Declarabiliteit ESS

Met het dashboard declarabiliteit krijg je inzicht in het budget en de realisatie op basis van de geboekte nacalculatie. De uren worden ingedeeld in verschillende werksoortgroepen.

De ingelogde InSite-gebruiker moet gekoppeld zijn aan een medewerker.

Inrichting voordat het Dashboard Declarabiliteit gebruikt kan worden.

Voordat het dashboard gebruikt kan worden, moeten er verschillende zaken ingericht worden in Profit.

Het gaat hierbij om twee onderwerpen:

Werksoortgroepen
KPI tabel

Werksoortgroepen

Een werksoortgroep kan toegevoegd worden via Projecten / Item / Groepering / Werksoortgroep.

Bij het toevoegen van een werksoortgroep is de code en de omschrijving van een werksoortgroep vrij te bepalen, met uitzondering van het veld Type werksoortgroep. Een Type werksoortgroep moet gekoppeld worden aan een werksoortgroep. Hierbij zijn er 3 keuzes:

Direct facturabel
Direct niet facturabel
Indirect

Direct facturabel: Een werksoortgroep van het type ‘Direct facturabel’ wordt gekoppeld aan werksoorten die rechtstreeks doorbelast worden aan een verkooprelatie. De werksoortgroepen van het type ‘Direct facturabel’ worden gekenmerkt als declarabele uren.

Voorbeeld: voeg een werksoortgroep ‘Consultancy’ toe om alle werksoorten te groeperen die met consultancy te maken hebben, zoals ‘junior consultancy’, ‘senior consultancy’, etc.

Direct niet facturabel: Een werksoortgroep van het type ‘Direct niet facturabel’ wordt gekoppeld aan werksoorten die niet rechtstreeks doorbelast worden aan een verkooprelatie. Dit kan betekenen dat die uren op een andere manier doorbelast worden, of in het geheel niet doorbelast worden. Het verschil van ‘Direct niet facturabel’ met ‘Indirect’ is dat de werksoortgroepen met type ‘Direct niet facturabel’ gekenmerkt worden als declarabele uren.

Indirect: Een werksoortgroep van het type ‘Indirect’ wordt gekoppeld aan indirecte werksoorten. Deze worden gekenmerkt als niet-declarabel.

Let op:

Nadat de werksoortgroepen toegevoegd zijn, moeten deze gekoppeld worden aan de aanwezige werksoorten.

KPI tabel

Het budget wordt vastgelegd per medewerker/werksoortgroep in de KPI tabel. De periode waarin het budget vastgelegd wordt is per maand. Het is mogelijk om zowel een bedrag als een aantal vast te leggen in het budget, maar het is ook mogelijk om alleen een aantal of alleen een bedrag vast te leggen. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld voor de direct facturabele werksoortgroepen een aantal en een bedrag vast te leggen en voor de indirecte werksoortgroepen alleen een aantal.

De KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep’ kan vastgelegd worden via Algemeen / Inrichting / KPI-tabel.

Dubbelklik op de KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep’ ga naar het tabblad KPI regels en klik op Nieuw.

Let op:

Om de KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep’ op een snelle manier te vullen, wordt aangeraden om deze KPI te importeren.

Het importeren van deze KPI kan via Algemeen / Beheer / Import / KPI-regel.

Bij het vastleggen van de importdefinitie is de volgende informatie van belang:

KPI ID: stel dit veld in als vaste waarde met de waarde 1.
KPI Type ID: stel dit veld in als vaste waarde met de waarde 1.

De volgende velden zijn van belang bij het importeren van de KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep’:

Medewerker
Werksoortgroep
Jaar
Maand
Aantal
Bedrag

De overige velden kunnen voor deze KPI buiten beschouwen gelaten worden.

Inhoud

Declarabiliteit

In dit dashboard worden alleen cijfers weergegeven die met een budget vastgelegd zijn in de KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep'.

Standaard wordt gefilterd op de huidige maand in het veld ‘T/m periode’.

Wat kan je selecteren

Op dit werkblad kan gekozen worden voor Aantal of Bedrag. Standaard worden op dit werkblad bedragen getoond.

KPI's

De volgende KPI’s zijn aanwezig op dit werkblad:

Declarabel budget

Dit is het totale budget dat vastgelegd is in de KPI ‘Declarabiliteit: budget per medewerker / werksoortgroep’ en bevat alleen de budgetten van de werksoortgroepen met het type Direct facturabel en Direct niet facturabel (beide types bij elkaar vormen de declarabele uren).

Declarabel realisatie

Dit is de totale nacalculatie en bevat alleen de nacalculatie van de werksoortgroepen met het type Direct facturabel en Direct niet facturabel (beide types bij elkaar vormen de declarabele uren). Dubbelklik op deze KPI om naar het werkblad Declarabiliteit per medewerker te gaan.

% Declarabel o.b.v. bedrag

Dit is het percentage declarabele uren ten opzichte van de totale uren.

