Contract Financieel

Alle contracten met inkooprelaties of crediteuren leg je vast binnen het contractbeheer in financieel.

Met deze workflow kun je contracten in Profit beoordelen en afhandelen. Je kunt nieuwe contracten goedkeuren of afkeuren, verlengingen verwerken en opzeggingen afhandelen. Deze laatste twee acties zijn alleen zichtbaar wanneer je handmatig het contract opzegt of verlengt. Bij opzegging of verlenging kun je automatisch een brief genereren en versturen.

Onderstaande workflow vind je bij het type dossieritem Contract financieel (Profit) (-139). Voor het type dossieritem Contractverlenging Financieel (Profit) (-63) levert Profit standaard een andere workflow mee.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de statustabel Contract financieel gekoppeld. De contractverantwoordelijke van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak. De eerste taak Beoordelen is bestemd voor de Contractverantwoordelijke en vervangers. Deze kan het dossieritem aanpassen. Als deze persoon ook de instuurder is, wordt het contract automatisch goedgekeurd.

Daarna beoordeelt de contracteigenaar het contract. Afhankelijk van de situatie kan deze kiezen voor goedkeuren, afkeuren, verlenging of opzegging. Bij verlenging of opzegging wordt een bijbehorende brief aangemaakt en verstuurd.

Je kunt ook meerdere verantwoordelijken een contract laten beoordelen als je ook de Contracteigenaar en Contractbeheerder in een contract vastlegt en in de inrichting van de workflow als bestemming hebt vastgelegd.

Afgekeurde contracten gaan terug naar de instuurder of verantwoordelijke, die deze kan aanpassen of laten vervallen.

De workflow bevat gekoppelde documenten zoals de Opzegbrief contract financieel (Profit) en de Verlengingsbrief contract financieel (Profit).

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

1. Altijd – de taak is altijd zichtbaar.
2. Geblokkeerd – de workflow is geblokkeerd.
3. Verlenging – de taak wordt alleen getoond bij een verlenging.
4. Verantwoordelijke – de taak is zichtbaar voor de contractverantwoordelijke.
5. Geen opzegging – alleen zichtbaar als er geen opzegging is.
6. Geen contactpersoon in contract – zichtbaar als er geen contactpersoon gekoppeld is.
7. Opzegging – zichtbaar bij een opzegging.

Bestemming en contractrollen

Bij een contract leg je standaard drie rollen vast. Deze rollen bepalen wie verantwoordelijk is voor het contract en kunnen de workflow sturen.

• Contractverantwoordelijke

  Dit is vaak de inhoudelijke expert van het contract. Deze persoon beoordeelt het contract in de standaardworkflow.

  De contractverantwoordelijke wordt ook standaard de beoordelaar van de verplichting. Hierdoor kan deze persoon een taak krijgen in de inkoopfactuurworkflow. Dit gebeurt als de factuur eerst voor ontvangstbevestiging naar de beoordelaar van de verplichting gaat.

• Contracteigenaar

  Dit is vaak de eindverantwoordelijke voor het contract, bijvoorbeeld een afdelingsmanager of directeur. In de standaardworkflow beoordeelt de contracteigenaar het contract na de contractverantwoordelijke.

• Contractbeheerder

  Dit is vaak degene die het contract registreert en beheert.

De eerste taak Beoordelen is bestemd voor de Contractverantwoordelijke en vervangers.

Bij de bestemmingen van een workflowtaak kun je ook de contractrollen als bestemmingen Contracteigenaar, Contractbeheerder en Contractverantwoordelijk (en vervangers) selecteren. Deze moet je wel op het contract vastleggen.

Speciale acties

Je kunt vanuit de workflow documenten versturen, zoals een verlengingsbrief of opzegbrief. Deze workflow heeft 2 speciale acties:

• Verlengingsbrief via workflow versturen
• Opzegbrief via workflow versturen

Bij de beoordeling kan Profit het document als bijlage genereren. Je kunt het documentsjabloon en bijhorende berichtsjabloon eventueel aanpassen. Daarna kun je de brief vanuit de workflow versturen.

Vul een contactpersoon bij het contract in als je documenten via de workflow verstuurt. Profit gebruikt deze contactpersoon als geadresseerde. Zonder contactpersoon kan de brief niet bij een ontvanger terechtkomen.

Afkeuren contract financieel

Met deze actie wordt het contract afgekeurd. De workflow komt terug bij de instuurder of de verantwoordelijke en deze moet het contract aanpassen of laten vervallen.

Goedkeuren contract financieel

Door deze actie worden het contract goedgekeurd. De taak genereren van de verplichtingen wordt uitgevoerd voor het jaar met de begindatum van de verlenging. De status van het contract wordt bijgewerkt.

Opnieuw insturen contract financieel

Door deze actie kan je een aangepast contract opnieuw insturen zodat de contractverantwoordelijke deze kan beoordelen. Het afkeuren wordt met deze actie ongedaan gemaakt.

Waarom welke stappen?

Het proces is een uitgebreid proces omdat het aanmaken en verlengen van een contract op welk moment kan worden gestart. Hierdoor is een juiste beoordeling van groot belang.

Bij een contractverlenging kan automatisch een verlengingsbericht worden aangemaakt. Dit is opgenomen in de standaardworkflow. Als je zelf een kopie hebt gemaakt, dan moet je dit in je eigen workflow aanpassen. Voor het verlengingsbericht kun je het berichtsjabloon Workflowactie: Verlengingsbrief financieel contract (Profit) gebruiken.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee