Sollicitatie onboarden met e-mail (Profit)

Met de workflow Sollicitatie onboarden met e-mail ben je in staat om het sollicitatieproces volledig digitaal af te handelen. Van het uitnodigen tot aan het in dienst nemen. In deze workflow wordt ook de e-mail voor portaltoegang verzonden.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: De statustabel sollicitatie is gekoppeld en je ziet de statussen Open, Aangenomen en Afgewezen terug in de workflow

Condities

Deze workflow bevat geen condities.

Speciale acties

Er zijn twaalf speciale acties: Aanmaken sollicitant, Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang, Afwijzen sollicitant, Andere vacature koppelen, In dienst/Onboarden sollicitant, Opvragen aanvullende gegevens sollicitant, Sollicitant beoordelen, Sollicitant beoordeling beëindigen, Sollicitant en portaltoegang bijwerken, Uitnodigen sollicitant, Verzenden e-mail portaltoegang en Verzoek om extra informatie van sollicitatie. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

De actie In dienst nemen / onboarden doet het volgende:

1. Het hoogt het "aantal in dienst genomen sollicitanten" van de vacature op. Deze waarde wordt gebruikt voor het automatisch afsluiten van de vacature. Je kunt bij de vacature "Vacature automatisch afsluiten" instellen. Dan moet je ook een aantal sollicitanten en een status opgeven.

   

2. Als je de in dienst of onboarden registreert en deze heeft als aanleiding een sollicitatie workflow (die in een stap zit waarbij de actie "In dienst nemen / onboarden" mogelijk is), dan wordt die actie automatisch uitgevoerd zodat tegelijk met het afronden van in dienst/onboarden ook de sollicitatie wordt afgerond.

De actie Andere vacature koppelen sluit de originele sollicitatie en maakt een nieuwe sollicitatie aan op de gekozen vacature. De status van de originele sollicitatie wordt aangepast naar 'Afgewezen' op het moment dat de workflow wordt afgesloten. Daarnaast wordt het veld 'Datum afgewezen' gevuld met de datum waarop de workflowactie is uitgevoerd.

Waarom welke stappen?

Automatisch registreren

Met behulp van deze workflowactie worden de gegevens van de persoon en de sollicitant bijgewerkt op basis van de gegevens die zijn ingevuld bij de sollicitatie en wordt ook portaltoegang verleend.

E-mail portaltoegang verlenen

Met deze actie wordt de e-mail portaltoegang verstuurd aan de sollicitant.

Beoordelen

De verantwoordelijke van de vacature beoordeelt de sollicitatie. Het verdere verloop van het in dienst/onboarden proces pak je op vanaf de stamkaart van de sollicitant.