Gegevensverzamelingen

Gegevensverzamelingen zijn de schakel tussen de Profit-database en de gegevens die getoond worden in uitvoer, zoals weergaven, analyses, rapporten en GetConnectoren.

De database bevat een groot aantal tabellen, deels met technische gegevens. Deze gegevens worden toegankelijk gemaakt en verrijkt met berekende gegevens via gegevensverzamelingen.

Bij het maken of aanpassen van bijvoorbeeld een rapport of analyse benader je de database niet rechtstreeks, maar via een gegevensverzameling. Door deze aanpak is database-kennis niet nodig voor het samenstellen van output in Profit.

Je kunt geen gegevensverzamelingen toevoegen. Als je bijvoorbeeld een rapport toevoegt of wijzigt, kun je de gegevensverzameling van het rapport wel wijzigen, zodat deze de gewenste output geeft. De aanpassing in de gegevensverzameling geldt dan alleen voor het rapport waarmee je bezig bent, niet voor andere rapporten die op dezelfde gegevensverzameling gebaseerd zijn.

Bij het openen van een gegevensverzameling via Algemeen / Beheer / Gegevensverzameling kun je de volgende melding krijgen: "Het niveau waarop je zaken aan kunt passen (onderhoudsniveau: Klant) is lager dan het niveau van het geselecteerde item (onderhoudsniveau: Profit). Hierdoor kunnen er geen aanpassingen worden gedaan". Dan komt dit doordat je zelf geen gegevensverzamelingen kunt toevoegen.

Beschrijving

Alle gegevens die je in Profit vastlegt, worden opgeslagen in een database. De database bevat tabellen met onderlinge relaties, zoals financiële mutaties - debiteuren - btw-codes, werkgevers - medewerkers - verzuimmeldingen, etc. Een gegevensverzameling haalt gegevens uit de database en zorgt ervoor dat deze gegevens op de juiste manier worden gecombineerd, gefilterd, verdicht, etc. De gegevensverzameling verrijkt als het ware de gegevens uit de database. Deze gegevens kun je onder andere presenteren in een weergave, rapport, analyse of bestand.

Voorbeeld:

De tabel Openstaande posten debiteur in de database bevat per openstaande post onder andere de boekingsdatum. In een weergave met openstaande posten verschijnt echter ook de ouderdom in dagen, een gegeven dat niet in de database staat. Profit bepaalt de ouderdom elke keer als dit nodig is. De ouderdom is beschikbaar als berekend gegeven in de gegevensverzameling.

Bij medewerkers is per medewerker de geboortedatum bekend, maar niet de leeftijd. De leeftijd wordt automatisch berekend en is beschikbaar in diverse gegevensverzamelingen.

De onderstaande afbeelding geeft het proces schematisch weer.

Voorbereiding

  • Autorisatie controleren

    Om gegevensverzamelingen te mogen toevoegen en bewerken heb je de juiste autorisatie nodig.

Werkwijze