Inkoopaanvraag met procuratie obv groepen

Alle medewerkers uit je organisatie kunnen verbruiksartikelen bestellen. Dit kan gestructureerd met deze workflow, Inkoopaanvraag met procuratie obv groepen (Profit). De medewerker bestelt zelf vanuit een actie in de flow de artikelen. Na goedkeuring door één of meerdere beoordelaars/groepen kunnen deze direct bij de leverancier besteld worden. De artikelen uit de productcatalogus kunnen ook klaargezet worden voor het genereren van de één centrale inkooporder. De bestelling bij de vaste leveranciers via de OCI koppeling komen ook in de flow terecht zodra je de webshop verlaat.

Let op:

De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de statustabel Status inkoopaanvraag gekoppeld. De workflow manager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak.

Let op:

Heb je een inkoper of inkoopafdeling dan moet je bij de Taak bestemd voor de gebruiker bij de actie Bestelling plaatsen wijzigen. Deze wordt standaard door de instuurder en de huidige vervanger van de instuurder gedaan.

Heb je een inkoopafdeling en de taken komen bij deze groep medewerkers terecht, zorg dan ook voor de actie Maak mij verantwoordelijk.

Als je de aanvraag wilt laten beoordelen door de direct leidinggevende van de instuurder dan moet je de bestemming van de stap Ter beoordeling beoordelaar aanpassen van beoordelaar naar leidinggevende van de instuurder.

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn.

• Aanvraag uit productgroep

Als de regel uit de productcatalogus komt, wordt de actie voor het klaarzetten voor genereren inkooporder getoond en wordt de bestelling binnen Profit afgehandeld.

• Procuratie afgerond (Profit)

  Deze conditie registreert dat de status van de procuratie afgerond is en dat de workflow naar de volgende stap kan. Deze conditie kun je niet zelf instellen en moet gebruikt worden in combinatie met de actie:

  Goedkeuren inkoopaanvraag via procuratieschema.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

Speciale acties

Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de flow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

• Goedkeuren inkoopaanvraag via procuratieschema

  Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopaanvraag hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopaanvraag.

  Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

• Aanmaken en verstrekken inkooporder

  Je maakt direct een inkooporder of inkooporders aan van de artikelregels. De aanvraag wordt gesplitst naar leverancier en via de mail verzonden.

• Afhandelen inkoopaanvraag

  Je handelt de aanvraag handmatig af. Dit gebruik je als je beschikt over een magazijn en het artikel uit de aanvraag is nog voorhanden.

• Afkeuren inkoopaanvraag

  De aanvraag wordt door één van de beoordelaars afgewezen.

• Goedkeuren inkoopaanvraag

  De status van de inkoopaanvraag wordt van In aanvraag naar goedgekeurd gezet. Hierdoor kan er een er een offerte of een inkooporder worden gegenereerd.

• Opnieuw insturen inkoopaanvraag

  Na de actie afkeuren door een beoordelaar wordt de status afgekeurd en komt de taak weer terug bij de instuurder.

Let op:

De actie Overdragen mag niet toegevoegd worden aan de workflowtaak Ter beoordeling beoordelaar. Dit werkt namelijk niet in combinatie met de speciale actie voor het goedkeuren via procuratieschema. Dit komt doordat de gebruiker waaraan wordt overgedragen potentieel geen onderdeel is van het procuratieschema.

Workflowrollen

Er zijn twee specifieke workflowrollen voor het procuratieschema met groepen, naaste de normale 1e t/m 10e beoordelaars en vervangers:

• Beoordelaar procuratie incl. groepen

  De gebruikers in deze rol worden als volgt bepaald:

  • Alle gebruikers die lid zijn van de groepen van de procuratiestatus, van de procuratieregels van de inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur.
  • Uitgezonderd de procuratieregels waarvan de grens groter is dan het factuurbedrag
  • Uitgezonderd de gebruikers die al in het procuratieschema aan de beurt zijn geweest voor beoordelen en dus in de logging voorkomen! Dit geldt dus niet voor de gebruikers die eerder in de workflow de factuur al beoordeeld hebben.

  Op moment van ophalen van de gebruikers, wordt eerst de status van de factuur/order opnieuw bepaald.

  Een groep mag overigens niet leeg zijn. Als een procuratiegroep geen gebruikers bevat zal de status niet naar de volgende stap gaan.

• Beoordelaars en vervangers procuratie incl. groepen

  Als bovenstaande maar dan inclusief vervangers.

Waarom welke stappen?

Je krijgt goedkeuring voor de bestelling in plaats van gedoe over geleverde regels op de factuur. De goedkeuring wordt gedaan voor meerdere beoordelaars. Voor het bestellen bij de leverancier heb je geen inkoper nodig, want de bestelling wordt direct gedaan vanuit de workflow door de instuurder. Bij het afkeuren van de aanvraag komt de status van de aanvraag op Afgekeurd te staan. De aanvraag komt bij de instuurder uit die de aanvraag kan aanvullen en opnieuw insturen of volledig laten vervallen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee.

Lees meer

Beoordelaars via procuratieschema inrichten