Dashboard Verzuim: berekening meldingsfrequentie

In dit artikel wordt tot in detail uitgelegd hoe de meldingsfrequentie binnen de verzuim dashboards berekend wordt.

De meldingsfrequentie wordt afgezet tegen de totale looptijd van een periode. Een medewerker met 1 verzuimmelding die halverwege een periode uit dienst gaat, wordt zwaarder gewogen dan een medewerker met 1 verzuimmelding die de hele periode in dienst is.

De voorbeelden worden beschreven vanuit de rekenregel ‘Maand’. De werking van de rekenregels staat als laatste uitgelegd.

Berekening meldingsfrequentie

Totaal aantal verzuimmeldingen / Totaal gewogen headcount

De formule voor de berekening van de meldingsfrequentie per periode (maand of vierweken) is als volgt: (Totaal aantal verzuimmeldingen / Totaal gewogen headcount) * (Aantal dagen jaar / Aantal dagen periode).

Berekening totaal aantal verzuimmeldingen

Binnen deze berekeningen worden alleen verzuimmeldingen meegeteld waarbij het veld Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek is uitgevinkt. Als één van de velden is aangevinkt, dan wordt de verzuimmelding niet meegeteld voor de meldingsfrequentie. Doorlopend verzuim, waarbij het veld Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek is uitgevinkt, wordt ook meegenomen in de meldingsfrequentie.

Voorbeeld:

• Verzuimmelding 1

  Begindatum: 02-01

  Einddatum: 06-01

  Doorlopend verzuim: Nee

  Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek: Nee

• Verzuimmelding 2

  Begindatum: 12-01

  Einddatum: 24-01

  Doorlopend verzuim: Ja

  Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek: Nee

• Verzuimmelding 3

  Begindatum: 24-05

  Einddatum: 06-06

  Doorlopend verzuim: Nee

  Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek: Ja

• Dit resulteert in de volgende meldingsfrequentie

  Verzuimmelding 1: Meetellen

  Verzuimmelding 2: Meetellen

  Verzuimmelding 3: Niet meetellen

  Totaal aantal verzuimmeldingen: 2

Berekening totaal gewogen headcount

De toegepaste headcount wordt binnen de berekening gewogen, zodat de meldingsfrequentie geen vertekend beeld geeft bij medewerkers die niet de hele looptijd van een periode in dienst zijn. De meldingen van iemand die geen hele periode in dienst is, wegen zwaarder dan iemand die de hele periode in dienst is.

Voorbeeld:

• Functieregel 1

  Begindatum functie: 01-01

  Einddatum functie: 13-01

• Functieregel 2

  Begindatum functie: 14-01

  Einddatum functie: -

• Dit resulteert in een gewogen headcount over januari

  Functieregel 1: 13 functiedagen / 31 kalenderdagen = 0,42

  Functieregel 2: 18 functiedagen / 31 kalenderdagen = 0,58

  Totale gewogen headcount: 1,00

Voorbeeldberekeningen

Voorbeeld:

• Functieregel 1

  Begindatum functie: 01-01

  Einddatum functie: 13-01

• Functieregel 2

  Begindatum functie: 14-01

  Einddatum functie: -

• Verzuimmelding 1

  Begindatum: 02-01

  Einddatum: 06-01

  Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek: Nee

• Verzuimmelding 2

  Begindatum: 12-01

  Einddatum: 24-01

  Verzuimmelding uitsluiten van frequentiestatistiek: Nee

• Meldingsfrequentie functieregel 1

  Totaal aantal verzuimmeldingen: 2 (verzuimmelding 1 en verzuimmelding 2)

  Totale gewogen headcount: 13 functiedagen / 31 kalenderdagen = 0,42

  Meldingsfrequentie: 2 / 0,42 = 4,76

• Dit resulteert in de volgende meldingsfrequentie voor de medewerker

  Totaal aantal verzuimmeldingen: 2

  Totale gewogen headcount: 1 (0,42 + 0,58)

  Meldingsfrequentie: 2 / 1 = 2,00

Bijzondere situaties

Als de functionaliteit Meerdere dienstverbanden is geactiveerd, dan is op het tabblad Sociaal van de HRM-instellingen de optie Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen beschikbaar. Als je deze optie aanvinkt, dan bepaalt Profit per OE (inclusief de onderliggende OE’s) het aantal verzuimmeldingen per medewerker. Dit betekent dat de verzuimmeldingen van een medewerker met twee OE’s binnen eenzelfde bovenliggende OE, slechts als één melding meetellen als ze op dezelfde datum ingestuurd zijn.

