Dashboard Project

Dit dashboard biedt inzicht in de voor- en nacalculatie (uren) en doorbelaste bedragen van projecten. Vooral het verloop van de nacalculatie geeft inzicht in de uitvoer van de projecten.

Let op:

De variant Project Projectleider is gelijk aan dit dashboard, maar dan geautoriseerd op de interne projectleider. Hierdoor ziet de verantwoordelijke interne projectleider alleen de eigen projecten binnen het dashboard.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 2.

Inhoud

Inrichting en gegevens in Profit

Het dashboard is gebaseerd op de volgende gegevens:

Alle projecten, behalve projecten met een einddatum die meer dan vijf jaar in het verleden ligt.
Alle bedragen zijn exclusief btw.
Je moet kostprijzen per werksoort vastleggen.
Voor de berekening van opbrengst en resultaat is het nodig dat regelbedragen in de voor- en nacalculaties gevuld zijn.

Projectoverzicht doorbelaste projecten

Op dit werkblad wordt een overzicht van de lopende projecten of alle projecten weergegeven. Standaard worden alleen de lopende projecten weergegeven.

Wat kan je selecteren

Je kunt filters instellen voor projectgroep, projectleider, projectstatus, organisatorische eenheid, verkooprelatie en projectlocatie. Via de knoppen kun je eenvoudig wisselen tussen aantal en bedrag en tussen alle of alleen lopende.

Visualisatie Navigeer door projecten

Aan de linkerkant van het werkblad is een visualisatie aanwezig waarmee je door de doorbelaste projecten kan navigeren. Als gewerkt wordt met Hoofd- en subprojecten, dan kan met dit filter tot 5 niveaus diep gefilterd worden op de verschillende hoofd- en subprojecten. Als niet gewerkt wordt met hoofd- en subprojecten, dan worden alle aanwezige doorbelaste projecten weergegeven.

De KPI's

Bovenin is de kleine tabel met KPI’s beschikbaar.

Voorcalculatie

De voorcalculatie van alle doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (Verkoopprijs en Kostprijs). Het resultaat van de voorcalculatie wordt als volgt berekend: Voorcalculatie verkoopprijs minus Voorcalculatie kostprijs.

Nacalculatie

De nacalculatie van alle doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (Verkoopprijs en Kostprijs). Het resultaat van de nacalculatie wordt als volgt berekend: Nacalculatie verkoopprijs minus Nacalculatie kostprijs.

Verschil

Dit is het verschil tussen de Voorcalculatie en de Nacalculatie. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (Verkoopprijs en Kostprijs). Het resultaat van het verschil wordt als volgt berekend: Verschil verkoopprijs minus Verschil kostprijs.

% Verschil

Dit is het verschil tussen de Voorcalculatie en de Nacalculatie uitgedrukt in een percentage. Het resultaat van het verschil wordt als volgt berekend: Nacalculatie gedeeld door Voorcalculatie.

Gefactureerd

Dit is het bedrag dat gefactureerd is. Dit bedrag wordt bepaald op basis van de opbrengstregels.

Kostprijs

Dit is het werkelijke kostprijsbedrag. Dit bedrag is op basis van de nacalculatie.

Resultaat

Dit is het verschil tussen Gefactureerd en de Kostprijs.

% Resultaat

Dit is het resultaat uitgedrukt in een percentage. Dit wordt als volgt berekend: Gefactureerd gedeeld door Kostprijs.

Openstaande inkooporders

Inkooporders met de status actief of deellevering en gekoppeld aan een project.

Verplichtingen uit een contract dat gekoppeld is aan een project

Verwacht resultaat = Gefactureerd -/- NC -/- Openstaande inkooporders -/- Verplichtingen

% Verwacht resultaat = Verwacht resultaat / NC

In alle gevallen geldt dat als er geen inkooporders of verplichtingen zijn, de velden/KPI's niet zichtbaar zijn. Bij de niet doorbelaste projecten worden de bedragen verwerkt in het verbruik.

