Met een muterende workflow leg je gegevens vast of wijzig je bestaande gegevens in Profit. Voorbeelden van muterende workflows zijn het aanvragen van verlof, het indienst melden van een medewerker of het wijzigen van het contract van de medewerker. Dit zijn standaard meegeleverde workflows waarmee je gegevens kunt toevoegen of wijzigen in Profit.
Naast de standaard meegeleverde muterende workflows, kun je ook eigen muterende workflows toevoegen. Je kunt gebruik maken van de eigen workflows, door deze te koppelen in een profiel.
Als een manager een medewerker indienst meldt in InSite, beoordeelt de HR-afdeling binnen de huidige workflow de aanvraag hiervoor. Voor het indienst melden van een stagiair is het niet nodig dat de HR-afdeling deze beoordeelt. Je wilt daarom hiervoor een aparte workflow.
Je voegt een nieuwe muterende workflow toe voor het indienst melden van stagiaires. Deze nieuwe workflow koppel je aan het aanmaakprofiel voor indienst melden van stagiaires.
Je beschikt in een muterende workflow over speciale acties, deze zie je linksonder in de workflow editor. Dit zijn de acties die een mutatie doorvoeren, of juist niet. Bekijk de meegeleverde workflows om te zien hoe je deze acties kunt gebruiken. Daarnaast zie je de speciale acties voor het diginaal ondertekenen.
Bij een speciale actie kun je de omschrijving aanpassen. Je ziet ook het Actietype, maar dit kun je niet aanpassen.
Vrije workflow
|
Muterende workflow
|
Dossieritemtypes met positieve nummering
|
Dossieritemtypes met negatieve nummering
|
Voegen alleen iets toe aan het dossier
|
Passen gegevens in Profit aan (bv SCORFI, verlof, verzuim)
|
Inrichten: type dossieritem voor InSite / OutSite en (optineel) gebruik van profielen
|
Inrichten: activeren onderdelen InSite + Profielen inrichten = contexten definiëren + bepalen welke workflow per profiel gebruikt wordt
|
Vrije inrichting op Dossier in Management tool
|
Vrije inrichting:
- Op onderdeel medewerker in management tool
- Indelen op tabblad + activeren in context bij Profielen In & OutSite in Management tool
|
Autorisatie bij functionaliteit o.b.v. rollen:
|
Autorisatie bij functionaliteit obv rollen
|
Condities bouwen in workflow:
- Gegevensverzameling dossier voor vrije velden en standaard velden uit dossier (bv. Instuurder, kenmerken, verantwoordelijke, …)
- Gegevensverzameling bestemming voor informatie van bestemming (bv. Bestemming = medewerker -> Gegevensverzameling = actuele gegevens medewerker -> Actuele gegevens over functie)
|
Condities bouwen in workflow:
- Gegevensverzameling dossier voor standaard velden uit dossier (bv. Instuurder, verantwoordelijke, …)
- Gegevensverzameling bv. Actuele gegevens medewerker voor de actuele gegevens SCORF
- Mutatie gegevensverzameling voor gewijzigde gegevens binnen dat onderdeel
|
Taken:
- Ter afhandeling -> Met deze taak gaat de workflow naar de volgende stap.
- Ter info -> Dit is een infomelding aan de gekozen bestemming
Standaard acties:
- Afhandelen (= ook afkeuren, opnieuw insturen, goedkeuren, …) je stuurt hier dus de workflow volledig mee
- Delegeren = mening vragen aan iemand -> Er komt een taak binnen bij de gekozen medewerker waarbij die medewerker enkel een reactie kan geven & niets aanpassen. Nadat die medewerker zijn reactie heeft gegeven komt de taak terug bij jou terecht
- Overdragen = taak bij iemand anders zetten, dus ook de acties die jij kunt selecteren (de taak wordt uit handen gegeven)
- Maak mij verantwoordelijk/Maak iemand verantwoordelijk -> Vult het speciale veld "Verantwoordelijke" met de gekozen waarde, waarna de volgende taak naar de juiste verantwoordelijke kan gaan (als bestemming = Verantwoordelijke)
Speciale acties:
- Verwerken persoonsgegevens invulformulier -> Als er een invulformulier gebruikt wordt, zoals bijvoorbeeld in OutSite, dan kunnen de gegevens die een persoon/organisatie invult, overgenomen worden om er een nieuwe organisatie/persoon van te maken bij CRM
|
Taken:
- Ter afhandeling -> Deze taak doet je workflow vooruitgaan
- Ter info -> Dit is een infomelding aan de gekozen bestemming
Standaard acties:
- Afhandelen (=/= afkeuren, opnieuw insturen) hiermee kun je een taak laten goedkeuren om de workflow te laten voortgaan, maar het gaat nog niets registreren in Profit, want dat gebeurt met de speciale actie Registreren
- Delegeren = mening vragen aan iemand -> Er komt een taak binnen bij de gekozen medewerker waarbij die medewerker enkel een reactie kan geven & niets aanpassen. Nadat die medewerker zijn reactie heeft gegeven komt de taak terug bij jou terecht
- Overdragen = taak bij iemand anders zetten, dus ook de acties die jij kunt selecteren (de taak wordt uit handen gegeven)
- Maak mij verantwoordelijk/Maak iemand verantwoordelijk Deze acties zijn niet beschikbaar bij de meegeleverde typen voor het accorderingsbericht, webdocument, offerteaanvraag, declaratiebijlage, rapportenset, jaaropgave, loonstrook, onderwijsdocument, aangifte IB en aangifte Vpb.
Speciale acties:
- Afkeuren bv verlofaanvraag InSite -> Keurt de verlofaanvraag af, waardoor ze niet in Profit zal geregistreerd worden
- Opnieuw insturen bv verlofaanvraag InSite -> Stuurt de verlofaanvraag opnieuw in na afkeuren, zodat de verlofaanvraag alsnog zou kunnen geregistreerd worden in Profit
- Registreren bv verlofaanvraag InSite -> Gaat de verlofaanvraag registeren in Profit (er worden dus gegevens bij medewerker toegevoegd/aangepast met deze flow)
Zie ook:
- Muterende workflow afhandelen
|