Let op:

Als bij het budget van de indirect werksoortgroepen alleen op Aantal gebudgetteerd wordt, dan is dit percentage 100 % als dit werkblad in bedragen getoond worden. Om het percentage in aantal uren weer te geven, moet eerst op de knop Aantal geklikt worden.

Beschikbare uren t/m

In deze KPI wordt het aantal uren dat nog beschikbaar is tot en met de geselecteerde maand. Daarnaast wordt het aantal beschikbare dagen weergegeven. Het aantal beschikbare dagen wordt berekend door het aantal uren te delen door 8 uur.

Let op:

Bij het berekenen van de beschikbare uren wordt er vanuit gegaan dat tot en met de huidige datum (=vandaag) niet meer beschikbaar zijn. Dit betekent dus dat de beschikbare uren als volgt berekend worden:

Roosteruren -/- Nacalculatie

Hierbij wordt dan alleen rekening gehouden met de dagen in de toekomst (datum is groter dan vandaag) en tot en met de geselecteerde maand.

Dubbelklik op deze KPI om naar het werkblad ‘Beschikbare en geboekte uren’ te gaan, waar de details weergegeven worden.

Naast deze KPI’s zijn er nog twee grafieken aanwezig op dit werkblad:

Urenverdeling

Dit is een draaitabel waarin per type en werksoortgroep het budget (bedrag of aantal), de realisatie (bedrag of aantal) en de percentuele verdeling weergegeven wordt. De velden Type en Werksoortgroep kunnen eventueel versleept worden om bijvoorbeeld de werksoortgroepen vooraan te zetten i.p.v. de types.

Declarabiliteit per maand

In deze grafiek wordt per maand het budget en de realisatie weergegeven. Het gaat hier om het declarabele budget en realisatie. Dit zijn de werksoortgroepen van het type ‘Direct facturabel’ en ‘Direct niet facturabel’.

Declarabiliteit per medewerker

Op dit werkblad wordt inzicht gegeven in de declarabiliteit per medewerker. Er kan gekozen worden om de declarabiliteit van de geselecteerde periode weer te geven, tot en met de geselecteerde periode weer te geven of voor het gehele jaar (het jaar van de geselecteerde maand).

In de draaitabel wordt de medewerker, het type, de werksoortgroep en de werksoort weergegeven. Op basis van deze dimensies wordt het budget en de realisatie weergegeven. Ook wordt het percentage in de vorm van een kleine grafiek weergegeven. Er kan genavigeerd worden door het organigram.

De volgende KPI’s worden weergegeven:

Declarabel budget

Declarabel realisatie

Dit is de totale nacalculatie en bevat alleen de nacalculatie van de werksoortgroepen met het type Direct facturabel en Direct niet facturabel (beide types bij elkaar vormen de declarabele uren).

Beschikbare en geboekte uren

Op dit werkblad krijg je inzicht in de beschikbare en geboekte uren.

Standaard worden de beschikbare uren getoond, waarbij alleen de toekomstige maanden weergegeven worden in werkdagen (weekenden worden alleen weergegeven als gekozen wordt voor Alle dagen). De beschikbare uren worden weergegeven per maand, maar er kan ook gekozen worden om ze per week weer te geven.

In de draaitabel worden de beschikbare uren weergegeven per OE en medewerker. Er kan een specifieke maand of week gefilterd worden, dan worden de beschikbare (of geboekte) uren weergegeven per dag voor die specifieke maand of week.

Dit ziet er als volgt uit:

Alleen de toekomstige dagen worden weergegeven met de beschikbare uren. Is een dag niet meer beschikbaar (Roosturen -/- Nacalculatie = 0), dan wordt die dag als grijs vlak weergegeven. Is er op een dag meer nacalculatie geboekt dan er roosteruren zijn, dan wordt deze dag als grijs vlak getoond inclusief het negatieve aantal uren in het rood. Is het aantal roosteruren groter dan de geboekte nacalculatie, dan wordt het aantal beschikbare uren weergegeven.

Uitgebreid

Op het tabblad Uitgebreid vind je per medewerker de uitgebreide gegevens, zoals afdeling, functie en woonplaats. Verder de volgende berekeningen:

KPI Budget: het budget dat vastgelegd is in de KPI tabel.
Realisatie: de totale realisatie vanuit de Nacalculatie.
Direct facturabel: de nacalculatie die is gekoppeld aan werksoortgroepen van het type DFA (Direct facturabel).
Direct niet facturabel: de nacalculatie die is gekoppeld aan werksoortgroepen van het type DNF (Direct niet facturabel).
Indirect: de nacalculatie die is gekoppeld aan werksoortgroepen van het type IND (Indirect).
% Declarabel: de nacalculatie die is gekoppeld aan werksoortgroepen van het type DFA (Direct facturabel) en DNF (Direct niet facturabel) gedeeld door de nacalculatie die is gekoppeld aan zowel DFA, DNF als IND.
Beschikbare dagen: de beschikbare uren uit de bezetting gedeeld door 8.