Documentsjabloon toevoegen

Je voegt documentsjablonen toe die als basis dienen voor de documenten die je publiceert op InSite of OutSite.

Documentsjabloon toevoegen:

1. Algemeen / In & OutSite / Documentsjabloon.
2. Klik op: Nieuw.

   De Omschrijving meervoud wordt gebruikt voor het overzicht dat bij het documentsjabloon hoort.

3. Selecteer een waarde bij Gebaseerd op.

   Je selecteert hier een documentsjabloon waarvan je de inrichting wilt overnemen.

4. Selecteer een waarde bij Type portal. Hiermee geef je aan of je het document wilt insturen in InSite, OutSite of beide.

   Je kunt hier alleen een waarde selecteren als het documentsjabloon gebaseerd is op het Standaard document (Profit).

5. Klik op: Voltooien.

   Je opent nu de eigenschappen van het documentsjabloon.

Eigenschappen aanpassen - tabblad Algemeen:

• Reacties

  Bepaal of er reacties ingestuurd mogen worden op het document en via welke portal.

• Bron document

  Bepaal wat voor soort document de gebruikers mogen insturen.

• Workflow

  Selecteer een workflow als je het document aan een workflow wilt koppelen.

Eigenschappen aanpassen - tabblad Opties:

• Versies bijhouden

  Vink dit veld aan als je van het document nieuwe versies wilt maken. Van het document wordt altijd de meest actuele versie getoond. Vanuit dat document kun je eerdere versies openen.

  Je vinkt dit bijvoorbeeld aan bij een overlegverslag. Je kunt dit veld niet aanvinken bij documentsjablonen voor documenten waarin Profit-gegevens worden gebruikt, zoals Cursus (Profit) en Vacatures (Profit).

• Maximaal één document actief

  Vink dit veld aan als er maar één document mag zijn dat gebaseerd is op dit sjabloon. Met deze instelling voorkom je dat er meerdere documenten aangemaakt kunnen worden. Hierdoor weet je zeker dat alleen dit ene document zal bestaan op InSite en dat dit (op basis van de autorisatie van de lezers) beschikbaar zal zijn voor de juiste gebruikers.

Kenmerken gebruiken bij documenten

Een kenmerk bestaat uit een categorie/subcategorie/bereik. Je moet deze gegevens eerst aanmaken.

Kenmerk gebruiken

1. Ga je in InSite naar het document.
2. Klik op: Pagina-informatie / Eigenschappen.
3. Ga naar het tabblad: Kenmerken.
4. Kies bij Kenmerken instellen het gewenste kenmerk.
5. Klik op: Aanpassen.

Labels bij reacties

Je kunt nu ook reactielabels bij reacties op documenten gebruiken. Als dit bij een documentsjabloon is ingericht, kunnen gebruikers een label kiezen bij een reactie. Dit kan alleen bij het invullen van de reactie.

Labels bij documentsjablonen toevoegen:

Je bepaalt zelf welke labels en teksten je gebruikt, dit stel je in in de eigenschappen van de documentsjablonen op het tabblad Reactielabels.