Voorbeeldberekening van één medewerker met 2 dienstverbanden:

Dienstverbanden

• Dienstverband 1: OE 9-A
• Dienstverband 2: OE 9-B

Het organigram voor deze medewerker ziet er als volgt uit:

Verzuimmelding 1 op OE 9-A

• Begindatum: 03-01
• Einddatum: 13-01

Verzuimmelding 2 op OE 9-B

• Begindatum: 03-01
• Einddatum: 13-01

Verzuimmelding 3 op OE 9-B

• Begindatum: 30-03
• Einddatum: 14-04

Veld Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen is NIET aangevinkt

Bovenstaande verzuimmeldingen resulteren in een totaal aantal meldingen per OE:

Zoals te zien is, worden alle meldingen voor iedere laag in het organigram als unieke melding meegeteld binnen de meldingsfrequentie.

Veld Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen is WEL aangevinkt

Bovenstaande verzuimmeldingen resulteren in een totaal aantal meldingen per OE:

Zoals te zien is, worden de meldingen per medewerker met eenzelfde datum in laag 1 t/m 3 als 1 melding aangemerkt binnen de meldingsfrequentie. Uiteindelijk vormen 3 meldingen dus maar 2 unieke meldingen op de hoogste lagen van het organigram.

Voorbeeldberekening van één medewerker met 3 dienstverbanden:

Dienstverbanden

• Dienstverband 1: OE 9-A
• Dienstverband 2: OE 9-B
• Dienstverband 3 OE 9-C

Het organigram voor deze medewerker ziet er als volgt uit:

Verzuimmelding 1 op OE 9-A

• Begindatum: 03-01
• Einddatum: 13-01

Verzuimmelding 2 op OE 9-B

• Begindatum: 03-01
• Einddatum: 13-01

Verzuimmelding 3 op OE 9-C

• Begindatum: 03-01
• Einddatum: 13-01

Veld Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen is NIET aangevinkt

Bovenstaande verzuimmeldingen resulteren in een totaal aantal meldingen per OE:

Zoals te zien is, worden alle meldingen voor iedere laag in het organigram als unieke melding meegeteld binnen de meldingsfrequentie.

Veld Mdw. per OE voor meldingsfreq. eenmaal meetellen is WEL aangevinkt

Bovenstaande verzuimmeldingen resulteren in een totaal aantal meldingen per OE:

Zoals te zien is, worden de meldingen per medewerker met eenzelfde datum in laag 1 t/m 5 telkens als 1 melding aangemerkt binnen de meldingsfrequentie. Uiteindelijk vormen drie meldingen op de hoogste lagen dus maar 1 unieke melding van het organigram

Rekenregels

Binnen de verzuimdashboards is het mogelijk om op basis van verschillende rekenregels de verzuimcijfers te berekenen. De rekenregels bepalen de tijdsduur waarover de berekening toegepast wordt.

Voortschrijdend

Het voortschrijdende verzuimcijfer rekent altijd met een historie van een volledig jaar. Het cijfer van november 2019 rekent dus van december 2018 tot en met november 2019.
De datum waarover de cijfers berekend worden, is altijd de laatst beschikbare datum van de periode. Het cijfer van november 2019 wordt dus berekend van 01-12-2018 tot en met 30-11-2019.

Als gekozen wordt voor een periode ‘Kwartaal’ in plaats van Maand/Periode, dan wordt gerekend met de laatste dag van het kwartaal.

Is de periode nog niet volledig verlopen, dan wordt gerekend met de systeemdatum. In dat geval wordt de berekening toegepast op [Vandaag - - jaar] tot en met [Vandaag].

