Documentmanagement

Je verspreidt digitale documenten via InSite en de AFAS Pocket app (voor de medewerkers) en OutSite (voor externe bezoekers). Je kunt documenten maken die een permanente plaats op je site krijgen, zoals een personeelshandboek of kennisbank. Ook kun je documenten maken die over het algemeen eenmaal gelezen worden, zoals nieuwsberichten, columns en prikbordberichten.

Beschrijving

De inrichting en beschikbaarheid van documenten op InSite geldt ook voor Pocket. Er zijn enkele verschillen:

Je kunt een document alleen insturen via InSite, niet via Pocket.
De autorisatie van documenten die je kunt raadplegen via InSite, geldt ook voor Pocket. Voor Pocket geldt echter nog een extra instelling: je autoriseert de gebruikers voor het item Nieuws in de Autorisatie tool.

Elk document is gebaseerd op een documentsjabloon. De documentsjabloon bepaalt het volgende:

Moet het document op InSite (en Pocket) en/of OutSite getoond worden.
Welke gebruikers (auteurs) mogen een document insturen via InSite.
Welke gebruikers mogen het document lezen.
Moet een nieuw document beoordeeld worden (via een workflow) voordat dit zichtbaar voor de lezers. Je wilt bijvoorbeeld dat een extern nieuwsbericht altijd wordt beoordeeld door de manager van de Afdeling Marketing, voordat het nieuwsbericht op OutSite zichtbaar is.
Mag een lezer een reactie toevoegen.
Diverse instellingen, zoals de maximale geldigheidsduur. Na het verlopen van de geldigheidsduur wordt het document niet meer getoond.

Document insturen

Je kunt alleen documenten insturen via InSite, niet via Pocket, OutSite of Profit. Er zijn twee soorten gebruikers die documenten kunnen insturen:

Sitebeheerders
Een sitebeheerder kan via Nieuw / Document een document insturen, als hij geautoriseerd is als auteur in de documentsjabloon.
Auteurs
Je bepaalt in een documentsjabloon welke gebruikers (de auteurs) een document mogen insturen. Bij een personeelshandboek bijvoorbeeld, bepaal je dat alleen directieleden en PZ-medewerkers een document mogen insturen.

Een auteur is een gebruiker die bijvoorbeeld op basis van zijn functie bepaalde documenten mag insturen. De auteur moet toegang hebben tot InSite en tot de menukeuze om een nieuw document aan te maken, het is niet nodig om Sitebeheerder te zijn.

Type document

Als een auteur een document toevoegt, kan hij de tekst invullen, een document koppelen (bijvoorbeeld een pdf) of een hyperlink naar een document toevoegen. Combinaties hiervan zijn ook mogelijk.

Document presenteren

Je kunt de volgende soorten documenten insturen:

Losstaande documenten die je samen in een overzicht kunt tonen. Je kunt vanuit een document geen ander document openen. Je kunt hierbij denken aan interne mededelingen of persberichten.
Documenten met verschillende versies waarbij altijd de meest actuele wordt getoond. Vanuit het laatste gepubliceerde document kun je eerdere versies openen. Je kunt hierbij denken aan een personeelshandboek of een overlegverslag.
Documenten binnen een groep die los van elkaar bestaan. Je kunt vanuit een document een ander document openen. Je kunt hierbij denken aan werkwijzen van verschillende processen in de organisatie.

Voorbereiding

Documentmanagement inrichten
Gebruik documentmanagement om documenten via InSite en/of OutSite te verspreiden. Hierdoor 'zwerven' er geen losse documenten door de organisatie. Documenten zijn gebaseerd op sjablonen waarmee je bepaalt, welke medewerkers documenten mogen opstellen en welke medewerkers documenten mogen lezen. Voorbeelden van documenten zijn nieuwsbrieven, notulen, het personeelsreglement, etc.