Nog te factureren

Totale aanneemsom

Dit veld toont de aanneemsom uit de projecteigenschappen exclusief btw, rekening houdend met de instelling in de verkooprelaties (Prijs incl. btw op het tabblad Prijs/korting).

Gefactureerd

Nog te factureren

De bedragen komen overeen met de gelijknamige velden in de projecteigenschappen.

De tabellen

Beide tabellen hebben dezelfde metingen, maar in de uitgebreide tabel zijn meer dimensies aanwezig, zoals de projectstatus, de projectleider, de begin- en einddatum.

Hierbij geldt voor beide tabellen in het algemeen:

Afhankelijk van de knoppen worden de lopende projecten of alle projecten weergegeven.
Als gekozen wordt voor Uren, dan worden alleen de aantallen gesommeerd van het itemtype Werksoort. Als gekozen wordt voor bedragen, dan worden alle bedragen gesommeerd (dus ongeacht het itemtype).

De volgende metingen zijn aanwezig:

Voorcalculatie kostprijs

De kostprijs op basis van de voorcalculatie van de doorbelaste projecten.

Voorcalculatie verkoopprijs

De verkoopprijs op basis van de voorcalculatie van de doorbelaste projecten.

Voorcalculatie verschil

Het verschil tussen de verkoopprijs en de kostprijs op basis van de voorcalculatie van de doorbelaste projecten.

Nacalculatie kostprijs

De kostprijs op basis van de nacalculatie van de doorbelaste projecten.

Nacalculatie verkoopprijs

De verkoopprijs op basis van de nacalculatie van de doorbelaste projecten.

Nacalculatie verschil

Het verschil tussen de verkoopprijs en de kostprijs op basis van de nacalculatie van de doorbelaste projecten.

Aanneemsom termijnen

Som van de termijnen opgeteld tot aanneemsom, exclusief meerwerk.

Nog te factureren termijnen

Totaal bedrag van de nog te factureren termijnen.

Gefactureerd

Dit is het bedrag dat gefactureerd is. Dit bedrag wordt bepaald op basis van de opbrengstregels.

Kostprijs

De werkelijke kostprijs op basis van de nacalculatie van de doorbelaste projecten.

Resultaat

Dit is het verschil tussen Gefactureerd en de Kostprijs.

% Resultaat

Dit is het resultaat uitgedrukt in een percentage. Dit wordt als volgt berekend: Gefactureerd gedeeld door Kostprijs.

Onder-/overfacturatie (Tabblad: Lopend (uitgebreid))

Verschil tussen de verkoopwaarde van de nacalculatie en het daadwerkelijk gefactureerde bedrag.

Projectkaart doorbelaste projecten

Op dit werkblad wordt de projectkaart weergegeven van het gefilterde, doorbelaste (Hoofd)project.

Let op:

Voor de werking van het dashboard is het van belang om één hoofd of één project te selecteren.

Wat kan je selecteren

Je kunt filters instellen voor jaar, maand, week om vervolgens een keuze te maken bij doorsnede 1 en doorsnede 2. Via de knoppen kun je eenvoudig wisselen tussen aantal en bedrag. Binnen de grafiek kun je snel wisselen tussen jaar, maand, week en kostprijs of verkoopprijs.

Visualisatie Navigeer door projecten

Aan de linkerkant van het werkblad is een visualisatie aanwezig waarmee je door de doorbelaste projecten kan navigeren. Werk je met hoofd- en subprojecten, dan kan met dit filter tot 5 niveaus diep gefilterd worden op de verschillende hoofd- en subprojecten.

Je kunt een hoofdproject en subproject kiezen als doorsnede op het werkblad. Je ziet dan je hoofdproject en alle projecten die daaraan gekoppeld zijn, dus ook het hoofdproject zelf. Het hoofdproject geeft dikgedrukt dus het totaal van al deze projecten.

Visualisatie Tabel met KPI’s

Rechts bovenin is een kleine tabel met KPI’s beschikbaar. Hierin worden de volgende KPI’s zichtbaar:

Voorcalculatie

De voorcalculatie van alle doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (verkoopprijs en kostprijs). Het resultaat van de voorcalculatie wordt als volgt berekend: voorcalculatie verkoopprijs minus voorcalculatie kostprijs.

