Dashboard Spend

Dit dashboard biedt inzicht in de totale inkoopuitgaven (spend) van de organisatie. Je gebruikt het dashboard om de effectiviteit van het inkoopproces inzichtelijk te maken en vergroten. In de basis is weergegeven wie, wat, waar en wanneer heeft ingekocht. Door de koppeling te leggen tussen de financiële data en die van ordermanagement zijn daar relevante dwarsdoorsneden in mogelijk gemaakt.

Inrichting en rekenregels

De term spend heeft betrekking op het saldo van de financiële mutaties die afkomstig zijn uit een dagboek met het soort Inkoop (Btw-mutatieregels worden niet meegenomen).

Het dashboard geeft inzicht in de spend over een periode van 4 jaar, inclusief het huidige jaar. Voor het jaar wordt gekeken naar de Datum boeking van de financiële mutatie.

Het dashboard geeft optimaal inzicht als je werkt met:

• Inkooporders, confrontatie en/of verplichtingen om iets te kunnen zeggen over de spend met inkooporder.
• Contracten met verplichtingen of inkooporders gekoppeld aan contracten om iets over de spend onder contract te kunnen zeggen.
• Projectboekingen om iets te kunnen zeggen over de spend op projecten.

Instellingen

Het hele dashboard kijkt naar de instellingen # (aantallen) en EUR (bedragen). Hier kies je of je spend in bedragen of aantal unieke inkoopfacturen wilt zien. De bedragen zijn altijd in basisvaluta, die ingesteld zijn in de eigenschappen van de omgeving.

In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.

Je kunt kiezen uit de volgende filtermogelijkheden:

Contract

• Financiële mutaties die gekoppeld zijn aan een verplichting, waarbij de verplichting gekoppeld is aan een financieel contract.
• Financiële mutaties waarvan het factuurnummer voorkomt in een confrontatie met een goederenontvangst, waarbij de bijbehorende inkooporder gekoppeld is aan een financieel contract.

Inkooporder

• Financiële mutaties die gekoppeld zijn aan een verplichting, waarbij de verplichting gekoppeld is aan een inkooporder.
• Financiële mutaties waarvan het factuurnummer voorkomt in een confrontatie met een goederenontvangst met een bijbehorend inkoopordernummer.

Project:

Financiële mutaties die een projectboeking bevatten.

Betaald / Openstaand

Financiële mutaties waarvan het factuurnummer volledig is betaald, zie je bij Betaald, factuurnummers waarvan nog een bedrag open staat zie je bij Openstaand.

Grootboekrekening

Hiermee filter je op de grootboekrekening van de financiële mutatie.

Inkoper

Hiermee filter je op inkoper die is ingesteld bij de eigenschappen van de crediteur.

Profiel

Hiermee filter je op het ingestelde inkooprelatieprofiel bij de eigenschappen van de crediteur.

Werkblad Spend

Dit werkblad geeft een overzicht van de spend met daarbij de totale spend en de trend van de spend in tijd. M.b.v. het filter Jaar en/of Jaar – periode kan je de spend trend analyseren.

Wat kan je selecteren

Je kunt kiezen voor een Administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. Vervolgens bepaal je of je # (aantallen) of EUR (bedragen) wilt zien. In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel. Bij de filtermogelijkheden kun je kiezen voor Contract, Inkooporder, Project en Betaald / Openstaand.

Totale spend

De totale spend is op de volgende manier berekend:

Bedragen: Het totaal van de debet mutaties – het totaal van de credit mutaties.

Aantallen: Het aantal unieke factuurnummers.

Beheerde spend.

De 'Beheerde spend' geeft aan welk deel van de totale spend aan een verplichting of inkooporder is gekoppeld. Het gegeven zegt iets over de mate waarin je controle hebt over de inkoopuitgaven.

Bedragen: Het totaal van de debetmutaties -/- het totaal van de creditmutaties van journaalpostregels waar een verplichting aan is gekoppeld, of waarvan het factuurnummer is geconfronteerd met een ontvangst.

Aantallen: Het aantal inkoopfacturen waarvan een journaalpostregel is gekoppeld aan een verplichting, of waarvan het factuurnummer is geconfronteerd met een ontvangst.

Contract

Bedragen: Het totaal van de debet mutaties – het totaal van de credit mutaties, waarbij de spend onder contract is geweest. Het percentage drukt uit hoeveel procent van de spend onder contract is geweest in verhouding tot het totale spend bedrag.

