Ter afhandeling taak toevoegen aan workflow
De workflow bestaat uit een opeenvolgende reeks van taken en acties. Meestal gebruik je taken van het type Ter afhandeling, deze gebruik je als er een handeling moet worden uitgevoerd, van welk type dan ook. Een Ter afhandeling taak zal bij alle gebruikers van de taak in beeld komen, maar als een gebruiker de taak afhandelt, dan is de taak niet meer zichtbaar bij de andere gebruikers.
Er is nog een type taak, namelijk Ter info. Hiermee breng je gebruikers op de hoogte dat de workflow een bepaald stadium bereikt heeft.
Let op:
Deze beschrijving heeft alleen betrekking op de Ter afhandeling taak, de Ter info taak is apart beschreven.
Het type taak kun je achteraf niet wijzigen omdat beide taken eigen gedrag en eigenschappen hebben. Als je toch het verkeerde type hebt gekoppeld, verwijder je de verkeerde taak en voeg je de juiste taak toe.
Als je een taak toevoegt in de workflow, dan worden de activiteiten in lopende workflows opnieuw bepaald. Zie verder de inrichting van dit proces.
Taak toevoegen aan workflow:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open de eigenschappen van het type dossieritem.
- Ga naar het tabblad: Workflows.
- Open de eigenschappen van de workflow.
- Selecteer de actie waarop de nieuwe taak moet volgen toevoegen.
- Dubbelklik op de taak Ter afhandeling of Ter info.
Je kunt ook de taak selecteren en dan met de muis op de actie slepen.
- Selecteer de taak.
- Rechts, in het kader Eigenschappen, zie je gegevens met betrekking tot de status, opties en een eventueel gekoppeld bericht van de workflow. Je kunt deze gegevens aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld pictogrammen toevoegen, de actie in een categorie plaatsen en aangeven of een reactie verplicht is.
- Vul de omschrijving in.
- Vul een uitgebreide omschrijving in bij Toelichting, om de taak te verduidelijken voor de gebruiker.
De toelichting die je invult verschijnt in een apart pagina-onderdeel in InSite zodat de gebruiker de toelichting kan bekijken.
Het invoerveld biedt alleen platte tekst. Je kunt deze tekst echter toch opmaken, door de
opmaakcodes te gebruiken. Bij een workflow taak kan een toelichting worden vastgelegd (in de workfloweditor).
De toelichting van een taak wordt alleen getoond als de gebruiker rechten heeft op de workflowacties van de taak. Als een gebruiker zonder rechten op de taak de flow opent, wordt de toelichting niet getoond.
- Klik op: Onderhouden bij Taak bestemd voor.
Een taak moet minstens één bestemming hebben als je de workflow publiceert. Als dit niet zo is verschijnt een melding dat bij taak {} het veld Bestemd voor niet is gevuld.
- Bepaal de bestemmingen.
Let op:
Je kunt bestemmingen ook overnemen van een andere taak, door de taak selecteren bij Overnemen van taak. Je kunt alleen een taak selecteren die bestemmingen heeft.
- Vink Tonen in takenlijst aan, zodat de taak ook in de takenlijst bij de gebruiker in InSite zichtbaar is.
- Klik op: Opslaan.
- Klik op: Concept publiceren.
Volgorde bij meerdere bestemmingen:
Een taak kan meerdere bestemmingen hebben. Standaard hebben alle gebruikers van alle bestemmingen van een taak rechten op de taak. Als Tonen in takenlijst is aangevinkt bij een bestemming, komt de taak bij de betreffende gebruikers in beeld in het overzicht Mijn taken.
Je kunt ook een volgorde aanbrengen in bestemmingen. Dit is bedoeld voor situaties waarbij bepaalde bestemmingen mogelijk geen gebruikers hebben.
- Als je dit wilt toepassen bij een taak, vink je Bestemming volgorde afhankelijk aan.
Je ziet de nieuwe kolom Volgorde.
- Geef per bestemming een volgnummer op. Bij deze bestemmingen is het veld Tonen in takenlijst verplicht.
Als je bij een bestemming geen volgnummer opgeeft, dan krijgen de gebruikers van deze taak altijd rechten op de taak.
Hoe worden de bestemmingen van een taak bepaald tijdens de workflow:
- De bestemmingen waarbij je een volgorde (1 t/m 5) hebt opgegeven, worden in deze volgorde gecontroleerd. Zodra een bestemming gebruikers heeft, krijgen deze gebruikers rechten op de taak. De overige bestemmingen MET een volgnummer krijgen geen rechten op de taak.
- Er mogen meerdere bestemmingen met hetzelfde volgnummer zijn. Deze bestemmingen staan dan op hetzelfde niveau. De gebruikers van deze bestemmingen krijgen rechten op de workflowtaak, als het betreffende volgnummer 'aan de beurt' is.
- Gebruikers van bestemmingen ZONDER volgnummer krijgen altijd rechten op de taak.
- Als gebruikers van een rol wijzigen, dan worden de bestemmingen opnieuw bepaald.
Voorbeelden
In de onderstaande afbeelding zie je de volgende bestemmingen:
- Adviseur (Fiscaal) - volgnummer 1
- Behandelaar (Fiscaal) - volgnummer 2
- Vennoot (Fiscaal) - Volgnummer 3
- Cliënt VpB aangifte (Profit) - Volgnummer 3
- Beoordelaar (Fiscaal) - geen volgnummer.
Voorbeeld 1:
Stel dat de bestemming Adviseur (Fiscaal) geen gebruikers heeft en Behandelaar (Fiscaal) wel:
- De gebruikers van de bestemming Behandelaar (Fiscaal) hebben rechten op de workflow op basis van hun volgnummer, de overige volgnummers worden genegeerd.
- De gebruikers van de bestemming Beoordelaar (Fiscaal) hebben altijd rechten op de workflow, want deze bestemming heeft geen volgnummer.
Voorbeeld 2:
Stel dat de bestemming Adviseur (Fiscaal) en Behandelaar (Fiscaal) geen gebruikers hebben. Op niveau 3 worden wel gebruikers gevonden:
- De bestemmingen Vennoot (Fiscaal) en Cliënt VpB aangifte (Profit) staan beide op niveau 3. Als hier gebruikers worden gevonden, hebben deze gebruikers rechten op de workflow. Als beide bestemmingen gebruikers hebben, hebben al deze gebruikers dus rechten op de workflow.
- De gebruikers van de bestemming Beoordelaar (Fiscaal) hebben altijd rechten op de workflow, want deze bestemming heeft geen volgnummer.
Voorbeeld 3:
Vervolg van voorbeeld 1. De bestemming Adviseur (Fiscaal) heeft geen gebruikers, maar Behandelaar (Fiscaal) wel. De gebruikers van de bestemming Behandelaar (Fiscaal) krijgen rechten op de workflow op basis van hun volgnummer, de overige volgnummers worden genegeerd.
Op een bepaald moment krijgt de bestemming Adviseur (Fiscaal) wel gebruikers. De gebruikers van de taak worden dan opnieuw bepaald:
- De gebruikers van de bestemming Adviseur (Fiscaal) krijgen WEL rechten op de workflow.
- De gebruikers van de bestemming Behandelaar (Fiscaal) hebben GEEN rechten meer op de workflow.
- De gebruikers van de bestemming Beoordelaar (Fiscaal) hebben altijd rechten op de workflow, want deze bestemming heeft geen volgnummer.
|
Direct naar |