Overzicht combinaties rond peildatum en begindatum factuur

Er is een verband tussen wat je instelt en welk bedrag je wanneer factureert.

Of je een abonnement kunt factureren en voor welk bedrag, hangt van wat je hebt ingesteld bij:

• Begindatum factuurcyclus
• Cyclus (maand, kwartaal, jaar of anders)
• ingestelde cyclusvoorkeurwaarde voor het abonnement die van invloed is op het veld
• de datum waarop het abonnement begint (Begindatum abonnement)
• Peildatum

De verschillende combinaties hebben invloed op wanneer je wat factureert.

Hieronder zie je twee situaties, beide met een maandcyclus. In de eerste situatie is de voorkeurwaarde voor de abonnementen in de omgeving dat het begin van het abonnement gelijk is aan het begin van de factuurcyclus. In de tweede situatie is de voorkeurwaarde in de omgeving 'volgens cyclus' en kijkt Profit naar de cyclus (maand in dit geval) en berekent daarmee wanneer je de volgende factuur mag versturen.

Om de verschillen te zien, houden we in beide voorbeelden de peildatum hetzelfde.

In beide voorbeelden blijft de begindatum van het abonnement hetzelfde als de datum in het veld Factureren vanaf in de regels. Dit houdt in dat de verkooprelatie geen maand gratis o.i.d. krijgt, maar normaal alle maandbedragen moet betalen.

Voorbeeld 1:

In dit voorbeeld heb je een abonnement het volgende ingesteld

• Cyclus: Maand
• Voorkeurwaarde in de omgeving voor het abonnement: Gelijk aan begindatum abonnement

  Ergo: bij Begindatum abonnement en Factureren vanaf in de regel staat 1/1/2024 ingesteld. En ook het veld Begindatum factuurcyclus staat op 1/1/2024.

• In de regel staat een bedrag om te factureren ad Euro 10,-.
• Peildatum: 23/10/2024

Je gaat nu facturen genereren op de peildatum 23/10/2024. Er is nog geen enkele factuur gegenereerd. Profit genereert nu alleen de eerste maandfactuur ad Euro 10,-. Als je direct weer factureert, genereert Profit ook de tweede factuur want de datum Begindatum factuurcyclus is opgehoogd naar 1/2/2024 en die datum is op de peildatum ook al aangebroken.

Zodra je deze werkelijk factureert, zet Profit de datum in Begindatum factuurcyclus dus automatisch naar 1/3/2024. Je wijzigt nu de datum in Begindatum factuurcyclus handmatig naar 1/10/2024. Gevolg is dat Profit nu alle cycli (maanden) vanaf de vorige gegenereerde factuur factureert. Dit is: 8 maanden x Euro 10,- = 80 Euro. Dit is inclusief oktober want de peildatum is in oktober, dus oktober is de 8e maand die meetelt.

Voorbeeld 2:

In dit voorbeeld heb je het volgende ingesteld:

• Cyclus: maand
• Voorkeurwaarde abonnementen: Volgens cyclus

  Ergo: bij het toevoegen van een nieuw abonnement telt Profit bij de Begindatum abonnement 1 maand op. Begindatum van het abonnement is 1/1/2024, Begin factuurcyclus wordt dan 1/2/2024.

Je factureert nu op peildatum 23/10/2024. Je krijgt nu zowel maand januari als februari op één factuur omdat de begindatum van de cyclus op op februari staat en die datum is al aangebroken. Dus het factuurbedrag op de eerste factuur is 2 maanden x Euro 10,- = Euro 20,-

Vervolgens factureer je nog een keer op dezelfde peildatum. Profit heeft de datum in Begindatum factuurcyclus aangepast naar een maand later: 1/3/2024.

Vervolgens wil je alle overige nog openstaande factuurbedragen op één factuur. Je past daarvoor de Begindatum factuurcyclus handmatig aan naar 1/10/2024. Profit genereert nu 7 maanden * Euro 10,-. De peildatum 23/10 valt in oktober en Profit telt oktober dus ook mee.

Conclusies:

Het veld Begindatum factuurcyclus geeft aan vanaf wanneer je de volgende factuur kunt sturen én aan de hand van dit veld berekent Profit hoe groot het bedrag op de factuur moet worden.

Afhankelijk van de voorkeurinstellingen voor abonnementen factureert Profit meerdere cycli op de eerste factuur en de volgende facturen. Uiteindelijk zul je hetzelfde bedrag factureren.