Wet toezicht accountantsorganisaties (WTA)

Zowel accountantskantoren die met de Wet toezicht accountantsorganisaties (WTA) te maken hebben, als kleinere kantoren die naar meer efficiency en verhoging van de kwaliteit streven kiezen voor de WTA oplossing van AFAS:

  • WTA compliant
  • Minder consult uren
  • Niet alle processen hoeven zelf in kaart te worden gebracht
  • Documentbeheer, archief
  • Inzicht in werkprocessen (Workflowflow management)
  • Inzicht in klanten, CRM

Digitale dossiervorming

Het vastleggen van rapportages, analyses en correspondentie in een digitaal dossier in een goed beveiligde database is een eerste stap voor een WTA-compliant kantoor. Op deze manier is alles overzichtelijk gerangschikt per cliënt en dus voor iedereen terug te vinden. Als deze gegevens digitaal worden vastgelegd in één database verzeker je jezelf ervan dat je altijd met de laatste (en dus juiste) gegevens werkt. Door filterautorisatie kun je zelf nauwgezet bepalen wie wat mag inzien en welke dossiers voor bepaalde medewerkers gesloten blijven!

Cliëntenadministratie

De core business is in Profit Accountancy volledig geborgd. AFAS levert je één complete productrange voor al de werkzaamheden: de interne kantoorautomatisering én de automatisering ten behoeve van de ondersteuning van de cliënten. En alles geïntegreerd natuurlijk, zodat je administratieve zaken slechts eenmalig vastlegt. Dat bevordert de efficiency binnen je kantoor en houdt de zaken beheersbaar. Alle gegevens van de cliënten zijn in één oogopslag beschikbaar en verzameld, zodat zoeken tot het verleden behoort.

Workflow

Standaard in Profit Accountancy: Workflowmanagement. Met deze functionaliteit leg je een bedrijfsproces vast in een Workflow (werkstroom ofwel werkprocedure).

De Workflow genereert verschillende taken en acties aan de hand van door jou vastgelegde stappen. Er wordt bepaald wie een taak uit moet voeren, welke taak dat is en wanneer de taak uitgevoerd moet worden.

Je kunt zélf Workflows maken, aanpassen en toekennen aan de medewerkers. Alle activiteiten die door de Workflow heen stromen worden ook weer automatisch vastgelegd in het digitale dossier. Op deze wijze wordt via de Workflow het hele bedrijfsproces doorlopen én uitgevoerd!

De verschillende taken die door een Workflow gegenereerd worden, worden weergegeven als takenlijst in InSite, de intranet-oplossing van Profit. Elke medewerker heeft de beschikking over zijn of haar eigen takenlijst. Zo is voor iedere medewerker duidelijk wat van hem of haar verwacht wordt en kunnen de werkzaamheden beter op elkaar worden afgestemd met als resultaat dat er geen informatie en opdrachten meer verloren gaan. Met een Workflow wordt voor ieder proces een vaste input afgedwongen en door standaardisatie van werkzaamheden een vaste output geborgd! Er is geen beter middel om te garanderen dat processen in het bedrijf lopen zoals ze zouden moeten lopen.

De meegeleverde Workflows zijn:

  • 1 Inkomende administratie
  • 2 BTW proces jaar
  • 3 BTW proces kwartaal
  • 4 BTW proces maand
  • 5 Controleopdracht aanvaarding
  • 6 Controleopdracht continuering
  • 7 Controleopdracht proces
  • 8 ICT applicatiebeheer
  • 9 ICT systeembeheer
  • 10 Inkomende correspondentie
  • 11 Inkomende correspondentie eig kantoor
  • 12 Inkomende correspondentie eig ktr update
  • 13 Inkomende correspondentie eig ktr vertrouwelijk
  • 14 Intern memo met terugmelding
  • 15 Interne memo
  • 16 Jaarrekeningproces
  • 17 Klachtregistratie
  • 18 Medewerker gegevens wijzigen
  • 19 Medewerkermutatie (Profit)
  • 20 Melding AFM per direct
  • 21 Melding AFM per kwartaal
  • 22 Melding ongebruikelijke transactie MOT
  • 23 Onkosten overig Adm
  • 24 Onkosten overig PZ
  • 25 Onkosten reis- en verblijfkosten
  • 26 Onkosten studie- en examenkosten
  • 27 Registratie schending mdwrkr
  • 28 Relatiegegevens wijzigen
  • 29 Terugbel bericht
  • 30 Uitgaande correspondentie
  • 31 Uitgaande correspondentie eigen kantoor
  • 32 Verlofaanvraag

Documentmanagement

Alle documenten kun je centraal en digitaal opslaan. Het vastleggen gebeurt op basis van documentsjablonen, waarin van tevoren is vastgesteld welke personen het document mogen zien of moeten goedkeuren. Het verliezen van documenten of het gemakkelijk verwijderen van e-mails is bij dit documentmanagementsysteem niet mogelijk. Borging van kennis is dan ook gegarandeerd en je bent altijd verzekerd van de laatste versie van een document als gevolg van het ingebouwde versiebeheer.