Aantallen: Het aantal unieke inkoopfacturen, waarbij de factuurnummers onder contract zijn geweest. Het percentage drukt uit hoeveel procent van de inkoopfacturen onder contract is geweest in verhouding tot het totaal aantal inkoopfacturen.

Inkooporder

Bedragen: Het totaal van de debet mutaties – het totaal van de credit mutaties, waarbij een inkooporder aan de inkoopfactuur gekoppeld is. Het percentage drukt uit hoeveel procent van de spend met inkooporder is geweest in verhouding tot het totale spend bedrag.

Aantallen: Het aantal unieke inkoopfacturen, waarbij een inkooporder aan de inkoopfactuur gekoppeld is. Het percentage drukt uit hoeveel procent van de inkoopfacturen met inkooporder is geweest in verhouding tot het totaal aantal inkoopfacturen.

Crediteuren

Het aantal crediteuren is op de volgende manier berekend: Het aantal unieke crediteuren.

Grafiek

De grafiek geeft inzicht in de ontwikkeling van de spend in een bepaalde periode. Door middel van de jaar en jaar-periode filters kan de periode worden aangepast. Zo kan inzichtelijk worden gemaakt in welke jaren en perioden meer spend is uitgegeven dan in andere jaren en periodes.

Tabel

De tabel geeft inzicht in de ontwikkeling van de spend in een bepaalde periode. Door middel van de jaar en jaar-periode filters kan de periode worden aangepast. Zo kan inzichtelijk worden gemaakt in welke jaren en perioden meer spend is uitgegeven dan in andere jaren en periodes. Daarbij kunnen verschillende dwarsdoorsnedes worden geselecteerd om daar de spend in de perioden van te analyseren. De doorsnedes die gekozen kunnen worden zijn: crediteur, grootboekrekening, administratie, inkoper, profiel en vijf verbijzonderingsassen.

Werkblad Spend in de tijd

Dit werkblad geeft inzicht in de spend met een vergelijking in de tijd. Bijvoorbeeld: de spend van 2021 kan worden vergeleken met de spend uit 2021, in perioden of kwartalen. Aanvullende filters kunnen worden gebruikt om in te zoomen op specifieke aspecten.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een Administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. Vervolgens bepaal je of je # (aantallen) of EUR (bedragen) wilt zien. In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel. Je kunt jaren en perioden selecteren (periode, blauw) om te vergelijken met jaren en perioden (vergelijkende periode, oranje). Bij filtermogelijkheden kun je kiezen voor Grootboekrekening, Inkoper, Profiel, Contract, Inkooporder, Project en Betaald / openstaand.

Grafiek

De grafiek geeft inzicht in de ontwikkeling van de spend van een periode en een vergelijkende periode. Op deze manier kunnen perioden en kwartalen met elkaar worden vergeleken.

Tabel

De tabel geeft inzicht in de ontwikkeling van de spend in een bepaalde periode en een vergelijkende periode. Op deze manier kunnen perioden en kwartalen met elkaar worden vergeleken. Daarbij kunnen verschillende dwarsdoorsnedes worden geselecteerd om daar de spend in de perioden van te analyseren. De doorsnedes die gekozen kunnen worden zijn: crediteur, grootboekrekening, administratie, inkoper, profiel en vijf verbijzonderingsassen.

Werkblad ABC Analyse

De ABC-analyse (Pareto-analyse) heeft als doel inzicht te geven in de inkoopuitgaven per crediteur. Het verdeelt de crediteuren in A, B en C categorieën, waarbij wordt uitgegaan van het principe dat 80% van de spend (bedrag) wordt gerealiseerd door een klein deel (20%) van de crediteuren. 80% Van de spend gaat naar de A crediteuren, het verschil tussen 80 en 90% zijn B crediteuren en alles boven de 90% zijn C crediteuren. M.b.v. deze analyse kun je bepalen aan welke crediteuren je de meeste aandacht wilt besteden.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel. Tot slot zijn extra filtermogelijkheden beschikbaar: Grootboekrekening, Inkoper, Profiel en Verbijzonderingsassen.

Grafiek

De grafiek geeft inzicht in de hoeveelheid spend die naar crediteuren gaat. De groene lijn zijn alle A crediteuren (tot 80% van de spend), de gele lijn zijn de B crediteuren (80-90% van de spend) en de rode lijn zijn de C crediteuren (meer dan 90% van de spend).

