Dashboard Budgethouder (niet geautoriseerd)

Dit dashboard geeft inzicht in de budgetten en de realisatie van de verbijzonderingen en/of grootboekrekeningen waarvoor een budgethouder verantwoordelijk is.

Het dashboard is niet geautoriseerd en daarom moet er altijd één budgethouder gefilterd worden. Zodoende zie je, als directie of management, precies hetzelfde als de betreffende budgethouder.

In dit dashboard kan vanaf het niveau van de rapportagestructuur steeds ingezoomd worden op de details, tot op mutatieniveau. Hierbij heb je inzicht in het budget, het gerealiseerde bedrag (besteed of ontvangen), het verschil, de eventuele reserveringen en verplichtingen die nog besteed moeten worden en het nog te besteden of nog te ontvangen bedrag.

Je ziet de stand tot en met de huidige periode of de stand tot en met de afgesloten periode (mocht daarmee gewerkt worden). Daarnaast is het mogelijk om zelf een periode te selecteren tot en met je de gegevens wilt zien. Verder is er nog een werkblad aanwezig waarop je gedetailleerd inzicht hebt in de budgetten van de kosten en de opbrengsten.

Aandachtspunten

Hou in dit dashboard rekening met de volgende punten:

Er moet altijd één budgethouder gefilterd worden.
Budgeteer je op verschillende verbijzonderingsassen, dan moet er ook altijd één verbijzonderingsas gefilterd worden.
Het is aan te raden om zowel alle kosten als alle opbrengstrekeningen te budgetteren. Kostenrekeningen worden in Profit positief gebudgetteerd (oftewel debet) en opbrengstrekeningen worden in Profit negatief gebudgetteerd (oftewel credit).

Inhoud

Budgetoverzicht

Het werkblad Budgetoverzicht ziet er als volgt uit:

Wat kan je selecteren

Je kunt t/m periode, budgethouder, verbijzonderingsas en administratie. Standaard is de huidige periode zichtbaar.

Het budgetoverzicht kan tot en met drie verschillende perioden geraadpleegd worden, namelijk:

Huidige periode

Het budgetoverzicht wordt tot en met de huidige periode weergegeven. De huidige periode is de periode waarin de datum van vandaag valt.

Afgesloten periode

Het budgetoverzicht wordt tot en met de afgesloten periode weergegeven. De afgesloten periode wordt bepaald op basis van de maximum periode die geblokkeerd is. Dit wordt gecontroleerd voor zowel de periodetabel als de geblokkeerde perioden per administratie. Voor beiden wordt het maximum bepaald en dan wordt voor die twee ook weer het maximum bepaald.

Zelfgekozen periode

Het budgetoverzicht wordt tot en met de periode weergegeven die gefilterd wordt in het veld T/m periode. Op deze manier kan je zelf bepalen welke eindperiode er gehanteerd moet worden in het dashboard.

Let op!

Het kan dus zijn dat de maximum afgesloten periode in de toekomst ligt. Dan word je aangeraden om of de toekomstige jaren in de periodetabel te verwijderen, of te deblokkeren. Verwijderen is niet erg, want de jaren worden automatisch toegevoegd mocht dat nodig zijn!

In het dashboard moet er één budgethouder gefilterd worden. Werk je met meerdere verbijzonderingsassen en je budgetteert ook op meerdere verbijzonderingsassen, dan moet je ook op één verbijzonderingsas filteren.

De grootboekrekeningen worden, waarvoor de gefilterde budgethouder verantwoordelijk is, weergegeven in de rapportagestructuur. Dit is vooral van belang als de budgethouder verantwoordelijk is voor een gehele kostenplaats (bijvoorbeeld een hele vestiging of een geheel filiaal).

In het overzicht met de rapportagestructuur worden de volgende gegevens weergegeven:

Budget

Het budget van het betreffende niveau in de rapportagestructuur. Uiteindelijk is het meest gedetailleerde niveau het niveau van de grootboekrekening.

Besteed / Ontvangen

Dit is het gerealiseerde bedrag. Voor kostenrekeningen is dit het bestede bedrag en voor opbrengstrekeningen is dit het ontvangen bedrag.

Verschil

Dit is het verschil tussen het Budget en het Besteed / Ontvangen bedrag. Mocht het budget overschreden zijn, dan wordt het verschil rood gemarkeerd.

Reservering / verplichting

Dit is het bedrag dat gereserveerd is of dat verplicht is. Dit zijn in de meeste gevallen kosten die al gereserveerd zijn via een reservering, of kosten waarvoor al een verplichting is aangegaan met een specifieke leverancier door het vastleggen van een verplichting.

Nog te besteden / Nog te ontvangen

Het verschil minus de Reservering / verplichting is het nog te besteden / nog te ontvangen bedrag. Als dit bedrag het budget overschrijdt, dan wordt het bedrag rood weergegeven.

Onder het budgetoverzicht met de rapportagestructuur worden de financiële mutaties weergegeven die de grondslag vormen voor de weergegeven bedragen. Wordt er een bepaald niveau in de rapportagestructuur gefilterd, dan worden ook alleen die betreffende financiële mutaties weergegeven.

Is de financiële mutatie een inkoopfactuur of verkoopfactuur? Dan zijn de velden Debiteur / crediteur en Factuurnummer gevuld. Het veld factuurnummer is dan een hyperlink. Klik op de hyperlink om de eigenschappen van de inkoopfactuur of verkoopfactuur te openen in InSite. Op deze manier heb je inzicht in de daadwerkelijke inkoopfactuur of verkoopfactuur (tot op PDF niveau).

Inzicht in kosten

In dit werkblad wordt inzicht gegeven in het budget voor de kosten.

