SEPA-incasso begrippen en scenario's
Hier vind je een toelichting van een aantal begrippen rond de SEPA incasso. Ook vind je hier een aantal scenario's voor incassomachtigingen.
SEPA-incassomachtigingen scenario's
Hier vind je een aantal voorbeelden van de meest voorkomende situaties voor incassomachtigingen.
Scenario 1:
Aanmaken nieuwe debiteur; via de wizard ‘nieuwe organisatie/persoon’ ontstaat een nieuwe organisatie die ook een debiteur is. Als deze de eigenschap Automatisch incasseren = J krijgt ontstaat er automatisch een Te tekenen machtiging.
Scenario 2:
Journaliseren vanuit ordermanagement of abonnementen; als men facturen journaliseert zodat er financiële facturen ontstaan, en de voorkeursinstelling bij (sommige) debiteuren is 'Incassomachtiging vereist per factuur’ dan ontstaat er voor de financiële facturen bij deze debiteuren een Te tekenen eenmalige incassomachtiging.
Scenario 3:
Wijzigen voorkeursinstelling ‘incassomachtiging vereist per factuur’ bij de debiteur; de doorlopende machtiging (als Te tekenen) wordt verwijderd en (als je kiest om de instelling door te voeren voor alle openstaande posten) voor alle openstaande posten ontstaat een ‘Te tekenen’ eenmalige machtiging.
Scenario 4:
Debiteur abc stuurt een ‘stoplicht kaart’ om z’n machtiging in te trekken; dit moet je in Profit handmatig verwerken; Je past de status aan naar Ingetrokken en vinkt de eigenschap Automatisch incasseren uit. Indien de debiteur op ‘incasseren = ‘J’’ blijft staan komt er een signaal ‘geen machtiging voor debiteur abc’. (De debiteur moet niet in de weergave Incassomachtigingen debiteuren' komen, omdat het opnieuw verstrekken van een machtigingsformulier ongewenst is. Met andere woorden alleen Te tekenen machtigingen staan in de weergave Incassomachtigingen debiteuren, Ingetrokken of Vervallen machtigingen staan hier niet.)
Scenario 5:
Debiteur abc uit scenario 4 tekent nieuwe machtiging; dit moet je handmatig in Profit verwerken; de eigenschap ‘Automatisch incasseren’ aanvinken, de status van de bestaande machtiging veranderen naar 'Actief' en de 'Ondertekeningsdatum’ aanpassen naar de nieuwe datum.
Scenario 6:
Conversie; Je stelt in een administratie-bankrekeningnummer voor het eerst incassoformaat = SEPA Direct Debits (PAIN-formaat) in. Debiteuren met een Nederlandse IBAN, Automatisch incasseren = ‘J’ en ‘incassomachtiging vereist per factuur’ = ‘N’ en waarbij eerder geïncasseerd is, krijgen een geconverteerde machtiging. Debiteuren en facturen die op Automatisch incasseren = ‘J’ staan, en waarbij nog niet geïncasseerd is krijgen een Te tekenen machtiging.
Scenario 7:
De eenmalige incassomachtiging stel je in op factuurniveau. Hierdoor is deze ook alleen maar voor deze factuur geldig en te gebruiken. De status wordt niet automatisch aangepast naar ‘Voltooid (eenmalige machtiging)’. Dit heeft er mee te maken dat wanneer de factuur gestorneerd wordt, je de machtiging weer wilt kunnen inzetten.
Mocht je wel willen dat eenmalige incasso's ook echt maar één keer gedaan kunnen worden, dan kun je dit regelen door in de instellingen van de administratie in Financieel het veld Incasso herhalen na stornering niet aan te vinken. Statussen worden niet automatisch/conditioneel gewijzigd en moeten handmatig meegegeven worden aan de machtiging.
Scenario 8: