Test je HRM-proces

Voordat je een HRM-proces in gebruik neemt, is het belangrijk om te testen of het proces werkt zoals je verwacht. Zo controleer je of de juiste gebruikers taken ontvangen, of de velden goed zijn ingericht en of de gegevens op de juiste plek worden vastgelegd.

Test het proces bij voorkeur in een testomgeving. Zo kun je het proces veilig doorlopen zonder gevolgen voor je productieomgeving.

Wat heb je nodig?

Voor een goede test heb je minimaal het volgende nodig:

een testomgeving die aansluit op je productieomgeving;
een testmedewerker met inloggegevens voor InSite;
een testleidinggevende met inloggegevens voor InSite;
een gebruiker voor HR, Personeelsadministratie, Salarisadministratie of een andere gebruikersgroep die een taak ontvangt in het proces.

Vaak kun je je eigen account gebruiken voor de rol van HR, Personeelsadministratie of Salarisadministratie.

Bepaal wie je nodig hebt

Controleer eerst welke gebruikers of gebruikersgroepen een taak krijgen in de workflow. Dit zie je in de ingestelde taakbestemmingen. Zorg dat je kunt inloggen als de gebruikers die een taak moeten uitvoeren, zoals de medewerker, leidinggevende of HR-gebruiker. Gebruik hiervoor de testmedewerker en testleidinggevende.

Start het proces

Start het HRM-proces in InSite voor de testmedewerker. Controleer bij het insturen van de aanvraag of alle benodigde velden aanwezig zijn en of de veldinstellingen kloppen.

Controleer ook of eventuele controles goed werken. Denk bijvoorbeeld aan verplichte velden, meldingen of voorwaarden die bepalen of de aanvraag ingestuurd mag worden.

Doorloop de workflow

Doorloop het proces stap voor stap. Open elke taak met de gebruiker die deze taak hoort te ontvangen.

Controleer per stap:

of de juiste gebruiker de taak ontvangt en kan openen;
of alle benodigde velden aanwezig zijn;
of de veldinstellingen kloppen;
of de juiste acties beschikbaar zijn;
of de toelichting duidelijk en correct is;
of de workflowstatus klopt;
of er een correct document wordt gegenereerd, als dit van toepassing is;
of de digitale ondertekening goed werkt als dit onderdeel is van het proces.

Maakt het proces gebruik van digitale ondertekening via sms? Vul dan bij de testgebruikers je eigen telefoonnummer in bij Mobiel werk. Zo ontvang je zelf de sms voor het ondertekenen.

Kan de workflow ook worden afgekeurd? Test dan ook deze route. Controleer of de vervolgstappen kloppen en of een reactie verplicht is wanneer dat nodig is.

Controleer het resultaat

Rond het proces af en controleer daarna of de gegevens goed zijn verwerkt. Dit kun je controleren op de stamkaart van de medewerker in InSite of in Profit.

Controleer of de gegevens op het juiste tabblad zijn vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan een contractregel, functieregel, roosterregel of ander HRM-gegeven.

Controleer, als dit van toepassing is, ook het effect op:

de loonstrook;
het verlofsaldo;
het keuzebudgetsaldo;
het voorschotbetaalbestand.

Proefberekening uitvoeren

Kun je in het proces een proefberekening uitvoeren? Zorg er dan voor dat de testmedewerker minimaal één voorlopige salarisverwerking heeft. Anders kan de proefberekening mogelijk niet goed worden uitgevoerd.

Bevindingen verwerken

Noteer na het testen je bevindingen. Beoordeel welke punten aangepast moeten worden en verwerk deze aanpassingen. Test het proces daarna opnieuw.

Verwijder eerst de eerder ingevoerde testwijziging voordat je opnieuw test. Zo voorkom je dat oude testgegevens invloed hebben op de nieuwe test.

Testwijziging verwijderen

Door een wijziging via InSite in te dienen ontstaan er twee dingen: Een dossieritem (de workflow met daarin de inhoud van de wijziging) en het vastgelegde gegeven (de regel op het bijbehorende tabblad).

Je verwijdert eerst het dossieritem:

Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.
Selecteer het dossieritem en klik op: Collectief verwijderen.
Het dossieritem is nu verwijderd.

Verwijder vervolgens het vastgelegde gegeven:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad waarvan jij het gegeven hebt vastgelegd (tabblad Functie bij een functiewijziging, tabblad Contract bij een contractwijziging etc.)
Selecteer de regel en klik op: Verwijderen.