Wat kan je selecteren

Je kunt t/m periode, budgethouder, verbijzonderingsas en administratie. Standaard is de huidige periode zichtbaar.

Er zijn twee visualisaties aanwezig op dit werkblad, namelijk een tabel met de grootboekrekeningen waarvoor de betreffende budgethouder verantwoordelijk is en een grafiek waarin je het budget kan vergelijken met de realisatie.

Tabel Kosten budget per grootboekrekening

De tabel waarin per grootboekrekening inzicht wordt gegeven in het kostenbudget. Deze tabel bevat de volgende gegevens:

Grootboekrekening

Het nummer en de omschrijving van de grootboekrekening. Er worden in deze tabel alleen kostenrekeningen (type rekening is 4 – Kosten) weergegeven.

Budget

Het budget van de betreffende grootboekrekening.

Besteed

Dit is het saldo van de gerealiseerde kosten (besteed).

Reservering / verplichting

Dit is het saldo van de verplichtingen, de verplichtingen op de reserveringen en de reserveringen.

Nog te besteden

Dit is de ruimte die er nog over is om nog vrij te besteden als het bedrag positief is. Dit is het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met het bestede bedrag en de reserveringen en verplichtingen. Is dit saldo negatief, dan is het kosten budget overschreden en wordt dit bedrag met een rode kleur weergegeven.

Grafiek Kosten budget: verdeling besteed en nog te besteden

In deze grafiek wordt gevisualiseerd wat de verdeling is van het budget. De verdeling is opgedeeld in:

Besteed

Dit is het saldo van de bestede kosten.

Reservering/verplichting

Dit is het saldo van de verplichtingen, de verplichtingen op de reserveringen en de reserveringen.

Nog te besteden

Dit is de ruimte die er nog over is op nog vrij te besteden. Dit is het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met het bestede bedrag en de reserveringen en verplichtingen.

Tip:

Zet je muispijltje op de tekst ‘Verdeling’ die voor de staaf in het diagram staat. Er wordt een tooltip getoond met de specifieke bedragen van de verdeling.

Inzicht in opbrengsten

In dit werkblad wordt inzicht gegeven in het budget voor de opbrengsten. Als je geen opbrengsten hebt gebudgetteerd, dan gebruik je deze bladzijde niet.

Wat kan je selecteren

Je kunt t/m periode, budgethouder, verbijzonderingsas en administratie. Standaard is de huidige periode zichtbaar.

Tabel Opbrengsten budget per grootboekrekening

De tabel waarin per grootboekrekening inzicht wordt gegeven in het opbrengsten budget. Deze tabel bevat de volgende gegevens:

Grootboekrekening

Het nummer en de omschrijving van de grootboekrekening. Er worden in deze tabel alleen opbrengstrekeningen (type rekening is 3 – Opbrengsten) weergegeven.

Budget

Het budget van de betreffende grootboekrekening.

Ontvangen

Dit is het saldo van de ontvangen opbrengsten.

Nog te ontvangen

Dit is het saldo van de nog te ontvangen opbrengsten. Dit is het verschil tussen het budget en de ontvangen opbrengsten. Als het bedrag positief is betekent dit dat er nog opbrengsten binnen moeten komen en dan wordt dit bedrag in het rood weergegeven. Met andere woorden: het budget is nog niet gehaald. Is dit bedrag negatief, dan is het budget gehaald.

Grafiek Opbrengsten budget: verdeling ontvangen en nog te ontvangen

In deze grafiek wordt gevisualiseerd wat de verdeling is van het budget. De verdeling is opgedeeld in:

Ontvangen

Dit is het saldo van de gerealiseerde kosten (besteed).

Nog te ontvangen

Dit is de ruimte die er nog over is op nog vrij te besteden. Dit is dus het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met de realisatie en de reserveringen en verplichtingen.

Tip:

Zet je muispijltje op de tekst ‘Verdeling’ die voor de staaf in het diagram staat. Er wordt een tooltip getoond met de specifieke bedragen van de verdeling.

Deelbudgethouder

In dit werkblad wordt inzicht gegeven in de eventuele deelbudgethouders die vastgelegd zijn. Een deelbudgethouder wordt vastgelegd in een reservering. Een reservering kan gebruikt worden om het budget van een grootboekrekening op te delen in verschillende deelbudgetten en daar per deelbudget een deelbudgethouder verantwoordelijk voor te maken. Maak je geen gebruik van deelbudgethouders dan gebruik je dit deel van het dashboard niet.

Wat kan je selecteren

Je kunt t/m periode, budgethouder, verbijzonderingsas en administratie. Standaard is de huidige periode zichtbaar.

Er is één visualisatie aanwezig in dit werkblad, namelijk een draaitabel met inzicht in de bedragen per deelbudgethouder.

Let op!

Dit is een overzicht voor de budgethouder (degene die hoofd verantwoordelijk is voor het totale budget van de grootboekrekening). De deelbudgethouder zelf heeft inzicht in zijn deelbudget via InSite.

Draaitabel Deelbudgethouders

In deze draaitabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende deelbudgethouders die vastgelegd binnen de reserveringen van de budgetten waarvoor de gefilterde budgethouder verantwoordelijk is.

Het overzicht laat eerst het totaal per deelbudgethouder zien. Eventueel kan de deelbudgethouder opengeklapt worden om inzicht te krijgen voor welke gedeelte van de grootboekrekening de deelbudgethouder verantwoordelijk is.

De volgende velden zijn aanwezig:

Bedrag

Dit is het reserveringsbedrag waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is.

Gerealiseerd

Dit is het gerealiseerde bedrag op de reservering waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is.

Saldo

Dit is het openstaand saldo van de reservering waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is (het reserveringsbedrag minus het gerealiseerde bedrag).