Procuratieschema vastleggen

Je legt per administratie het procuratieschema vast. Het procuratieschema is de formele vastlegging van de beslissingsbevoegdheid bij het beoordelen van inkoopfacturen.

De grondslagen (grootboekrekeningen en/of verbijzonderingscodes) zijn afhankelijk van de omgevingsinstellingen. De grenzen voor de beoordelaars zijn afhankelijk van het administratiesysteem en kunnen per administratie verschillen. Als je grensbedragen hebt vastgelegd, zie je deze terug in de procuratieschemaregels.

Je kunt procuratieregels ook aanmaken met Financieel / Beheer / Import grootboek / Procuratieregels of met de UpdateConnector FiProcuration.

Opzetten schema

Voordat je een procuratieschema toevoegt is het verstandig in een schema te zetten wie wat moet kunnen op grond van welke grondslag.

Bij het beoordelen van inkoopfacturen hebben specifieke procuratieregels (waarbij alle beschikbare grondslagen gevuld zijn) voorrang op procuratieregels waarbij minder of geen grondslagen gevuld zijn.

Stel, je hebt de volgende grondslagen gevuld (bedragen en beoordelaars blijven buiten beschouwing)

Inkoopregels:

• Inkoopregel op grootboekrekening 5000, verbijzondering 1 Marketing en Verbijzondering 2 Amsterdam. Deze inkoopregel voldoet 1-op-1 aan procuratieregel 4 in het schema, daarom zal regel 4 worden toegepast.
• Inkoopregel op grootboekrekening 5000, verbijzondering 1 Marketing en Verbijzondering 2 Rotterdam. Deze inkoopregel voldoet niet 1-op-1 aan de procuratieregels in het schema. Wel voldoet deze aan procuratieregel 3, daarom wordt deze toegepast.
• Inkoopregel op grootboekrekening 5010. Procuratieregels 2 t/m 4 zijn niet van toepassing. Regel 1 is echter leeg, deze dient om alle inkoopregels af te vangen waarop geen andere procuratieregel van toepassing is.

  Let op:

  Het gebruik van een procuratieregel zonder grondslagen (regel 1 in het voorbeeld) is niet verplicht. Maar als je deze niet toevoegt, kunnen er inkoopregels zijn die niet beoordeeld worden, omdat ze aan geen enkele procuratieregel voldoen.

Toevoegen procuratieschema

Je maakt een procuratieschema aan per administratie.Verder kun je al of niet een grootboekrekening instellen en eventueel een vestiging selecteren.

Een procuratieschemaregel kun je koppelen aan een autorisatiegroep of aan een individuele gebruiker.

Procuratieregels en de autorisatiegroepen kun je ook importeren (via Financieel / Beheer / Import grootboek / Procuratieregels).

1. Open de administratie waarvoor je het procuratieschema wilt vastleggen.
2. Ga naar: Financieel / Beheer / Procuratieschema.

   Let op:

   Deze functie is alleen beschikbaar als deze correct geautoriseerd is en als het veld Procuratiegrondslag 1 in de instellingen gevuld is.

3. Klik op: Nieuw.
4. Selecteer de grondslagen waarvoor je de procuratieschemaregel wilt vastleggen.

   Als je een grondslag op grootboekrekening gebruikt in combinatie met een verbijzondering, zal Profit eventuele verbijzonderingstoewijzigingen controleren. Je kunt alleen combinaties selecteren die aan de verbijzonderingstoewijzigingen voldoen.

   Je kunt geen btw- of opbrengstenrekeningen gebruiken in het procuratieschema.

   

   

   Je ziet de procuratiegrenzen die zijn ingesteld in de administratie-instellingen.

5. Selecteer de beoordelaars of groepen.

   Je mag alleen medewerkers selecteren die gekoppeld zijn aan een gebruiker.

   De groepen zijn de gebruikersgroepen. Deze kun je vullen via selecties en bijvoorbeeld op basis van functies.

6. Je bepaalt zelf hoe je de beoordelaars inzet. As je bijvoorbeeld altijd drie beoordelaars gebruikt, kun je de veldinstellingen wijzigen. Maak de velden van beoordelaar 1 t/m 3 verplicht en verberg de velden beoordelaar 4 t/m 10, zodat deze niet gevuld kunnen worden.

Groepen met selectie inrichten

Als je in het procuratieschema behalve medewerkers ook groepen selecteert om te beoordelen, moet je:

1. Selectie(s) aanmaken op basis van gebruiker. Bijvoorbeeld op functie of Organisatorische eenheid (OE).
2. De selecties koppelen aan bestaande of nieuwe gebruikersgroepen in de Autorisatie tool.
3. De geplande taak Autorisatiegroepen o.b.v. selectie actualiseren dagelijks inplannen. Hiermee worden de gebruikersgroepen bijgewerkt.
4. De geplande taak Actuele gegevens vernieuwen dagelijks inplannen, volgend op de voorgaande taak. Hiermee worden o.a. ook de workflowstappen bijgewerkt naar de juiste gebruikers.

Zie ook:

• Overzicht Geplande taken

Beoordelaar vervangen

Je kunt een beoordelaar vervangen, bijvoorbeeld omdat de oude beoordelaar een andere functie heeft gekregen of uit dienst is getreden.

1. Klik op de actie: Vervangen beoordelaar.
2. Selecteer de oude en nieuwe beoordelaar.
3. Klik op: Volgende.
4. Vink de regels aan waarin je de beoordelaar wilt vervangen.
5. Alle beoordelaars in de aangevinkte regels worden vervangen, ongeacht of het gaat om de 1e, 2e, 3e, 4e, t/m 10e beoordelaar.
6. Klik op: Voltooien.