Dashboard Cursussen

Het dashboard geeft inzicht in cursussen, de cursusomzet, en de bezetting van de cursussen. Verder vind je natuurlijk ook inzichten van de deelnemers terug. In het dashboard kan je eenvoudig switchen tussen cursussen of sessies. Zo kan je zelf bepalen welke inzichten er voor jou belangrijk zijn.

Wil je het dashboard optimaal gebruiken, leg dan je doelstellingen (budget) vast in de KPI-tabel Cursus: Opleiding/Evenement budget.

Als je geautoriseerd bent voor de InSite-pagina van een dashboard, kun je het dashboard raadplegen.

Zie ook:

Inhoud

Werkblad Overzicht

Standaard zie je hier het overzicht van het huidige jaar. Zelf zou je ervoor kunnen kiezen om het vorige jaar in te zien. Dit werkblad is opgedeeld in drie kolommen.

Bezetting

Berekening: Aantal ingeschreven deelnemers / maximaal aantal deelnemers dat ingeschreven kan worden. Geannuleerde sessies worden niet meegenomen.
Hier vind je de bezettingsgraad van het huidige jaar (t/m vandaag). In de tabel ernaast wordt deze ook afgezet tegen dezelfde periode van vorig jaar én tegen het gehele vorige jaar.
Ook zie je in de grafiek de bezettingsgraad per maand afgezet tegen de bezettingsgraad van die maand het jaar ervoor.

Omzet

Berekening: Som het regelbedrag van de facturen / Je ingestelde KPI-budget
De omzet van het huidige jaar wordt in het diagram afgezet tegen het vastgestelde budget van het huidige jaar. Als deze niet gevuld is, zal hier een 0-waarde te zien zijn.
Ook zie je het KPI-target, dus het vastgelegde budget en de realisatie, dus de omzet. Als je deze door elkaar deelt, kom je op het percentage uit in het diagram.
In de grafiek zie de realisatie per maand afgezet tegen het target.

Deelnemers

Berekening meter: Hier zie je het aantal deelnemers t.o.v. dat van vorig jaar. Geannuleerde sessies worden niet meegerekend. Als je het huidige jaar geselecteerd hebt, dan zie het alle deelnemers t/m vandaag afgezet tegen dezelfde periode van het jaar ervoor. Deze waarden zie je ook terug in de tabel ernaast.
Ook zie je in de grafiek het aantal deelnemers per maand afgezet tegen het aantal deelnemers van die maand het jaar ervoor.

Vanuit dit hoofdwerkblad kan je ook direct doorklikken naar de overige werkbladen. Op al deze overige werkbladen zal je de “home”-knop vinden, hiermee keer je altijd terug naar dit werkblad.

Werkblad Cursussen

Standaard bekijk je de bezetting historisch. Zelf kan je er ook voor kiezen om de toekomstige bezetting te bekijken of juist alles.

Historisch: cursus- of sessiedatum is kleiner dan vandaag
Toekomstig: cursus- of sessiedatum is groter of gelijk aan vandaag
Alles: de berekeningen houden geen rekening met de cursus- of sessiedatum

Geannuleerde sessies worden op het werkblad Bezetting niet meegenomen in de berekeningen.

KPI Aantal cursussen/sessies

Het aantal gegeven cursussen/sessies.

KPI Gemiddelde omzet per cursus/sessie

Dit is de som van de regelbedragen uit de factuur die gedeeld worden door het aantal cursussen/sessies.

Ringdiagram

In de ringdiagram zie je de verdeling van de cursussen/sessies per type cursus. Dit leg je vast per cursus. Je kan zelf bepalen of je de verdeling wilt zien in aantallen of bedrag. Dus hoeveel van een type cursus is er gegeven t.o.v. het totaal gegeven cursussen/sessies.

Grafiek Aantal georganiseerde cursussen/sessies

Hier zie je de som van alle cursussen/sessies in een jaar. Afhankelijk van je keuze historisch, toekomstig of alles. Als een cursussen meerdere keren gegeven is, zal deze ook meerdere keren meegerekend worden.

Tabel Hoe lopen de cursussen/sessies

In deze tabel willen we laten zien hoe de cursussen lopen. Gaat het goed of minder goed. Dat is te relateren aan meerdere onderdelen, namelijk hoe vaak wordt deze cursus gegeven, maar ook wat de bezetting en de omzet dan is van deze cursus. Standaard wordt gesorteerd op “Aantal keer gegeven”, door op een andere tabel te klikken kan je de sortering beïnvloeden. Als je bijvoorbeeld de omzet of bezetting relevanter vindt. Hoe groener het bolletje hoe vaker de cursus/sessie gegeven is, of hoe hoger de omzet.

