Optimalisatie keuzemodel in Profit 20

Meerjarensparen (= verlofsparen)

Meerjarensparen als onderdeel van het keuzemodel arbeidsvoorwaarden is een regeling die wij tot nu toe alleen bij universiteiten zijn tegengekomen. De essentie van deze regeling is dat medewerkers de mogelijkheid krijgen om een plan in te dienen om hun verlof de komende X jaren te sparen voor bijvoorbeeld een sabbatical of het tijdelijk minder gaan werken.

Uiteraard kunnen ook anderen gebruik maken van deze functionaliteit maar toets dan wel goed of het aansluit bij jullie situatie.

Voordelen:

• Meerjarensparen heeft geen gevolgen voor Payroll, het staat niet op de loonstrook
• Via keuzemodel hevel je het saldo verlof over van de ene verlofsoort naar de andere verlofsoort
• Toetsing of voldoende saldo aanwezig is voor de bron óf het aantal spaaruren niet meer past binnen de maximaal besteedbare uren die zijn ingesteld in het keuzemodel, wordt de keuze in zijn geheel niet verwerkt.

  Voorbeeld:

  Stel dat het eerste spaarjaar 2021 is, dan kan het sparen doorlopen tot minimaal 2023 en maximaal tot 2025 (er wordt 3 tot 5 jaar gespaard). De uren worden altijd opgenomen in het jaar direct na het laatste spaarjaar.

Bij meerjarensparen wordt het verlof ingezet als 'bron' en als 'doel'. Als je bijvoorbeeld wilt sparen voor een sabbatical stel je als Doel Sabbatical in en als Bron bijvoorbeeld Bovenwettelijk verlof.

Let op!

Omdat meerjarensparen alleen een verschuiving is van verlof van bron naar doel heeft deze regeling geen gevolgen voor Payroll.

Binnen de regeling zoals universiteiten deze kennen, gaat het om een meerjarenspaarplan. De aard van deze keuze is dat een medewerker een plan voorlegt aan zijn of haar leidinggevende en dat in het plan wordt aangegeven hoeveel uur per jaar de komende jaren ingelegd zal worden en met welk doel de uren worden gespaard. De beoordelaar kijkt naar dit plan als geheel en wanneer deze akkoord is, wordt de medewerker in principe altijd aan dit plan gehouden. Via een Aanvraag Keuzemodel importeer je in één keer het huidige jaar.

De medewerker kan zelf in InSite het eerste spaarjaar aanmaken als keuzemodelregel. Bij de instellingen van het doel leg je vast op welke verlofsoort de uren terecht moeten komen. Als het spaarplan via de workflow wordt geregistreerd, wordt het eerste spaarjaar direct als keuzemodelregel aangemaakt. Profit maakt automatisch de bijhorende verlofcorrecties aan. Deze verlofcorrecties zorgen ervoor dat de bron wordt afgeboekt én dat het doel wordt opgeboekt voor het huidige jaar. De werking via een keuzemodelprofiel heeft als voordeel dat, voordat de medewerker het plan in kan sturen via InSite, gecontroleerd wordt op het actuele verlofsaldo én op de reeds besteedde uren in het keuzemodel.

Let op!

Als er niet voldoende saldo is voor de bron óf het aantal spaaruren niet meer past binnen de maximaal besteedbare uren die zijn ingesteld in het keuzemodel, wordt de keuze in zijn geheel niet verwerkt.

Toekomstige jaren

Door bij het keuzemodel vrije velden toe te voegen voor de komende jaren is het mogelijk om meerdere jaren vast te leggen bij de initiële aanvraag. De medewerker legt dan voor de komende jaren vast hoeveel uur hij of zij wil gaan sparen. De registratie van toekomstige jaren is daarmee aanwezig in Profit en kan door middel van een analyse eens per jaar worden opgehaald en geïmporteerd als nieuwe keuzemodelregel.

Meerjarensparen inrichten in Profit

Als je gebruik wilt maken van de import Keuzemodel verlofsparen moet je gebruik maken van een doel dat gekoppeld is aan het type doel Verlofsparen. Je beschikt standaard over het type doel Verlofsparen.

Vrije tabel Doelen keuzemodel aanvullen:

Voeg de doelen waarvoor je Verlofsparen wilt inzetten toe aan de vrije tabel Doelen keuzetabel.

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Open de eigenschappen van de tabel Doelen keuzetabel.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul een code en een omschrijving in (bijvoorbeeld Sabbatical)

   Herhaal dit voor eventuele andere doelen.

5. Klik op: Voltooien.

Doel Verlofsparen inrichten:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Doel keuzemodel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het doel.
4. Selecteer bij type doel Verlofsparen (6).
5. Selecteer het aantal maanden bij Maanden tussen keuzes. Na het verstrijken van het aantal maanden kan de medewerker een nieuwe aanvraag doen voor het doel. Dit is het aantal maanden dat tussen de aanvragen via de workflow ligt.
6. Vink Maximaal één keuze per kalenderjaar aan, als je de medewerker de aanvraag eenmalig in een kalenderjaar mag doen. Een kalender jaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
7. Vink Keuze bij loonbeslag niet toestaan aan, als je het doel wilt blokkeren als de medewerker een openstaand loonbeslag heeft.
8. Vul het maximumaantal uren dat een medewerker kan verlofsparen in bij Maximumaantal uren.
9. Klik op: Volgende.
10. Wijzig eventueel de prioriteit. De prioriteit is van belang bij keuzes waar uitsluitend verlof wordt gebruikt.
11. Klik op: Voltooien.