Nacalculatie

De nacalculatie van alle doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (verkoopprijs en kostprijs). Het resultaat van de nacalculatie wordt als volgt berekend: nacalculatie verkoopprijs minus nacalculatie kostprijs.

Verschil

Dit is het verschil tussen de Voorcalculatie en de Nacalculatie. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen. Als gekozen wordt voor bedragen, dan wordt dit per type weergegeven (verkoopprijs en kostprijs). Het resultaat van het verschil wordt als volgt berekend: verschil verkoopprijs minus verschil kostprijs.

% Verschil

Dit is het verschil tussen de Voorcalculatie en de Nacalculatie uitgedrukt in een percentage. Het resultaat van het verschil wordt als volgt berekend: Nacalculatie gedeeld door Voorcalculatie.

Gefactureerd

Dit is het bedrag dat gefactureerd is. Dit bedrag wordt bepaald op basis van de opbrengstregels.

Kostprijs

Dit is het werkelijke kostprijsbedrag. Dit bedrag is op basis van de nacalculatie.

Resultaat

Dit is het verschil tussen gefactureerd en de kostprijs.

% Resultaat

Dit is het resultaat uitgedrukt in een percentage. Dit wordt als volgt berekend: gefactureerd gedeeld door kostprijs.

Tabbladen met detailgegevens

In deze visualisatie zijn meerdere tabbladen aanwezig met daarin detailgegevens van het gefilterde project.

De knoppen Jaar, Maand en Week zijn bedoeld voor de eerste twee tabbladen in deze visualisatie. Dit zijn de grafieken met de Gegevens cumulatief en Gegevens periode.

Gegevens cumulatief

Op dit tabblad is een grafiek aanwezig waarbij je, afhankelijk van de knoppen, de grafiek per jaar, per maand of per week kan zien. Hier wordt de voorcalculatie en de nacalculatie gecumuleerd weergegeven. Als het goed is zie je de nacalculatie oplopen.

Gegevens periode

Op dit tabblad is een grafiek aanwezig waarbij je, afhankelijk van de knoppen, de grafiek per jaar, per maand of per week kan zien. Hier wordt de voorcalculatie en de nacalculatie per periode weergegeven.

In het dashboard worden de voorcalculatieregels opgehaald en dan wordt specifiek de peildatum meegenomen van de voorcalculatieregels. De peildatum wordt in principe in de kop van een Voorcalculatie/Offerte toegevoegd en overgenomen naar de vc-regels. Je kan dus de peildatum aanpassen in de regel, als je de boekingslay-out aanpast. Op basis van deze peildatum wordt het jaar en de maand bepaald waarin de vc weergegeven wordt.

Gegevens per doorsnede

Op dit tabblad worden een aantal metingen per doorsnede weergegeven. De aanwezige metingen zijn:

Voorcalculatie
De voorcalculatie in aantallen of bedragen. Als gekozen is voor bedragen , dan is de keuze er tussen kostprijs of verkoopprijs.
Nacalculatie
De nacalculatie in aantallen of bedragen. Als gekozen is voor bedragen , dan is de keuze er tussen kostprijs of verkoopprijs.
Verschil
Het verschil tussen de nacalculatie en de voorcalculatie uitgedrukt in een percentage.
Gefactureerd
Het bedrag dat gefactureerd is. Dit wordt bepaald op basis van de opbrengstregels.
Kostprijs
Het kostprijsbedrag van de nacaculatie.
Resultaat
Het resultaat uitgedrukt in een percentage. Gefactureerd gedeeld door kostprijs.
Onder-/overfacturatie
Verschil tussen de verkoopwaarde van de nacalculatie en het daadwerkelijk gefactureerde bedrag.

