Medewerker bij meerdere werkgevers toevoegen (Flex)

Het kan nodig zijn om een medewerker bij meerdere werkgevers vast te leggen. Bijvoorbeeld als de medewerker als stagiair indienst is bij de eigen organisatie en ook als uitzendkracht wordt ingezet via een andere werkgever. In deze situatie voeg je een tweede medewerker toe. Hierbij geldt het volgende:

• Een 2e arbeidsverhouding naar een andere werkgever kan alleen middels een extra medewerker. Deze medewerker verwijst naar dezelfde persoon als van de 1e arbeidsverhouding.
• Vanuit de persoon komen er in totaal 5 verwijzingen naar medewerker
• Vanuit medewerker blijft er 1 verwijzing naar persoon
• De persoonsgegevens (naam, adres, BSN, geboortedatum, etc.) worden gesynchroniseerd met alle gekoppelde medewerkers.
• Niet arbeidsverhouding gerelateerde medewerkergegevens worden gesynchroniseerd met alle aan de persoon gekoppelde medewerkers (bv. verstrekkingswijze loonstrook/jaaropgave). Daarnaast wordt dossier en bankrekeningen gesynchroniseerd.
• De kandidaat is één gebruiker die kan inloggen in Profit en InSite. De autorisatie is gekoppeld aan die ene gebruiker en van toepassing voor alle gekoppelde medewerkers. Als een kandidaat werkzaam is bij meerdere werkgevers, dan selecteer de kandidaat na het inloggen de betreffende medewerker in InSite.
• Het gegevensfilter bij HRM-medewerkers / Eigen medewerkergegevens werkt niet op basis van de tag [Medewerker]. Je maakt bijvoorbeeld per werkgever een medewerker aan en die koppel je aan dezelfde persoon. Het filter op '=[Medewerker]' werkt dan niet. Je moet het filter '=[Medewerkers bij persoon]' gebruiken. Met dit filter ziet de gebruiker alleen de eigen medewerkergegevens.

Activering

Deze functionaliteit is beschikbaar als de functionaliteit Medewerker met meerdere werkgever is geactiveerd. Om gebruik te maken van deze functionaliteit neem je contact op met AFAS.

Consequenties van het activeren:

• De gekoppelde medewerkers worden synchroon gehouden met elkaar, ook als de gebruiker die de mutatie invoert niet geautoriseerd is op één van de andere gekoppelde medewerkers. In verband met de AVG kun je dit oplossen via een clausule in de arbeidsverhouding.
• Dossier van een medewerker wordt op de persoon vastgelegd.
• Als een medewerker is gewisseld van werkgever, dan heeft de nieuwe werkgever inzage in het dossier van de medewerker bij de oude werkgever.
• Vrije contactbestanden die zichtbaar zijn op de medewerker worden op de persoon vastgelegd. Dit heeft als consequentie dat de medewerkers die aan één persoon gekoppeld zijn elkaars vrije contactbestanden kunnen raadplegen en onderhouden.
• De ESS dashboards gaan uit van de gebruiker. Bij een gebruiker die aan meerdere medewerkers is gekoppeld worden de gegevens van alle gekoppelde medewerkers weergegeven. Er is geen mogelijkheid om deze gegevens op werkgever te filteren.
• Voor de bepaling van de gebruikers van een workflowtaak wordt gezocht op alle gekoppelde medewerkers. Het is niet mogelijk om een dossieritem te filteren op één specifieke medewerker, omdat het dossieritem geen weet heeft van de medewerker.
• Een dossieritem ingestuurd op medewerker A1 kan dus ter beoordeling van de leidinggevende van medewerker A2 terecht komen en visa versa.
• De functionaliteit om de vervanger tijdens afwezigheid te autoriseren middels selecties gaat niet werken als er meerdere medewerkers gekoppeld zijn aan de persoon.