Abonnementsfactuur handmatig crediteren en opnieuw factureren

Je kunt een of meerdere abonnementsfacturen crediteren en opnieuw factureren voor de gecrediteerde cycli. Je doet dit bijvoorbeeld om een fout te corrigeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om een fout door een te hoog aantal, een te hoge prijs of een niet berekende korting in een abonnementsregel.

Hiervoor beëindig je de incorrecte abonnementsregel en je voegt een nieuwe, correcte regel toe. Je wijzigt dus niet het aantal, de prijs of de korting in de bestaande regel! De reden hiervoor is dat je door deze basisgegevens in de regel te wijzigen het inzicht in de historie van de wijziging/fout verliest. Door de foutieve regel te beëindigen en een nieuwe toe te voegen, zie je precies wanneer wat om welke reden is gewijzigd.

Bijvoorbeeld:

In een lopend abonnement is een te hoog bedrag gefactureerd. Met de klant was afgesproken dat na 6 maanden een korting van 25% van toepassing zou zijn. Dit is niet uitgevoerd.

Je wilt alle verkeerde facturen crediteren en de correcte facturen over die maanden verstrekken.

We gaan uit van een abonnement dat ongeveer een jaar geleden is ingegaan en dat het gaat om een maand abonnement.

Raadpleeg het abonnement en de bijbehorende factuurregels:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Facturen.

   Open de weergave Alle abonnementsfactuurregels.

3. Filter in de weergave met factuurregels op het abonnementsnummer. (Je vindt dit niet in de weergave met facturen omdat op een factuur meerdere abonnementen verzameld kunnen zijn.)
4. Raadpleeg bij Gefactureerd t/m de datum waarop voor het laatst gefactureerd is.
5. Raadpleeg de opeenvolgende facturen voor de factuurdatum vanaf wanneer voor het eerst incorrect is gefactureerd.

Abonnementsregel beëindigen en nieuwe toevoegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Open het abonnement.
3. Ga naar de abonnementsregel(s).
4. Ga naar: De abonnementsregel die incorrect is en die je wilt crediteren. Deze ga je beëindigen.
   • Vul bij het Eind een datum in die niet later dan de laatste factuurdatum ligt, dus voor de datum bij Gefactureerd t/m. Als er gefactureerd is tot 30/4, vul dan bijvoorbeeld 29/4 in.
   • Vul bij Reden beëindiging in dat het om een correctie gaat.

     Als deze reden niet geselecteerd kan worden, voeg deze dan toe in de vrije tabel.

   • Vink Crediteren aan.
   • Vul vervolgens Crediteren vanaf met de datum vanaf wanneer je wilt crediteren. Het abonnement ging bijvoorbeeld in per 1 juli van jaar 1. Per 1 januari van het jaar daarop had de korting dus in moeten gaan.
5. Maak een nieuwe abonnementsregel:
   • Voeg een regel toe.
   • Vul hetzelfde item en de correcte gegevens qua aantal, prijs, korting e.d. in als in de zojuist beëindigde regel. In het voorbeeld voeg je ook de korting van 25% toe in de nieuwe regel.
   • Vul bij Begin het moment vanaf wanneer je correct wilt factureren.
6. Ga naar het tabblad: Extra in de kop.
7. Vink Verkoop niet factureren aan. Hiermee voorkom je dat een artikel waarbij al eenmalig een verkoopartikel extra gefactureerd werd, voor bijvoorbeeld de benodigde modem bij het abonnement voor glasvezel internet, opnieuw doorberekend wordt.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Genereer de creditfactuur en de nieuwe correcte facturen volgens de factuurcyclus

1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Facturen.
2. Factureer vervolgens automatisch het abonnement voor wat de correcte en de credit abonnementsregels betreft. Dit kan vanuit de actie Automatisch factureren.