Aantal keer gegeven: Som van het aantal cursussen/sessies
Bezetting: Aantal ingeschreven deelnemers / maximaal aantal deelnemers dat ingeschreven kan worden
Omzet: De som van het regelbedrag

Werkblad Bezetting

Let op dat op dit werkblad geen filtering op een jaartal aanwezig is. Hierdoor kunnen waarden in eerste instantie afwijken van het eerste werkblad. Filter je op het huidige jaar, dan zullen ze overeenkomen.

Standaard bekijk je de bezetting historisch. Zelf kan je er ook voor kiezen om de toekomstige bezetting te bekijken of juist alles.

Historisch: cursus- of sessiedatum is kleiner dan vandaag
Toekomstig: cursus- of sessiedatum is groter of gelijk aan vandaag
Alles: de berekeningen houden geen rekening met de cursus- of sessiedatum

Geannuleerde sessies worden op het werkblad Bezetting niet meegenomen in de berekeningen.

KPI Bezettingsgraad

Aantal ingeschreven deelnemers / maximaal aantal deelnemers dat ingeschreven kan worden.

KPI Aantal deelnemers

Het aantal ingeschreven deelnemers.

KPI Het aantal vrije plekken

Hoeveel plekken zijn er nog vrij op een cursus. Dus maximaal aantal plekken -/- het aantal ingeschreven deelnemers.

Grafiek Bezettingsgraad per dag

In deze grafiek wordt de cursus- of sessiedatum teruggebracht naar welke dag van de week de cursus of sessie gegeven is. Op die manier zie je precies op welke dagen de bezetting het hoogst of juist het laagst is. Op die manier kun je je cursussen efficiënt inplannen of juist aandacht besteden aan dagen die minder populair zijn.

Tabel Bezetting per cursus (of sessie)

In deze tabel zie je de KPI’s terug per cursus of sessie. Je kan er voor kiezen om geen datum te tonen, dan zie je de totalen per cursus of sessie. Kies je ervoor wel een datum te tonen, dan zie je de bezetting per cursus of sessie.

Werkblad Omzet

De informatie op dit werkblad hangt af van het volgende: als je de KPI-tabel niet gebruikt zie je op dit werkblad minder informatie. Verder kan je op dit werkblad ook direct doorklikken naar het werkblad Niet gefactureerde omzet.

KPI Gefactureerde omzet (huidig jaar)

Als je niet op een jaar gefilterd hebt, zie je hier de omzet van het huidige jaar. Filter je op andere jaren, komt hier de omzet van die jaren te staan. Dit is de som van het regelbedrag.

KPI Gerealiseerd

Let op:

Deze kpi zie je alleen als je je KPI-tabel gebruikt.

Als je niet op een jaar gefilterd hebt, zie je hier de omzet van het huidige jaar gedeeld door het ingestelde budget uit je KPI-tabel. Filter je op andere jaren, dan wordt dat filter gehanteerd.

Grafiek Totaal gefactureerd per dwarsdoorsnede

Je ziet hier alles wat gefactureerd is per dwarsdoorsnede. Geef zelf aan of je de omzet wilt zien per:

Klant
Type cursus
Cursus
Cursustraject
Docent
Locatie

Tabblad Verdeling van de omzet

Hier wordt de omzet getoond per maand per jaar dat er omzet is. Werk je met de KPI-tabel dan zie je hier alleen de jaren dat er ook waarden in de KPI-tabel zitten.

Tabblad Cumulatief

Hier wordt de cumulatieve omzet getoond per maand. Dat wil zeggen dat het oploopt tot de omzet die er nu is. Werk je met de KPI-tabel dan zie je hier alleen de jaren dat er ook waarden in de KPI-tabel zitten.

Tabblad Nog te factureren

In deze draaitabel zie je de totale omzet per organisatie/persoon. Vervolgens kan je inzoomen naar de deelnemer en kan je de omzet ook zelfs zien per cursus en per cursusdatum.

Het kan natuurlijk zijn dat je de omzet liever op een andere manier ziet. Je kan de dimensies ook verschuiven, waardoor je andere inzichten creëert.

Tabel Omzet t.o.v. target

Deze tabel zie je alleen als je werkt met de KPI-tabel. Per jaar of per jaar en maand (afhankelijk van je eigen keuze) zie je het target en de realisatie. Ook kan je in één oogopslag zien of je je target gehaald hebt.

