Inkoopproces Projecten/Ordermanagement
De voorcalculatie in Profit Projecten kun je gebruiken in het inkoopproces via Profit Ordermanagement. Hiermee kun je ook processen uitvoeren zoals het reserveren van voorraad, genereren van bestelvoorstellen, aanmaken van inkoopoffertes en inkooporders op basis van een voorcalculatie.
Je kunt het inkoopproces ook integreren met voorcalculaties, contracten en inkoop. Hiermee kun je een inkooporder aan een contract koppelen en heb je vanuit het contract inzicht in de gekoppelde inkooporders.
Voordelen:
- Integratie tussen voorcalculatie, inkoop en contracten.
- Vastlegging van een inkoopofferte, inkooporder of ontvangst op een project, projectfase en contract.
- Inzicht in financiële status en voortgang project.
- Grip op budget en kosten.
- Goede vastlegging en eenvoudig terugvinden van informatie in digitaal dossier rondom inkoopproces.
Beschrijving
De voorcalculatie in Profit Projecten kun je gebruiken in het inkoopproces via Profit Ordermanagement. Je kunt materialen (voorraadartikelen) begroten die je denkt nodig te hebben voor een project. Deze worden doorgesluisd naar je ordermanagement.
Dit inkoopproces ziet er als volgt uit:
In Profit kun je je inkooporders geautomatiseerd of handmatig toevoegen. De meest efficiënte manier van inkopen is via het bestelvoorstel. Profit stelt daarbij de in te kopen aantallen per item voor. Je kunt ook handmatige inkooporders aanmaken of op basis van een inkoopbasisorder die dan als sjabloon fungeert.
De inkooporder verstrek je aan de inkooprelatie, via e-mail of als afdruk bijvoorbeeld.
Zodra je inkooprelatie de items aflevert bij je magazijn, maak je van de inkooporder een ontvangst.
De inkoopfactuur die je ontvangt van je inkooprelatie kun je vergelijken ('confronteren') met de ontvangst in Ordermanagement. Als de inkooprelatie bijvoorbeeld meer berekent in de factuur dan hij heeft afgeleverd, kun je hierover contact opnemen. Confronteren kan overigens ook vanuit Profit Financieel.
Inkoopproces met integratie tussen Projecten, Inkoop en Contracten
Je kunt het inkoopproces ook geïntegreerd gebruiken tussen voorcalculatie, contracten en inkoop. Hiermee kun je inkooporders vastleggen op contracten. Hierdoor heb je vanuit het contract inzicht in de gekoppelde inkooporders. Als je het project raadpleegt kun je de inkooporderregels zien en reserveringen/verplichtingen van het contract.
Inkoopproces met integratie Projecten Inkoop en Contracten
Boekingslay-out voor inkoop met projecten wijzigen
Als je gebruik maakt van het inkoopproces via Profit Ordermanagement, dan kun je in de boekingslay-out van inkoopofferte, inkooporder of ontvangst het Projectnummer en/of Projectfase vastleggen. Deze velden zijn niet verplicht, maar als je ze in wilt vullen moet je ze van te voren toevoegen aan de boekingslay-out.
Afhankelijk van je werkwijze kun je deze velden in de kop óf in de regels van de inkoopofferte, inkooporder of ontvangst toevoegen:
- Als je het veld project en/of projectfase vastlegt in de kop dan worden de waarde(n) overgenomen naar de regels. Hiermee leg je de inkooporder of ontvangst vast per project.
- Je kunt de velden project en projectfase ook opnemen als regelvelden. Als je de velden niet in de kop invult, dan kan je het per project en eventueel de projectfase op regelniveau invullen. Hiermee kun je de inkooporder of ontvangst vastleggen voor verschillende projecten.
Als je gebruik maakt van de integratie tussen inkooporders en contracten in Financieel, voeg dan het veld Contract toe in de kop van de boekingslay-out van de Inkooporder. Hiermee kun je een inkooporder toewijzen aan een contract. Vanuit het contract heb je dan inzicht in de inkooporder(s) die zijn gekoppeld aan het contract.
Zie ook: