Medewerker declaratie

Met deze muterende workflow ben je in staat om als medewerker zelf je gemaakte kosten te declareren. Op deze pagina beschrijven we ook de inrichting van de profielen.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden geen statussen gebruikt.

Condities

Er worden twee condities gebruikt: Afgekeurde verzameldeclaratieregel die wordt gebruikt bij de speciale actie Afkeuren declaratie en Nieuwe declaratieregel die wordt gebruikt bij de actie Afhandelen nieuwe declaratie.

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder. Deze komt dan bij de actie Afgekeurde verzameldeclaratieregel.

Speciale acties

Er zijn drie speciale acties: Opnieuw insturen declaratie, Registreren declaratie en Afkeuren declaratie. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

Waarom welke stappen?

De workflow komt langs de leidinggevende van de medewerker, die de beoordeling van de declaratie doet. De leidinggevende kan de declaratie goed- of afkeuren. Bij een afgekeurde declaratie kan de medewerker de declaratie aanpassen en dan opnieuw insturen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Geen.

Profielen

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite. In de template leveren we de volgende ingerichte profielen mee.

• Beoordelen declaratie aantal
• Beoordelen declaratie bedrag
• Aanmaken declaratie

  Let op:

  Voor bijna alle volgende profielen geldt dat de workflow Medewerker declaratie is en het beoordelingsprofiel Beoordelen declaratie bedrag. Alleen bij de kilometervergoeding geldt dat het beoordelingsprofiel afwijkt, hier kies je voor Beoordelen declaratie Aantal. Je ziet daarom alleen van het eerste profiel de eigenschappen, van de volgende profielen is alleen een plaatje van de context toegevoegd.

• Attenties < € 25
• Attenties en kadobon > € 25
• Maaltijdvergoeding
• Openbaar vervoer
• Parkeerkosten
• Reiskosten

  Hier selecteer je in de eigenschappen van het profiel Beoordelen declaratie aantal.

• Representatiekosten
• Studiekosten
• Verblijfskosten
• Vluchtkosten
• VOG registratie