Factuurvoorstel vanuit projecten (Profit) workflow

Met deze workflow kunnen medewerkers van een organisatie zelf een factuurvoorstel aanmaken en insturen bij de klant voor goedkeuring. De goedkeuring verloopt via een workflow in InSite en OutSite. Nadat het voorstel is goedgekeurd, kan een factuur worden aangemaakt en verstrekt aan de klant.

Deze workflow is vooral bedoeld voor organisaties zoals gemeentes en universiteiten, waar voorheen veel handmatige stappen nodig waren bij het maken van verkoopfacturen.

Het gaat om type dossieritem -193 Factuurvoorstel (Profit).

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

De workflow wordt gestart via de actie Factuurvoorstel aanmaken in InSite. Dit gebeurt na het aanmaken van een nieuw factuurvoorstel met behulp van de boekingslay-out Aanpassen mijn factuurvoorstel InSite. Deze staat op de AFAS-versie van de pagina "Projectenportaal" en "CRM Portaal". Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling. De workflow is gekoppeld aan de boekingslay-out Aanpassen mijn factuurvoorstel InSite.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Altijd: Deze conditie zorgt ervoor dat acties en rollen standaard beschikbaar zijn.
• Geblokkeerd: Bij geblokkeerde situaties worden bepaalde acties of rollen niet getoond of uitgevoerd.

Er zijn geen conditionele afhandelingen van taken.

Speciale acties

Er zijn 7 speciale acties in deze workflow:

1. Factuurvoorstel insturen: start de workflow en maakt een dossieritem aan.
2. Goedkeuren factuurvoorstel: zet de status van het voorstel op Definitief.
3. Afkeuren factuurvoorstel: zet de status op Afgekeurd.
4. Opnieuw insturen factuurvoorstel: maakt het mogelijk een afgekeurd voorstel opnieuw in te sturen.
5. Aanmaken factuur: maakt van het voorstel een projectfactuur.
6. Verstrekken factuurvoorstel: stuurt het factuurvoorstel naar de klant ter beoordeling.
7. Verstrekken factuur: stuurt de uiteindelijke factuur naar de klant.

Waarom welke stappen?

De workflow is zo ingericht dat er meerdere beoordelingsmomenten zijn, zodat de kwaliteit van de factuur gewaarborgd blijft:

• Insturen: de aanvrager start zelf de workflow via InSite. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
• Ter beoordeling factuurvoorstel: de projectleider controleert of het voorstel inhoudelijk klopt.
• Ter beoordeling klantportal: de klant controleert de facturatiegegevens en geeft eventueel een PO-nummer mee voor op de factuur.
• Factuur aanmaken: gebeurt automatisch na goedkeuring.
• Factuur verstrekken: de factuur en/of het voorstel worden via de standaardinstellingen verstuurd.

Het dossieritem dat tijdens het insturen wordt aangemaakt, bevat alle benodigde bijlagen voor de goedkeuring. Het type dossieritem is ‘Factuurvoorstel’. De workflow maakt geen gebruik van gekoppelde berichtsjablonen of documenten binnen de acties.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee