Dashboard Contractbeheer Financieel

Het dashboard geeft inzicht in uitgaven aan lopende en toekomstige contracten. Je ziet hoeveel contracten stilzwijgend worden verlengd en wanneer. Ook heb je inzicht in de contractsoorten en verantwoordelijken. Verder wordt er ingezoomd op verzekeringscontracten en de zaken die daarmee verzekerd zijn.

Inhoud

Contractbeheer

Dit werkblad richt zich vooral op de administratieve gegevens van je contracten. De KPI’s zijn vaste waarden en worden niet beïnvloed door de keuzes “Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand”. Deze keuzes hebben wel invloed op de weergave van de grafieken.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort, status, contract en administratie. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Actieve contracten

Als een contract een begindatum heeft die kleiner is dan vandaag en de einddatum is groter dan vandaag, wordt het gehele contract meegerekend.

KPI Aantal crediteuren

Hier zie je het aantal crediteuren waar je momenteel een contract mee hebt lopen.

KPI Totale contractwaarde

Hier wordt de totale contractwaarde genomen van alle lopende contractregels.

KPI Contracten in workflow

Nieuwe contracten, contractverlengingen en aanpassingen kunnen in via de workflow aangevraagd worden. In deze KPI zie je de totale contractwaarde van de contracten in de workflow. In de tweede berekening van deze KPI zie om hoeveel contracten het gaat. In deze KPI kan je doorklikken naar het werkblad Proces.

Grafiek Per contractsoort

In deze grafiek zie je alle contracten, opgesplitst in status en per contractsoort. Via het filterveld Status of in de grafiek zelf kan je ook alleen de actieve contracten bekijken bijvoorbeeld. Door de velden Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand” te gebruiken kan je zelf bepalen welk inzicht je creëert.

• Aantal: Optelsom van alle contractennummers

• Bedrag in combinatie met maand: Totale contractwaarde teruggerekend naar maand. Hiervan het gemiddelde.

• Bedrag in combinatie met jaar: Totale contractwaarde teruggerekend naar jaar. Hiervan het gemiddelde.

Grafiek Per verantwoordelijke

In deze grafiek zie je alle contracten, opgesplitst in status en per verantwoordelijke. Via het filterveld Status of in de grafiek zelf kan je ook alleen de actieve contracten bekijken bijvoorbeeld. Door de velden Aantal/Bedrag” of “Jaar/Maand” te gebruiken kan je zelf bepalen welk inzicht je creëert.

• Aantal: Optelsom van alle contractennummers

• Bedrag in combinatie met maand: Totale contractwaarde teruggerekend naar maand. Hiervan het gemiddelde.

• Bedrag in combinatie met jaar: Totale contractwaarde teruggerekend naar jaar. Hiervan het gemiddelde.

Grafiek In de tijd

Bij de groei in de tijd bepaal je zelf of je het in jaren of in maanden wilt zien. De bedragen zijn altijd teruggerekend naar maanden. De waarden per jaar zijn dus ook naar rato. In deze grafiek is de blauwe lijn het aantal daadwerkelijke contracten in de tijd. Bij de grijze lijn zijn de contracten die in de workflow zitten hierbij opgeteld.

Details

Hier vind je details over de contracten.

Werkblad Uitnutting – contractmanagement

Binnen contractbeheer is het natuurlijk ook belangrijk dat je je contracten managet. We staan op dit werkblad stil bij de uitnutting van je contracten. Op die manier kan je zien of de contractwaarden overeenkomen met de daadwerkelijke uitnutting ervan. Het werkblad is alleen te zien in bedragen. NBij dit werkblad kan je kiezen of je de uitnutting wilt zien van het gehele contract of alleen van de actieve contractregel. Bij historische contracten zal deze geen effect hebben omdat daar geen lopende contractregels meer aanwezig zijn.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, contract, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort, status en administratie. Daarnaast kun je aangeven of je de grafieken wil zien per contractregel of per contract.

KPI Uitnutting

Hier zie je het percentage wat er gerealiseerd is op de actieve contracten ten opzichte van de totale contractwaarde. Dit zijn de inkoopfacturen die van je op je verplichtingen van je contract hebt afgeboekt.

KPI Prognose

In deze KPI zie je de realisatie + het saldo aan openstaande verplichtingen. Dit wordt afgezet tegen de totale contractwaarde.

KPI Realisatie

Hier zie je het bedrag dat gerealiseerd is op de verplichtingen.

KPI Verplichting

Hier zie je de openstaande verplichtingen, oftewel het saldo van de verplichtingen.

Grafiek Actieve contractregel

In deze grafiek kijken we alleen naar de lopende contractregel. Hier pakken we de totale contractwaarde van. Dit is in de grafiek het streepje. Deze wordt opgevuld door de realisatie en de openstaande verplichtingen., zoals berekend in de KPI’s. Op die manier zie je hoe je je contract aan het uitnutten bent. In de tooltip van de grafiek staan naast deze berekeningen ook de waarden van de realisatie en verplichtingen.

Grafiek Historische contracten

Hier heeft zie je altijd de gehele contractwaarde aangezien er niet meer een lopende regel is. De einddatum is kleiner dan vandaag. Het is de som van alle historische contractregels van het verlopen contract.

Details

Hier vind je details over de uitnutting.

Groei – contractmanagement

Het is interessant om het verloop van je contract te zien. Doordat je regels kan vastleggen kan je ook bekijken op welke manier een contract groeit (positief of negatief).

Op dit werkblad zie je dat je weer kan kiezen tussen aantallen/bedragen en jaar/maand. Dit heeft echter alleen betrekking op de grafiek "Groei per periode".

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een contract, administratie, crediteur, verantwoordelijke, contractsoort en status. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Groei huidig jaar t.o.v. vorig jaar

De groei is berekend (huidig jaar -/- vorig jaar) / vorig jaar.