Een extra inzicht wordt verkregen door zelf de twee doorsnedes te vullen met de verschillende mogelijkheden. Het zijn twee dropdown mogelijkheden van:

Medewerker
Projectfase
Itemtype
Itemcode
Verkooprelatie
Project
Jaar
Maand
Week

Op basis van de bovenstaande doorsnedes kan zelf een overzicht gecreëerd worden, zoals bijvoorbeeld een overzicht per Verkooprelatie en Project, of een overzicht per Itemtype en Itemcode, of een overzicht per Itemtype en Maand.

Voorcalculatieregels

Op dit tabblad worden de voorcalculatieregels weergegeven van de doorbelaste projecten. Als de medewerker gevuld is in de voorcalculatie, dan wordt de kolom medewerker ook weergegeven. Dit geldt ook voor de kolom item.

Nacalculatieregels

Op dit tabblad worden de nacalculatieregels weergegeven van de doorbelaste projecten. Als de medewerker gevuld is in de nacalculatie, dan wordt de kolom medewerker weergegeven. Dit geldt ook voor de kolom Item. In de nacalculatieregels wordt ook nog weergegeven of de regel is doorbelast en of de regel gefactureerd is. Bij doorbelaste projecten kunnen namelijk niet doorbelaste regels aanwezig zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan klachtafhandeling o.i.d.

Abonnementsregels

Op dit werkblad worden de abonnementsregels weergegeven die gekoppeld zijn aan het project. Zijn er in het geheel geen abonnementen gekoppeld aan projecten, dan valt het hele tabblad weg.

Opbrengstregels

Dit zijn de opbrengstregels van het doorbelaste project. Als de medewerker gevuld is in de opbrengstregel, dan wordt de kolom medewerker weergegeven. Dit geldt ook voor de kolom Item. In de kolom bron wordt weergegeven waar de opbrengstregel vandaan komt. Dit kan bijvoorbeeld project (o.a. nacalculatie) zijn of bijvoorbeeld termijn of abonnement.

Termijnregels

Als het project een termijnproject is, wordt het tabblad termijnregels weergegeven. Hierin worden dan de aanwezige termijnregels weergegeven inclusief termijnbedrag en of het termijnbedrag gefactureerd is. Wordt het betreffende project niet in termijnen gefactureerd, dan wordt dit tabblad niet weergegeven.

Facturen

Op dit tabblad worden alle financiële facturen weergegeven van het doorbelaste project. Hiermee krijg je inzicht in het openstaand saldo van het betreffende project, maar ook hoeveel er al betaald is en wat datum van de laatste betaling was per factuur.

Let op:

Het overzicht van de financiële facturen hoeft niet overeen te komen met de opbrengstregels. Meestal is het zo dat er een aantal opbrengstregels verzameld worden op één factuur, maar het kan ook zijn dat een financiële factuur uit meerdere opbrengstregels van meerdere projecten bestaat (dus verdichte facturen). De bedragen zijn dan wel de totaalbedragen van de betreffende financiële factuur en niet uitgesplitst per project.

Projectoverzicht niet doorbelaste projecten

Op dit werkblad wordt een overzicht van de lopende projecten of alle projecten weergegeven. Standaard worden alleen de lopende projecten weergegeven. Het betreft hier de niet doorbelaste projecten.

Wat kan je selecteren

Visualisatie Navigeer door projecten

De KPI's

Bovenin is de kleine tabel met KPI’s beschikbaar.

Voorcalculatie

De kostprijs op basis van de voorcalculatie van alle niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen.

Nacalculatie

De kostprijs op basis van de nacalculatie van alle niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen.

Verbruik

Dit is het verschil tussen de kostprijs van de Voorcalculatie en de Nacalculatie van de niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen. Als de nacalculatie kleiner is dan de voorcalculatie, dan wordt het verschil in het groen weergegeven, anders in het rood.

% Verbruik

Dit is het verschil tussen de kostprijs van de Voorcalculatie en de kostprijs van de Nacalculatie, het Inkoopbedrag en het Verplichtingsbedrag van de niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in Aantallen of Bedragen. Als de nacalculatie kleiner is dan de voorcalculatie, dan wordt het verschil in het groen weergegeven, anders in het rood.

