Contractverlenging Financieel

Alle contracten met inkooprelaties of crediteuren leg je vast binnen het contractbeheer in financieel. Voordat het contract afloopt wil je laten beoordelen of het contract nog nodig is, en er dus sprake kan zijn van een verlenging of dat je wilt stoppen met het contract. Uiteraard wil je ruim voor de uiterste opzegdatum een weloverwogen beslissing kunnen nemen.

Onderstaande workflow vind je bij het type dossieritem Contractverlenging Financieel (Profit) (-63). Zie ook Contract financieel (Profit) (-139) voor de workflow voor het toevoegen en wijzigen van een contract.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de mutatietabel contract verlenging Financieel workflowstatus gekoppeld. De workflow manager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak.

Condities

Er worden geen taken conditioneel afgehandeld.

Speciale acties

Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de flow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

• Opzeggen contract

Met deze actie wordt het contract beëindigd. De velden opgezegd op en opgezegd door worden ingevuld. De velden voor de verlenging worden leeggemaakt.

• Verlengen contract

Door deze actie worden de begindatum en de einddatum aangepast. De taak genereren van de verplichtingen wordt uitgevoerd voor het jaar met de begindatum van de verlenging.

Bestemming en contractrollen

Bij een contract leg je standaard drie rollen vast. Deze rollen bepalen wie verantwoordelijk is voor het contract en kunnen de workflow sturen.

• Contractverantwoordelijke

  Dit is vaak de inhoudelijke expert van het contract. Deze persoon beoordeelt het contract in de standaardworkflow.

  De contractverantwoordelijke wordt ook standaard de beoordelaar van de verplichting. Hierdoor kan deze persoon een taak krijgen in de inkoopfactuurworkflow. Dit gebeurt als de factuur eerst voor ontvangstbevestiging naar de beoordelaar van de verplichting gaat.

• Contracteigenaar

  Dit is vaak de eindverantwoordelijke voor het contract, bijvoorbeeld een afdelingsmanager of directeur. In de standaardworkflow beoordeelt de contracteigenaar het contract na de contractverantwoordelijke.

• Contractbeheerder

  Dit is vaak degene die het contract registreert en beheert.

De eerste taak Beoordelen is bestemd voor de Contractverantwoordelijke en vervangers.

Bij de bestemmingen van een workflowtaak kun je ook de contractrollen als bestemmingen Contracteigenaar, Contractbeheerder en Contractverantwoordelijk (en vervangers) selecteren. Deze moet je wel op het contract vastleggen.

Waarom welke stappen?

Het proces is kort maar krachtig. Je hebt maar één taak met daaraan gekoppeld ook maar twee acties. Eenvoudiger is het niet te maken, maar doordat er voor elk contract bij elk moment van verlenging een workflow wordt gestart beoordeel je wel continu je lopende contracten.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Contractverlenging