Werkblad Deelnemers

Standaard bekijk je de bezetting historisch. Zelf kan je er ook voor kiezen om de toekomstige bezetting te bekijken of juist alles.

Historisch: cursus- of sessiedatum is kleiner dan vandaag
Toekomstig: cursus- of sessiedatum is groter of gelijk aan vandaag
Alles: de berekeningen houden geen rekening met de cursus- of sessiedatum

Geannuleerde sessies worden op het werkblad Bezetting niet meegenomen in de berekeningen.

KPI Aantal deelnemers

Het aantal ingeschreven deelnemers.

KPI Gemiddelde omzet per deelnemer

Dit is de som van de regelbedragen uit de factuur die gedeeld worden door het aantal deelnemers.

Ringdiagram

Hier kan je zien hoeveel van je cursisten medewerkers zijn en hoeveel er extern zijn. Dit ligt aan het veld Is medewerker bij de deelnemer. Het aantal medewerkers wordt vergeleken met het totale aantal deelnemers.

Tabblad Deelnemers per jaar

Hier zie je de som van alle deelnemers in een jaar. Afhankelijk van je keuze historisch, toekomstig of alles. Als een uniek persoon bij meerdere cursussen geweest is, zal deze ook meerdere malen meegerekend worden.

Tabblad Deelnemers per maand

Hier zie je de som van alle deelnemers in een maand, afgezet tegen de maanden van eerdere jaren. Afhankelijk van je keuze historisch, toekomstig of alles. Als een uniek persoon bij meerdere cursussen geweest is, zal deze ook meerdere malen meegerekend worden.

Tabblad Cumulatief

Per maand zie je de optelling van het aantal deelnemers, zoals hiervoor ook beschreven. Alleen in dit diagram worden ze opgeteld bij het aantal van de voorliggende perioden. Als je nu bijvoorbeeld een jaar selecteert, dan zie je precies de opbouw van het aantal deelnemers in dat jaar.

Tabblad Details

In de details zie je de organisaties en deelnemers in een draaitabel. Je ziet per organisatie en deelnemer hoeveel cursussen/sessies hij of zij gevolgd heeft en wat de omzet (de som van de regelbedragen uit de factuur) hiervan geweest is. Het mooie van een draaitabel is dat je ook de dimensies kan verschuiven. Zo zou je het inzicht dus ook per deelnemer kunnen krijgen i.p.v. per organisatie (omdat sommige deelnemers vanuit verschillende organisaties een cursus kunnen volgen).

Werkblad No Shows

Dit werkblad biedt inzicht in de deelnemers die niet op zijn komen dagen. Dit zijn deelnemers die zich wel hebben ingeschreven maar die niet present gemeld zijn.

Het werkblad toont ook informatie over deelnemers die zich hebben afgemeld.

Let op:

De inschrijvingen en presentie (aanwezigheid) op dit werkblad is gebaseerd op de aantallen op het tabblad Presentie in Profit. Als een cursus meerdere dagen duurt, zal een deelnemer elke dag opnieuw “geteld” wordt. Hierdoor kunnen gegevens afwijken van de verwachting, want een deelnemer van bijvoorbeeld een tweedaagse cursus kan op de ene dag aanwezig zijn en op de andere niet.

KPI Ingeschreven deelnemers

Het totaal ingeschreven deelnemers (o.b.v. de presentielijst) op alle gegeven cursussen. Standaard zie je hier het huidige jaar. Je kan uiteraard op andere jaren filteren.

KPI No shows

No shows als percentage.

Formule: (Aantal niet present gemelde deelnemers / aantal ingeschreven deelnemers) x 100. Standaard zie je hier het huidige jaar. Je kan uiteraard op andere jaren filteren.

Grafiek No shows per jaar

Staafdiagram met de no shows per jaar.

Grafiek No shows per jaar

Hier wordt hetzelfde percentage gebruikt als in de KPI. Als je geen jaren filtert zal je alleen het huidige jaar en vorig jaar zien.

Grafiek Trend van de no shows

Hier zie je het percentage van de no shows per maand, afgezet tegen dezelfde maand van eerdere jaren. Als je geen jaren filtert zal je alleen het huidige jaar en vorig jaar zien. Je kan er natuurlijk voor kiezen hier meer jaren te tonen door het filter op ‘Jaar’ toe te passen.