Let op:

Heb je in de HRM-instellingen het veld Toon output geheel kalenderjaar aangevinkt, dan worden de cijfers binnen het dashboard doorberekend tot en met het einde van het kalenderjaar. In dat geval wordt altijd gerekend met de laatste dag van een periode. Ook voor de actuele periode en toekomstige perioden.

Kalenderjaar (YTD)

Het verzuimcijfer per kalenderjaar wordt rekent met de historie vanaf 1 januari. Het cijfer van november 2019 rekent dus van 1 januari 2019 tot en met november 2019.
De datum waarover de cijfers berekend worden, is altijd de laatst beschikbare datum van de periode. Het cijfer van november 2019 wordt dus berekend van 01-01-2018 tot en met 30-11-2019.

Als gekozen wordt voor een periode ‘Kwartaal’ in plaats van Maand/Periode, dan wordt gerekend met de laatste dag van het kwartaal.

Is de periode nog niet volledig verlopen, dan wordt gerekend met de systeemdatum. In dat geval wordt de berekening toegepast op [Begin jaar] tot en met [Vandaag].

Let op:

Heb je in de HRM-instellingen het veld Toon output geheel kalenderjaar aangevinkt, dan worden de cijfers binnen het dashboard doorberekend tot en met het einde van het kalenderjaar. In dat geval wordt altijd gerekend met de laatste dag van een periode. Ook voor de actuele periode en toekomstige perioden.

Periode

Het verzuimcijfer per periode rekent alleen met de dagen binnen de periode waarover gerapporteerd wordt. Het cijfer van november 2019 rekent dus van 1 november 2019 tot en met 30 november 2019.
De cijfers per periode worden over de gehele periode berekend. Dus niet alleen op de laatste dag van de periode. Een medewerker die de laatste dagen van een periode uit dienst was, telt in dit cijfer dus toch mee via de gewogen headcount per dienstverband. Het cijfer van november 2019 wordt dus berekend van 01-11-2019 tot en met 30-11-2019.

Als gekozen wordt voor een periode ‘Kwartaal’ in plaats van Maand/Periode, dan wordt gerekend met cijfers over het gehele kwartaal.

Is de periode nog niet volledig verlopen, dan wordt gerekend met de systeemdatum als einddatum van de periode. In dat geval wordt de berekening toegepast op [Begin periode] tot en met [Vandaag].

Let op:

Heb je in de HRM-instellingen het veld Toon output geheel kalenderjaar aangevinkt, dan worden de cijfers binnen het dashboard doorberekend tot en met het einde van het kalenderjaar. In dat geval wordt altijd gerekend met de laatste dag van een periode. Ook voor de actuele periode en toekomstige perioden.

Berekening totaal gewogen headcount per rekenregel

De gewogen headcount wordt anders berekend bij de rekenregels Voortschrijdend en Kalenderjaar (YTD) dan dat deze wordt berekend bij de rekenregel Maand. Onderstaande voorbeeld is gebaseerd op een medewerker die volledig in dienst is en in dezelfde functie blijft. Zie voor de berekening bij een functiewisseling het kopje Berekening totaal gewogen headcount.

Voortschrijdend en Kalenderjaar (YTD)

De medewerker wordt bij de rekenregels Voortschrijdend en Kalenderjaar (YTD) over een periode van een jaar gezien als één headcount. Dat betekent dat de headcount van één medewerker voor de maand januari 2021 uitkomt op: 0,0849:

31 dagen / 365 dagen = 0,0849

Stel dat een medewerker vanaf 01-01-2020 in dienst is, zal de headcount voor deze ene medewerker met de rekenregel YTD 0,0849 zijn in januari, in februari is dit 0,1616, in maart is dit 0,2466 enzovoorts totdat de medewerker eind december een headcount heeft van één.

Maand

In deze rekenregel wordt het maandcijfer teruggerekend naar een jaarcijfer. Dit betekent dat er nog een periodefactor berekend wordt op de meldingsfrequentie. Dit is dan de berekening: (verzuimmeldingen / gewogen headcount) * (aantal dagen jaar / aantal dagen maand)