Van een document dat met een  'historisch sjabloon' is geregistreerd wordt alle historie bewaard. Enkele voorbeelden hiervan zijn de checklists, het kwaliteitshandboek en de vakinhoudelijke literatuur.

Gebruikers kunnen documenten uit het archief raadplegen via de documentencockpit, mits geautoriseerd. In deze documentencockpit kunnen documenten worden opgezocht, de reacties op een document worden bekeken en de voortgang van een document worden geraadpleegd.

Veel klanten die met Profit Documentmanagement werken ontgroeien de fase van kennisdeling en gaan automatisch van meedenken naar meebeslissen. Zo wordt verantwoordelijkheid een gedeelde zaak en wordt de organisatie nog effectiever in het behalen van haar doelstellingen, dankzij de meer gemotiveerde medewerkers.

Om een volledig beeld te geven van de mogelijkheden die Documentmanagement je in het kader van de WTA biedt volgt hier een overzicht van de digitale vastleggingsmogelijkheden:

Kwaliteitsprocedures

  • Kwaliteitsprocedures
  • Gedrags- en beroepscode (GBC)
  • Benoeming/taken Kwaliteitsbeoordelaar (plaatsvervangend -)
  • Benoeming/taken Compliance Officer (plaatsvervangend -)
  • Transparantieverslag accountantsorganisatie
  • Audit

Primaire processen

  • Klant acceptatie
  • Opdracht acceptatie controle client
  • Opdracht continuering controle client
  • Beoordeling onafhankelijkheidsrisico per klant (jaarlijks)
  • Wettelijke controle
  • Uitgaande correspondentie
  • Werken met e-mail

Ondersteunende processen

Ondersteunende processen; met de volgende paragrafen:

  • 1) Nieuwe relaties/contacten
  • 2) Mutatie NAW
  • 3) Crediteringsaanvraag
  • 4) Opzeggingen
  • 5) Aanmaningen debiteuren
  • 6) Registratie incidenten/overtreding procedures door medewerker
  • 7) Melding o.g.v. Wet melding ongebruikelijke transacties (MOT)
  • 8) Registratie o.g.v. Wet identificatieverplichting voor diensten (WID)
  • 9) Melding fraude van materieel belang (klant kan melding voorkomen zie pag 53 9.5, anders melding aan opsporingsambtenaar van de Korps Landelijke PolitieDiensten) / [Frauderichtlijn]
  • 10) Meldingen AFM
  • 11) Klachtafhandeling (zie ook sub inzake klachtenregeling)
  • 12) Personeelszaken aanvraag
  • 13) Jaarlijkse onafhankelijheidsverklaring personeel
  • 14) Toetsing medewerkers
  • 15) Strafrechtelijke incidenten medewerkers (zie pag 11 pt 3.4)
  • 16) Schendingen door medewerkers (zie pag 10 pt 3.3)
  • 17) Aanvraag Algemene dienst
  • 18) Verlofaanvraag
  • 19) Kwaliteitsbeheer / wijzigingsprocedure
  • 20) Aanvraag vergunning WTA (aanvraag, toetsing bestuurders acc-org en externe accountants, t/m  inschrijving in openbaar register)
  • 21) Inwinnen vaktechnische kennis bij externe deskundigen

Bedrijfsdocumenten

  • Leveringsvoorwaarden
  • Handboek huisstijl
  • Werkzaamheden Algemene dienst

Rapportage door Caseware

AFAS Software is een strategische samenwerking met Caseware aangegaan. Caseware is de absolute specialist en marktleider op het gebied van uitgebreide professionele jaarrapportages en werkprogramma's. Een specialistische tak van sport die met name in het licht van de WTA als enorm belangrijk ervaren wordt. Daarom introduceert Caseware  'Controle Manager' voor de WTA en RKB1. Voor meer informatie verwijzen wij je graag naar de website van Caseware: www.caseware.nl.

Cockpits

Cockpitdenken is sterk verankerd in de visie en producten van AFAS. Met één druk op de knop heb je direct inzicht in de status bedrijfskritische processen. Dat is essentieel voor het voeren van een goede en rendabele kantoorautomatisering. AFAS maakt dit inzicht  voor jou mogelijk met bijvoorbeeld de Accountancycockpit.

Je ziet: op deze manier heb je dus altijd op elke plek binnen de organisatie real time inzicht. Denk aan de voortgang van de jaarrekeningen (eventueel uitgesplitst naar IB en Vpb), inzicht in waar jouw kantoor de omzet vandaan haalt: is dat het doen van cliëntadministraties of juist de advisering? Deze cockpit is volledig naar je eigen wensen aan te passen en/of uit te breiden. Uiteraard is er ook een cockpit beschikbaar voor de compliance officer, die meteen inzicht geeft in de processen die belangrijk zijn voor de uitoefening van zijn functie.