De jaarwaarde is de contractwaarde teruggerekend naar maand. Als een contract in een maand in het huidige jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld en hetzelfde voor het vorige jaar.

Draaitabel Groei per contractsoort

Je ziet een draaitabel waar gesorteerd wordt op contractsoort. Je ziet per contractsoort welk contract eronder valt. Hier zie je de contractcode en omschrijving en tussenhaakjes bij welke inkooprelatie dit contract hoort. Ook zie je wie er verantwoordelijk is voor dit contract.

De contractwaarde is teruggerekend naar het bedrag maand. Als een contract in een maand in het huidige jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld. Afhankelijk van het jaar waar ze in vallen. In de contractwaarde van het huidige jaar zie je nog een pijltje, dat indiceert of de waarde is toegenomen of afgenomen t.o.v. het jaar ervoor. Het verschil is vorig jaar -/- dit jaar. De groei wordt hetzelfde berekend als de KPI: (huidig jaar -/- vorig jaar) / vorig jaar.

Ook worden de toekomstige contracten meegenomen in de verwachting voor het volgende jaar. Indien er al contractregels aanwezig zijn voor het volgende jaar, worden deze hier getoond. De groei is dan (volgend jaar -/- dit jaar) / dit jaar.

Draaitabel Groei per contractsoort

Je ziet een draaitabel waarbij de groei tussen de regels van de contracten wordt bekeken. Je ziet de crediteur, het contract en de begin- en einddatum van iedere contractregel. Vervolgens wordt de totale contractwaarde van die regel getoond. Daarna wordt de groei t.o.v. de vorige regel berekend. Dus (regelwaarde -/- vorige regelwaarde) / vorige regelwaarde.

Bij de laatste kolom zetten we de groei af tegen de startwaarde van het contract. We pakken de eerste totale contractwaarde en gebruiken die als “oude” waarde: (regelwaarde -/- startwaarde) / startwaarde.

Grafiek Groei per periode

Hier zie je een grafiek met de dwarsdoorsnede van jaar of maand, afhankelijk wat je zelf kiest. De contractwaarde is teruggerekend naar het bedrag maand. Als een contract in een bepaalde maand of jaar lopend is, dan worden deze maandwaarden opgeteld. Dit zelfde geldt voor de aantallen Dan wordt er een som gedan van het aantal unieke contractnummers die lopend zijn in de geselecteerde periode. De som van aantallen of bedragen wordt afgezet tegen de voorgaande periode (jaar of maand). Ook hier geldt de formule: (periode -/- vorige periode) / vorige periode.

Leverancierrelaties

In het kader van het managen van je contracten is het ook belangrijk om wat van je leveranciers te weten. De grafieken kan je beïnvloeden met aantal/bedrag en jaarwaarde/totaalwaarde.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, administratie, verantwoordelijke, crediteur, status en contractsoort. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen.

KPI Totale actuele contractwaarde

Hier wordt de totale contractwaarde genomen van alle lopende contractregels.

KPI Totale historische contractwaarde

KPI Gem. opzegtermijn (in maanden)

Alle opzegtermijnen van alle contractregels worden bij elkaar opgeteld. Deze delen we door het aantal contractenregels.

Grafiek Contractwaarde per crediteur

Als je gekozen heb om bedragen te zien, krijg je de grafiek Contractwaarde per crediteur . Dit is een som van de totale contractwaarde. De bedragen zijn ook opgesplitst per status. Hier kan je uiteraard ook op filteren.

Grafiek Contracten per crediteur

Als je gekozen hebt om aantallen te zien, zie je hier per crediteur het aantal afgesloten contracten. Ook hier wordt er onderscheid gemaakt per status.

Grafiek Aantal jaren leverancier

Hier zie je het aantal jaren dat iemand leverancier is, gebaseerd op het veld ‘Leverancier sinds’ uit de eigenschappen van de crediteur. Als het veld niet gevuld is, zal je dit al nulwaarde terugzien.

Grafiek Contractperioden in maanden

Hier zie je hoe alle contracten zijn opgebouwd. Lichtblauw geeft de lopende contractregel weer. Gebruik het filter “Status” om bijvoorbeeld alleen de actieve contracten te zien.

Details

Hier vind je details over de leveranciers en de daaraan gekoppelde contracten.

Proces

Je kan via InSite nieuwe contracten toevoegen, contracten verlengen of contractregels aanpassen. Hierdoor komen ze in de workflow terecht. Zolang deze nog in de workflow zitten, zie je terug op dit werkblad. De twee staafgrafieken kan je beïnvloeden voor aantal/bedrag en jaarwaarde/maandwaarde. Wil je zien wat dit in de tijd doet, ga dan naar het eerste werkblad.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een jaar, status, verantwoordelijke, crediteur en type aanvraag. Daarnaast kun je aangeven of je de aantallen of bedragen wilt tonen, en een splitsing per jaar of maand.

KPI Contractwaarde in de pijplijn

Hier zie je de totale contractwaarde van het ingestuurde contract.

KPI Aantal contracten in de pijplijn

Het totaal aantal contracten die in de workflow zitten

Grafiek Per crediteur

Je ziet hoeveel contracten of voor welke waarde er per crediteur in de workflow zit.

Grafiek Per verantwoordelijke

Je ziet hoeveel contracten of voor welke waarde er per verantwoordelijke in de workflow zit.

Details

Naast de gegevens uit de grafiek zie je hier ook om wat voor een type aanvraag het gaat en waar hij zich bevindt in de workflow

Direct naar

Autorisatie

Als je geautoriseerd bent voor de InSite-pagina van een dashboard, kun je het dashboard raadplegen.

Zie ook: