet je ook een geplande taak inrichten. Voor meer informatie, zie Conditie op workflowtaak inrichten.

  Lees meer: Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

Waarom welke stappen?

Je krijgt goedkeuring voor de bestelling in plaats van gedoe over geleverde regels op de factuur. De goedkeuring wordt gedaan voor meerdere beoordelaars. Voor het bestellen bij de leverancier heb je geen inkoper nodig, want de bestelling wordt direct gedaan vanuit de workflow door de instuurder. Bij het afkeuren van de aanvraag komt de status van de aanvraag op afgekeurd te staan. De aanvraag komt bij de instuurder uit die de aanvraag kan aanvullen en opnieuw insturen of volledig laten vervallen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee.

Lees meer

Beoordelaars via procuratieschema inrichten