Btw-nummer controles EU landen en VIES Controle

Profit controleert of het btw-identificatienummer correct is bij het toevoegen of aanpassen van een btw-identificatienummer bij de crediteur en de debiteur en wanneer je een administratie toevoegt en administratie-instellingen vastlegt.

Profit controleert eerst of het formaat en de volgorde van het btw-identificatienummer correct is. Daarna wordt alleen voor EU btw-nummers via het VIES automatisch of achteraf een controle uitgevoerd. Als je handel drijft met buitenlandse bedrijven of organisaties binnen de EU, dan ben je verplicht om het btw-identificatienummer van de klant of leverancier te controleren, voordat je de ICP aangifte doet. Als later blijkt dat het btw-identificatienummer niet klopt, dan kun je een naheffingsaanslag krijgen.

Wanneer je een administratie toevoegt en administratie-instellingen vastlegt controleert Profit het btw-nummer alleen op formaat en volgorde.

Let op: 

Als het land van het adres, bij de Adresgegevens in de Administratie-eigenschappen, geen EU-lidstaat is (alleen N.A.) wordt de controle niet uitgevoerd. Uitzondering is als het btw-nummer met CH (Zwitserland) begint, dan moet het btw-nummer uit minimaal 6 en maximaal 20 tekens bestaan.

Op de website van de Europese Commissie kun je de geldigheid van een btw-nummer te controleren.

VAT Information Exchange System (VIES) Controle

Het VIES is een zoekmachine van de Europese Commissie, die in nationale btw-databases zoekt of btw-identificatienummers geldig zijn. Het VIES controleert of je klant/ leverancier is ingeschreven voor handelstransacties met bedrijven in andere EU-landen. Als de lidstaat het toestaat, worden ook de NAW-gegevens van je klant/ leverancier getoond. Profit controleert via het VIES het btw-identificatienummer direct, wanneer je een btw-identificatienummer invoert of aanpast bij een debiteur of crediteur. Je kunt de controle ook achteraf handmatig doen.
Met de VIES controle heb je het juiste btw-identificatienummer tijdig en snel ingevoerd voor de icp-aangifte.

Let op:

Btw-identificatienummers die beginnen met GB (Groot-Brittannië) worden niet gecontroleerd in het VIES. Btw-identificatienummers die beginnen met XI (Noord-Ierland) worden wel gecontroleerd.

Meer informatie over de VIES Controle vind je op de website van de Europese Unie.

VIES-controle in Profit bij aanmaken of wijzigen van een debiteur of crediteur

  1. Vul het Btw-identificatienummer bij de eigenschappen van de debiteur of crediteur op het tabblad Debiteur of Crediteur.
  2. Profit koppelt met het VIES en controleert het btw-identificatienummer.
  3. De volgende statussen zijn mogelijk in het veld Btw-verificatiestatus:

    0 - Btw-nummer wordt gecontroleerd

    1 - Geldig: De gevonden btw-informatie in VIES wordt getoond.

    2 - Niet geldig: In de betrokken nationale Btw-database kon geen informatie gevonden worden over het betrokken Btw-nummer.

    3 - Niet verwerkt: Soms is het systeem tijdelijk niet beschikbaar, omdat er bijvoorbeeld een back-up moet worden gemaakt van de nationale databases. Voer de verificatie later opnieuw uit. Op het tabblad Debiteur of Crediteur in de eigenschappen van de debiteur of crediteur toont Profit in het veld Btw-verificatiestatus dan status Niet verwerkt..

    4 - Fout: Er is een technische fout.

  4. Profit vult de Btw-verificatie velden automatisch. Je ziet ook de datum en tijd, waarop de controle is uitgevoerd.

    Klik op: Opslaan en sluiten.

VIES Controle in Profit achteraf

  1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur

    Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur

  2. Selecteer de debiteuren of crediteuren, waarvoor je de controle wilt uitvoeren.
  3. Klik op de actie: VIES-controle (als deze actie niet beschikbaar is, moet je deze autoriseren).

    De actie wordt in de wachtrij uitgevoerd. Afhankelijk van het resultaat van de controle, gaat de actie wel of niet door naar de volgende debiteur of crediteur.

VIES Controle InSite

Bij het aanmaken van een debiteur of crediteur in InSite worden de Btw-verificatie velden zichtbaar. Nadat je het Btw-identificatienummer hebt ingevoerd en je m.b.v. de tab-toets of enter het veld Btw-identificatienummer verlaat, wordt het Btw-identificatienummer gecontroleerd.

In het veld Btw-verificatiestatus zijn de volgende statussen zijn mogelijk:

  • Geldig: Er verschijnt een groen bolletje.
  • Niet geldig: Er verschijnt een rood bolletje.
  • Niet verwerkt of fout: Er verschijnt een oranje bolletje.

InSite vult de velden Btw-verificatie naam en adres automatisch. Je ziet bij Btw-verificatie controle de datum en tijd, waarop de controle is uitgevoerd.

Let op:

De btw-verificatie wordt niet automatisch uitgevoerd als je een nieuwe debiteur/crediteur aanmaakt (of een bestaande wijzigt) met behulp van de update connector of de import functionaliteit.

Gebruik de procedure VIES Controle in Profit achteraf, als je de controle alsnog wilt uitvoeren.