Gebruikersgroep autorisatie toevoegen en vullen obv functie (HRM)

Bij deze methode krijgt een gebruiker rechten op basis van zijn actuele functie (in Profit HRM). De koppeling gebruiker - medewerker is essentieel.

Je maakt hiervoor in de Autorisatie tool gebruikersgroepen aan die worden gevuld op basis van functie. Controleer ook de inrichting van workflows en InSite.

Let op:

Vanaf Profit 4 kun je de Autorisatie Auditor gebruiken. Hiermee voorkom je dat gebruikers lid zijn van een bepaalde combinatie van gebruikersgroepen. Dit geldt voor alle situaties waarin een gebruiker lid kan worden van een gebruikersgroep.

Als je de Autorisatie Auditor hebt ingericht. kan gemeld worden dat de gebruikers niet kunnen worden toegevoegd op basis van de audit-controleregels van de Autorisatie Auditor.

Bestaande gebruikersgroep omzetten:

Als een bestaande gebruikersgroep handmatig gevuld wordt, controleer dan eerst of er nog gebruikers aan de gebruikersgroep gekoppeld zijn.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool, tabblad Onderhoud groepen.
2. Selecteer de gebruikersgroep.
3. Als deze op Handmatig staat, kijk dan eerst of er gebruikers in de groep zitten.
4. Verwijder de gebruikers. Hiermee trek je de autorisatie van deze gebruikers op de groep in.

   Als je dit niet doet, worden handmatig gekoppelde gebruikers alsnog verwijderd bij het uitvoeren van de geplande taak Autorisatiegroepen o.b.v. selectie actualiseren.

   

5. Ga verder met de onderstaande stappen.

Gebruikersgroep instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool, tabblad Onderhoud groepen.
2. Open de gebruikersgroep of maak een nieuwe aan.
3. Stel in dat de gevuld wordt op basis van functie.
4. Vink Tijdelijk gebruikersgroep op medewerker toestaan aan, als medewerkers deze gebruikersgroep (rol) tijdelijk mogen krijgen.

   Als je dit toestaat, kan een gebruiker via InSite de rol aanvragen voor tijdelijk gebruik, bijvoorbeeld om bij te springen op een bepaalde afdeling tijdens een drukke periode. Ook een manager kan via InSite een aanvraag doen. Je kunt deze tijdelijke rollen beheren via de eigenschappen van de medewerker.

5. Als een gebruikersgroep wordt gevuld op basis van functie, dan zie je op het tabblad Functies alle gekoppelde werkgevers/functies.

Functies inrichten:

Je bepaalt per werkgever/functie tot welke gebruikersgroepen de functie toegang geeft.

Let op:

Als je de autorisatiegroepen van bestaande functies aanpast, dan zullen deze aanpassingen zo snel mogelijk worden doorgevoerd. Deze aanpassingen gelden ook voor bestaande medewerkers die de functie nu hebben.

In de volgende situaties kan de autorisatie o.b.v. functie van een medewerker wijzigen: Indiensttreding, herindiensttreding, nieuwe functie of nieuwe formatieverdeling.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever, tabblad Functie.
3. Open de functie.
4. Voeg de gebruikersgroepen toe op het tabblad Gebruikersgroep.

   Je kunt alleen gebruikersgroepen toevoegen die worden gevuld op basis van functie.

   

Autorisatiegroep importeren of verwijderen via import:

Je kunt autorisatiegroepen per werkgever/functie importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Functie/Gebruikersgroep. Met deze functie kun je ook autorisatiegroepen verwijderen bij een werkgever/functie.

Vrij inrichting bij een tijdelijke rol:

Je kunt vrije inrichting gebruiken, bijvoorbeeld om de reden van een tijdelijke rol vast te leggen. Hierbij geldt een onderscheid tussen Profit en InSite.

• Profit

  Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool, functiegroep Autorisatie, bestand Medewerker/autorisatierol.

  Let op:

  Je maakt de vrije velden hier aan. De vrije velden kunnen worden gebruikt in Profit en in InSite.

  Maak je een vrij tabblad en plaats je de vrije velden op dit tabblad. Dit tabblad wordt alleen getoond in Profit in HRM / Medewerker / Medewerker, tabblad Autorisatierol. Dit tabblad wordt niet getoond in in InSite.

  

• InSite

  Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool, functiegroep Profielen In- & OutSite, bestand Medewerker/autorisatierol.

  Maak geen vrije velden aan, zie hierboven.

  Ga naar het tabblad Tabbladen, maak een vrij tabblad en plaats de vrije velden op dit tabblad. Dit tabblad wordt alleen getoond in InSite, eigenschappen medewerker/autorisatierol Dit tabblad wordt niet getoond in Profit.

  

  Met deze inrichting kun je het veld bijvoorbeeld vullen bij het aanmaken van een tijdelijke rol bij een medewerker.

  

Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling

Als de functionaliteit Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling is geactiveerd, dan wordt er gekeken welke functie de medewerker heeft op basis van de actuele gegevens per formatieverdeling.