Vrije velden toevoegen voor toekomstige jaren:

Om het hele plan van een medewerker vast te kunnen leggen voor je vrije velden toe voor de komende jaren.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de eigenschappen van de functiegroep Medewerker.
3. Klik op Ja bij de melding.
4. Open de eigenschappen van het bestand Medewerker/keuzemodel.
5. Ga naar het tabblad: Velden.
6. Klik op: Nieuw.
7. Selecteer het veldtype Tijdsduur.
8. Geef een Label en een Kolomtekst in voor het veld (bijvoorbeeld Uren 2022).
9. Klik op: Voltooien.

   Herhaal dit voor de overige jaren.

10. Sluit het scherm als je alle jaren hebt toegevoegd.
11. Ga naar het tabblad: Tabbladen.
12. Klik op: Nieuw.
13. Vul een omschrijving in bij Tabblad naam.
14. Plaats de vrije velden, met behulp van de pijltjestoetsen, op het tabblad.
15. Klik op: Opslaan en sluiten.
16. Autoriseer het tabblad voor een gebruiker(sgroep).
17. Sluit de Autorisatie tool.
18. Sluit de Management tool.

    Je moet de vrije velden ook toevoegen bij de functiegroep Profielen In & OutSite.

19. Open de eigenschappen van de functiegroep Profielen In & OutSite.
20. Klik op Ja bij de melding.
21. Open de eigenschappen van bestand Mutatie Medewerker/keuzemodel.
22. Ga naar het tabblad: Tabbladen.
23. Klik op: Nieuw.
24. Vul een omschrijving in bij Tabblad naam.
25. Plaats de vrije velden, met behulp van de pijltjestoetsen, op het tabblad.
26. Klik op: Opslaan en sluiten.
27. Sluit de Management tool.

Profiel toevoegen:

Je kunt een nieuw profiel toevoegen voor meerjarensparen.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter op Type profiel Keuzemodel. Je ziet nu welke profielen al beschikbaar zijn.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul een Naam in (bijvoorbeeld Meerjarensparen).
5. Selecteer het type Keuzemodel.
6. Selecteer eventueel een bestaand profiel bij Gebaseerd op.

   Als je geen bestaand profiel als basis selecteert klik je op Volgende en vul je de overige velden in.

7. Klik op: Voltooien.
8. Open de eigenschappen van het profiel.
9. Ga naar het tabblad: Algemeen.
10. Selecteer het Doel.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Keuzemodel verlofsparen importeren:

Als je van alle medewerkers hebt geïnventariseerd wat ze voor het komende jaar willen sparen kan je het keuzemodel verlofsparen importeren.

Voor het jaar waarvoor je verlofsparen wilt importeren, moeten verlofsoorten zijn toegevoegd. Bepaal hierbij op welke verlofsoort de gespaarde uren terecht moeten komen (doel) en van welke verlofsoort de uren afgeboekt worden (bron). De bronuren zullen vaak bijvoorbeeld de bovenwettelijke uren zijn, die je eventueel toevoegt aan een samengestelde verlofsoort die je voor keuzemodel gebruikt.

Let op!

Denk goed na over wat je importeert. Vooral met betrekking tot de vrije velden op de keuzemodelregels. Laat bijvoorbeeld de vrije velden alleen invullen door de medewerker in de oorspronkelijke aanvraag. Importeer ze niet bij de nieuwe (geimporteerde) regels. Op deze manier kan je het jaar erop weer dezelfde analyse gebruiken, en krijg je geen dubbele regels voor hetzelfde plan.

1. Ga naar: HRM / Beheer / Import medewerker payroll / Keuzemodel verlofsparen.

Gevolgen voor bestaande klanten:

Let op:

Voor klanten die vóór Profit 20 al inrichting hadden gedaan voor het meerjarensparen via keuzemodel, gebaseerd op type doel Verlof kopen. De bestaande keuzes van medewerkers worden niet aangepast. Dat betekent dat de bestaande keuzes blijven staan op het type doel ‘Verlof kopen’ en dat hierbij de zogenaamde "Payroll-velden" gevuld blijven worden. Dit kan geen kwaad, maar is wel zichtbaar als een verschil tussen de oude en de nieuwe werkwijze.

Om ervoor te zorgen dat het type doel Verlofsparen ook gekoppeld is aan een bestaand profiel moet je de eigenschappen van het profiel openen en het weer opslaan. Je hoeft geen wijzigingen aan te brengen.

InSite inrichten:

Controleer de opmaak van de bestaande pagina op InSite. Waarschijnlijk zijn geen wijzigingen nodig, maar bij veel eigen afwijkingen in de opmaak van de pagina is het goed om deze opnieuw te bekijken.