Openstaande inkooporders

Inkooporders met de status actief of deellevering en gekoppeld aan een project.

Verplichtingen uit een contract dat gekoppeld is aan een project

Verwacht resultaat = Gefactureerd -/- NC -/- Openstaande inkooporders -/- Verplichtingen

% Verwacht resultaat = Verwacht resultaat / NC

In alle gevallen geldt dat als er geen inkooporders of verplichtingen zijn, de velden/KPI's niet zichtbaar zijn. Bij de niet doorbelaste projecten worden de bedragen verwerkt in het verbruik.

Projectkaart niet doorbelaste projecten

Op dit werkblad wordt de projectkaart weergegeven van het gefilterde, niet doorbelaste (Hoofd)project.

Let op:

Voor de werking van het dashboard is het van belang om één hoofd of één project te selecteren.

Wat kan je selecteren

Visualisatie Navigeer door projecten

Aan de linkerkant van het werkblad is een visualisatie aanwezig waarmee je door de niet doorbelaste projecten kan navigeren. Werk je met hoofd- en subprojecten, dan kan met dit filter tot 5 niveaus diep gefilterd worden op de verschillende hoofd- en subprojecten.

Visualisatie KPI’s

Er zijn vier KPI’s zichtbaar:

Voorcalculatie

De kostprijs op basis van de voorcalculatie van alle niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen.

Nacalculatie

De kostprijs op basis van de nacalculatie van alle niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen.

Verbruik

Dit is het verschil tussen de kostprijs van de voorcalculatie en de nacalculatie van de niet doorbelaste projecten. Afhankelijk van het gekozen inzicht in aantallen of bedragen. Als de nacalculatie kleiner is dan de voorcalculatie, dan wordt het verschil in het groen weergegeven, anders in het rood.

% Verbruik

Dit is het verschil tussen de kostprijs van de voorcalculatie en de nacalculatie uitgedrukt in een percentage. Als het percentage lage is dan 100%, dan wordt het verschil in het groen weergegeven, anders in het rood.

Visualisatie Tabellen met detailgegevens

In deze visualisatie zijn meerdere tabbladen aanwezig met daarin detailgegevens van het gefilterde project.

De knoppen Jaar, Maand en Week zijn bedoeld voor de eerste twee tabbladen in deze visualisatie. Dit zijn de grafieken met de gegevens cumulatief en gegevens periode.

Gegevens cumulatief

Gegevens periode

Gegevens per doorsnede

Op dit tabblad worden een aantal metingen per doorsnede weergegeven. De aanwezige metingen zijn:

Voorcalculatie

De voorcalculatie in aantallen of bedragen (kostprijs).

Nacalculatie

De nacalculatie in aantallen of bedragen (kostprijs).

Verbruik

Het verschil tussen de kostprijs op basis van de nacalculatie en de voorcalculatie.

% Verbruik

Het verschil tussen de kostprijs op basis van de nacalculatie en de voorcalculatie uitgedrukt in een percentage.

De twee doorsnedes kunnen zelf bepaald worden door de doorsnedes te kiezen in de dropdown.

Je hebt de keuze uit:

Medewerker
Projectfase
Itemtype
Itemcode

Op basis van de bovenstaande doorsnedes kan zelf een overzicht gecreëerd worden, zoals bijvoorbeeld een overzicht per itemtype enitemcode, of een overzicht per medewerker en itemcode.

Voorcalculatieregels

Op dit tabblad worden de voorcalculatieregels weergegeven van de niet doorbelaste projecten. Als de medewerker gevuld is in de voorcalculatie, dan wordt de kolom medewerker ook weergegeven. Dit geldt ook voor de kolom iItem.

Nacalculatieregels

Op dit tabblad worden de nacalculatieregels weergegeven van de niet doorbelaste projecten. Als de medewerker gevuld is in de nacalculatie, dan wordt de kolom Medewerker weergegeven. Dit geldt ook voor de kolom item.