Grafiek No show per dwarsdoorsnede

In deze grafiek kan je zelf bepalen op basis waarvan je het no show percentage wilt zien. Dit kan op basis van cursus, organisatie/persoon, werkgever of organisatorische eenheid. Ook hier zie je standaard het huidige jaar. Je kan uiteraard op andere jaren filteren.

Werkblad Aanwezigheid per sessie

Op dit werkblad krijg je een overzicht te zien van de aanwezigheid per sessie.

Voor dit werkblad selecteer je eerst een of meerdere cursussen of deelnemers. Vervolgens kan je de tabel nog zelf beïnvloeden door te bepalen of je alleen de aanwezige deelnemers wilt zien, de afwezige, de toekomstige of alle deelnemers. Verder kan je de deelnemers ook op verschillende manieren groeperen in de draaitabel, namelijk per organisatie/persoon, werkgever, organisatorische eenheid of zonder groepering. Als een deelnemer aanwezig was bij een sessie, komt er een groene 1 te staan. Als er een deelnemer nog niet present is gemeld, dan zie je een rode 0. Betreft het een toekomstige cursus/sessie dan zal er een grijze 0 te zien zijn.

Formules

Aanwezig: De som van de deelnemers waarbij de cursus/sessiedatum kleiner is dan vandaag en presentie op Ja staat.
Afwezig: De som van de deelnemers waarbij de cursus/sessiedatum kleiner is dan vandaag en presentie op Nee staat.
Gepland: De som van de deelnemers waarbij de cursus/sessiedatum groter is dan vandaag.

Werkblad Cohort matrix

Dit tabblad bevat een matrix (draaitabel) die je zelf (tot op zekere hoogte) kan opbouwen. Je bepaalt een dwarsdoorsnede (cursustraject, organisatie/persoon, werkgever of organisatorische eenheid). Deze bepaalt de groepering van je deelnemers. Op basis van je dwarsdoorsnede kies je een filter. Pas na het toepassen van een filter zal de matrix zichtbaar worden. Vervolgens zie je de datum of het aanwezigheidspercentage van de cursussen die gevonden zijn bij je dwarsdoorsnede en filter(s) per deelnemer.

Werkblad Niet gefactureerde omzet

Op dit werkblad zie je cursussen die niet gefactureerd zijn, dus de omzet die je bent misgelopen. Dit zijn dus niet cursussen die nog niet gefactureerd zijn. Er wordt op dit hele werkblad gekeken naar cursussen (of deelnemers) waarbij het veld Factureren is uitgevinkt én naar gegeven kortingen.

KPI Niet gefactureerde omzet

Hier zie je het originele bedrag van de cursus waarbij ‘factureren’ uitstaat of waarbij er korting gegeven is. In dat geval wordt deze korting getoond. Dit alles wordt bij elkaar opgeteld. Als je geen jaar selecteert, zal altijd alleen het huidige jaar getoond worden. Ook zie je nog het percentage van de omzet die je gemist hebt afgezet tegen je totale omzet.

KPI Waarvan gratis cursussen

Zoals hiervoor al uitgelegd, worden er cursussen gratis gegeven of met korting. Hier zie je alleen de cursussen die gratis gegeven zijn. Factureren staat uit, of het kortingspercentage is 100%.

KPI Waarvan cursussen met korting

Hier zie je de cursussen waarbij er wel een deel gefactureerd is. Dus er is een kortingspercentage, maar die is lager dan 100%.

KPI = Waarvan gratis cursussen + KPI Waarvan cursussen met korting = KPI Niet gefactureerde omzet

Grafiek Niet gefactureerde omzet per jaar

De berekening hiervan is hetzelfde als de gelijknamige KPI. Alleen nu wordt er in de grafiek de omzet per jaar getoond. Als je geen jaren filtert zal je alleen het huidige jaar en vorig jaar zien. In de staven wordt er ook onderscheid gemaakt tussen cursussen die gratis gegeven zijn en cursussen die met korting gegeven zijn.

Grafiek Niet gefactureerde omzet per dwarsdoorsnede

De berekening hiervan is hetzelfde als de gelijknamige KPI. Alleen nu wordt er in de grafiek de omzet per zelfgekozen dwarsdoorsnede getoond. Je kan kiezen uit cursus, deelnemer of organisatie/persoon. Als je geen jaren filtert zal je alleen het huidige jaar zien. In de staven wordt er ook onderscheid gemaakt tussen cursussen die gratis gegeven zijn en cursussen die met korting gegeven zijn.