Onboarden met contractvoorstel (Profit)

De workflow Onboarden met contractvoorstel biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze nieuwe workflow. De uitvraag kan vanuit de workflow worden gestart en het onboarden proces wordt vervolgd zodra de benodigde informatie is aangeleverd door de sollicitant.

Genereer allereerst het contractvoorstel voor de sollicitant, zodat hij/zij netjes op de hoogte is voor je verder het proces in gaat. De arbeidsovereenkomst wordt gegeneerd zodat deze digitaal ondertekenend kan worden door zowel de werkgever als medewerker.

Tenslotte is het ook mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status onboarden. Denk aan ingestuurd, in behandeling, ter ondertekening, ondertekend en geregistreerd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Aanvullende gegevens compleet

  Wanneer de uitgevraagde aanvullende gegevens compleet zijn, wordt conditioneel de draaiboektaak documenten gestart.
  Zijn de aanvullende gegevens incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder. Ook de instuurder wordt hiervan op de hoogte gebracht en kan naar wens contact opnemen met de sollicitant.

• Geen actie op lopend dienstverband

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• Geen verplichte draaiboektaken aanwezig

  Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder.

• Lopend dienstverband is beëindigd

  Deze conditie controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• Lopend dienstverband moet beëindigd worden

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• Reminder

  Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder.

Speciale acties

Er zijn 10 speciale acties: Afkeuren onboarden, Bijlage(n) ondertekenen, Draaiboek documenten genereren, Lopend dienstverband beëindigen, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Openstaande draaiboektaken verwijderen, Opnieuw insturen onboarden, Registreren onboarden, Uitvragen aanvullende gegevens, Verzenden e-mail portaltoegang.

Waarom welke stappen?

Beoordelen

Controleer de ingevoerde gegevens goed. Deze gegevens worden overgenomen in het contractvoorstel. Ben je het niet eens met de mutatie? Keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing.

• Je hebt de keuze uit de actie: ‘Akkoord, genereer contractvoorstel’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Ben je wel akkoord dan wordt het contactvoorstel gegenereerd. Het document ‘Contractvoorstel workflowmutatie (Profit)’ is hier gekoppeld in Bijlage.

Contractvoorstel controleren

Controleer het contractvoorstel en vul deze aan waar nodig. Na akkoord, wordt het document als PDF aangeboden aan de sollicitant. Daarnaast wordt met deze taak de portaltoegang voor de sollicitant geregeld en wordt de sollicitant op de hoogte gebracht hiervan.

• De speciale actie ‘Verzenden e-mail portaltoegang’ wordt gestart.

Beoordelen contractvoorstel

Het contractvoorstel staat voor je klaar. Ben jij ook akkoord met het voorstel, klik dan op de knop 'Akkoord'.
Ben je het niet eens met het document, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• De sollicitant heeft de keuze uit de actie: ‘Akkoord’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan de beoordelaar de mutatie aanpassen aan de hand van jouw onderbouwing, om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Ben je wel akkoord dan gaat het onboarden proces verder met het aanvullen van aanvullende gegevens, waaronder jouw persoonsdocumenten.

Aanvullende gegevens uitvragen

Deze taak wordt conditioneel afgehandeld. Met deze speciale workflowactie wordt het uitvragen van aanvullende gegevens gestart. Hierbij worden de draaiboektaken gegenereerd voor de sollicitant.

• De speciale actie ‘Aanvullende gegevens uitvragen’ wordt gestart.

Wacht op aanvullende gegevens

Wanneer de uitgevraagde aanvullende gegevens compleet zijn, wordt conditioneel de draaiboektaak documenten gestart. Zijn de aanvullende gegevens incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een Mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder. Ook de instuurder wordt hiervan op de hoogte gebracht en kan naar wens contact opnemen met de sollicitant.

• De speciale actie ‘Draaiboek documenten genereren’ wordt gestart of er wordt een herinnering verstuurd middels de conditionele actie: ‘Herinnering versturen’. Er wordt in deze actie een mail verstuurd aan de sollicitant. Berichtsjabloon: ‘Workflowtaak: Reminder openstaande taak onboarden’. Tevens gaat er een Ter info naar de instuurder.

Wachten op verplichte draaiboekitems

Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een Mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder.

• De conditionele actie: ‘Compleet verplichte draaiboekitems’ wordt gestart of er wordt een herinnering verstuurd middels de conditionele actie: ‘Herinnering versturen’. Er wordt in deze actie een mail verstuurd aan de sollicitant. Berichtsjabloon: ‘Workflowtaak: Reminder openstaande taak onboarden’. Tevens gaat er een Ter info naar de instuurder.

Beoordelen contract

Controleer de ingevoerde gegevens goed. Deze gegevens worden overgenomen in de overeenkomst die ter ondertekening zal worden aangeboden aan de tekenbevoegden. Tijdens het genereren van de overeenkomst wordt bepaald op bais van 'actie lopend dienstverband' of er een dienstverband moet worden afgesloten. Deze workflow wordt conditioneel opgestart. Ben je het niet eens met de mutatie? Keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Instuurder krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je hebt de keuze uit de actie: ‘Akkoord, geneer de overeenkomst’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Het kan voorkomen dat je na aanpassing de draaiboektaken die al gegeneerd zijn, wilt verwijderen, zodat deze opnieuw gegenereerd worden obv jouw nieuwe mutatie. Na deze actie kom je terug bij de taak ‘Aanvullende gegevens uitvragen’. Ben je wel akkoord de Arbeidsovereenkomst gegenereerd. Het document ‘Arbeidsovereenkomst indienst worklfow mutatie’ is hier gekoppeld in Bijlage.

Lopend dienstverband beëindigen

Op basis van de condities wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• De speciale actie: ‘Lopen dienstverband beëindigen’ wordt gestart of de conditionele actie ‘Geen actie op lopend dienstverband’ wordt gestart.

Arbeidsovereenkomst controleren

Controleer het document en vul dit aan waar nodig. Na akkoord, wordt het document als PDF ter ondertekening aangeboden aan de tekenbevoegde(n) en de medewerker. Na ondertekening wordt de mutatie daadwerkelijk geregistreerd in Profit. Ben je het niet eens met de mutatie? Klik dan op 'Document niet akkoord' inclusief een goede onderbouwing. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

• Je kunt kiezen uit de actie ‘Document akkoord voor ondertekening’ wordt gestart. Alle bijlagen worden dan in deze actie geconverteerd naar PDF, of je kiest voor de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening leidinggevende

Beoordeel of het bijgevoegde document akkoord is. Als je op de knop 'Akkoord en ondertekenen' klikt, kun je het document digitaal ondertekenen. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen vullen. Na de digitale ondertekening zal de overeenkomst ter ondertekening aangeboden worden aan de medewerker. Ben je het niet eens met het document, keur dit dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening sollicitant

Je nieuwe werkgever is akkoord en heeft het document digitaal ondertekend. Ben jij ook akkoord met het document? Klik dan op de knop 'Akkoord en ondertekenen' om ook jouw digitale handtekening te zetten. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen geven. Ben je het niet eens met het document, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, gaat de taak door naar Personeelszaken om de getekende bijlage te kunnen verwijderen of terug te zetten wanneer deze tocht wel goed blijkt te zijn.

Controle lopend dienstverband beëindigd

Deze taak controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• De conditie bepaalt of het dienstverband is beëindigd of dat er geen dienstverband is om te beëindigen. In beide gevallen zal de speciale actie ‘Registreren’ gestart worden.

Registreren

Na ondertekening wordt de mutatie automatisch (conditioneel) afgehandeld en verwerkt in Profit.