Tabel

De tabel geeft inzicht in de hoeveelheid spend die naar crediteuren gaat. De groene klassen zijn alle A crediteuren (tot 80% van de spend), de gele klassen zijn de B crediteuren (80-90% van de spend) en de rode klassen zijn de C crediteuren (meer dan 90% van de spend). In de tabel is per crediteur weergegeven wat de totale spend is geweest, de cumulatieve spend, het percentage bereik van de spend ten opzichte van de totale spend, spend in percentage, hoeveel spend er onder contract/met inkooporder/op project is geweest, het aantal facturen en het cumulatieve aantal crediteuren.

Ook is via een vinkveld zichtbaar welke crediteuren e-facturen sturen. Boven de kolom wordt het percentage getoond van crediteuren waarvan e-facturen worden verwerkt. Hiervoor moet er een xml-bestand zijn gekoppeld aan de e-factuur. Alleen een pdf is niet afdoende.

Werkblad Onder contract/spend met inkooporder/ Spend op project

Dit werkblad biedt drie hoofdingangen, gebruik hiervoor de knoppen in het dashboard:

• Spend onder contract

  Inzicht in spend onder contract. Er kan worden gekozen tussen bedragen en aantallen, waardoor je ook het aantal inkoopfacturen onder spend kan inzien. Dwarsdoorsnedes en extra filtermogelijkheden kunnen worden gebruikt om in te zoomen op specifieke aspecten.

• Spend met inkooporder

  Inzicht in spend met inkooporder. Er kan worden gekozen tussen bedragen en aantallen, waardoor je ook de aantal inkoopfacturen met inkooporder kan inzien. Dwarsdoorsnedes en extra filtermogelijkheden kunnen worden gebruikt om in te zoomen op specifieke aspecten.

• Spend op project

  Inzicht in spend op project. Er kan worden gekozen tussen bedragen en aantallen, waardoor je ook de aantal inkoopfacturen op project kan inzien. Dwarsdoorsnedes en extra filtermogelijkheden kunnen worden gebruikt om in te zoomen op specifieke aspecten.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een Administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. Vervolgens bepaal je of je # (aantallen) of EUR (bedragen) wilt zien. In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel. Tot slot zijn extra filtermogelijkheden beschikbaar: Inkooporder, Project en Betaald / openstaand.

Selecteer bij Inzicht in de ingang die je wilt bekijken: Spend onder contract, spend met inkooporder of spend op project.

Grafiek

Afhankelijk van de invalshoek zie je het volgende:

• De grafiek geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede die onder contract en niet onder contract is geweest.
• De grafiek geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede met en zonder inkooporder.
• De grafiek geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede die op en niet op project is geweest.

Tabel

Afhankelijk van de invalshoek zie je het volgende:

• De tabel geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede die onder contract en niet onder contract is geweest.
• De tabel geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede met en zonder inkooporder.
• De tabel geeft inzicht in de spend per dwarsdoorsnede die op en niet op project is geweest.

Werkblad Spend per plaats

Het werkblad Spend per plaats toont een overzicht van de spend per plaats op basis van verschillende dwarsdoorsnedes.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een Administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. In de weergave kies je voor Grafiek of Details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel. Daarbij zijn extra filtermogelijkheden beschikbaar: Crediteur, Grootboekrekening, Administratie, Inkoper, Profiel en Verbijzonderingsassen. Tot slot kan je voor de kaart selectie kiezen tussen: Plaats, Land en Heatmap.

Tabel

In de tabel is te zien wat de spend per plaats of land is. Hierbij kan de keuze worden gemaakt op basis van een dwarsdoorsnede.

Grafiek

In de grafiek is door middel van een stapeldiagram te zien wat de spend per plaats of land is geweest. Hierbij kan de keuze worden gemaakt op basis van een dwarsdoorsnede.

Kaart

In de kaart is visueel zichtbaar in welke plaats of land spend heeft plaatsgevonden. Hoe groter het rondje, hoe meer spend in die plaats of land.

Werkblad Details

Hier zie je een overzicht van de debet, credit en spend per crediteur, grootboekrekening, verbijzonderingsassen, datum, factuurnummer.

Wat kan je selecteren

Je kunt een keuze maken voor een Administratie, Jaar, Jaar – periode en Crediteur. Het is mogelijk om een verbijzonderingsas toe te voegen aan de tabel. Daarbij zijn extra filtermogelijkheden beschikbaar: Contract, Inkooporder, Project en Betaald / openstaand.

Tabel

In de tabel is te zien wat de spend is. Hierbij kun je kiezen op basis van de verbijzonderingsas en er zijn extra filtermogelijkheden toegevoegd. Klik je op een factuurnummer of crediteur, dan kom je in de InSite bij het desbetreffende factuurnummer of de crediteur uit.