Te genereren balie-/directfacturen (grote hoeveelheden facturen)

Met Te genereren balie-/directfacturen verwerk je grote aantallen eenvoudige factuurregels uit een extern systeem. Je levert de regels eerst aan in Profit. Daarna controleer je de aangeleverde regels en start je de verwerking.

Profit groepeert de regels tot balie-/directfacturen en verwerkt deze op de achtergrond via de wachtrij. De functionaliteit ondersteunt alleen niet-voorraadhoudende artikelen.

Beschrijving

Je verwerkt balie-/directfacturen in één vaste workflow: van aanleveren tot en met genereren en verwerken in Profit.

Stap 1: Voorbereiden

Zorg voor de volgende inrichting voordat je onderstaande stappen doorloopt:

• De verkooprelaties zijn vastgelegd.
• Het verkooprelatieprofiel is vastgelegd bij de verkooprelaties.
• Je gebruikt niet-voorraadhoudende artikelen.
• Je hebt een integratiesoort van het type Balie-/directfacturen vastgelegd.
• Bij gebruik van de UpdateConnector heeft de eigen app connector toegang tot FbDeliveryNoteFast.

Profit bepaalt de administratie via het verkooprelatieprofiel van de verkooprelatie. Je bepaalt de administratie daarom niet afzonderlijk per aangeleverde regel.

Let op:

Voorraadhoudende artikelen zijn niet toegestaan. Omdat bij deze verwerking geen levering of voorraadboeking plaatsvindt, blokkeert Profit voorraadhoudende artikelen.

Stap 2: Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

Genereren balie-/directfacturen

Deze functionaliteit is niet algemeen beschikbaar. AFAS beoordeelt in overleg met de klant of de functionaliteit geschikt en beschikbaar is voor de betreffende omgeving. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.

Stap 3: Autorisatie

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Ordermanagement / Verkoopproces / Te genereren balie-/directfacturen.
   • Ordermanagement / Beheer / Import verkoop / Te genereren balie-/directfacturen.
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie
7. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Balie-/directfactuur / Te genereren balie-/directfacturen.
8. Autoriseer de acties:
   • Genereren
   • Verwijderen
9. Sluit de Autorisatie tool.
10. Klik op Ja bij de melding.

    De omgeving opent automatisch opnieuw met de nieuwe instellingen.

Factuurregels aanleveren

Je kunt factuurregels via de importfunctie of via de updateconnector aanbieden. Handmatig toevoegen is niet mogelijk.

Je importeert de factuurregels via Ordermanagement / Beheer / Import verkoop / Te genereren balie-/directfacturen.

Je kunt alleen de volgende velden meeleveren (V = verplicht):

• Jaar (V)
• Periode (V)
• Factuurnummer (V)

  Factuurnummer wordt niet door Profit bepaald. Het factuurnummer levert de externe partij aan.

• Factuurdatum (V)
• Verkooprelatie (V)
• Referentie verkooprelatie
• Betaalwijze
• Creditorder
• Afwijkend contactpersoon
• Factuurreferentie
• Itemtype (V)
• Itemcode (V)

  Het is niet mogelijk om voorraadhoudende artikelen te gebruiken.

• Omschrijving
• Aantal (V)
• Prijs per eenheid
• Prijs automatisch bepalen
• Verbijzonderingsas 1
• Unieke kenmerk

Facturen genereren

Na het aanleveren controleer je de factuurregels. Daarna genereer je de facturen. Het verstrekken en journaliseren van de facturen volgen als laatste stap.

Let op:

Bij deze verwerking voert Profit niet alle controles en validaties uit die gelden bij het toevoegen van een balie-/directfactuur via de standaardfunctionaliteit. Ook neemt Profit de voorkeurinstellingen van de debiteur niet in alle gevallen over. Dit zorgt voor een snellere verwerking van grote aantallen facturen.

Facturen genereren:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Te genereren balie-/directfacturen.
2. Controleer de regels die zijn aangeleverd.

   Het veld Verwerkt geeft aan of een regel al is omgezet naar een factuur. Zolang een regel niet verwerkt is, kun je deze verwijderen (handmatig, massaal of via de UpdateConnector).

   Verwerkte regels kunnen niet opnieuw worden gebruikt voor facturatie.

3. Klik op: Genereren.
4. Selecteer Jaar en Periode.
5. Klik op: Volgende.
6. Selecteer de regels waar je een factuur voor wilt maken.
   • Profit groepeert regels op basis van jaar, periode en factuurnummer.
   • Voor alle andere kopvelden wordt de waarde van de eerst aangeleverde regel voor dat factuurnummer gehanteerd. Er volgt geen foutmelding voor het aanleveren van verschillende waarden voor een kopveld met hetzelfde factuurnummer
   • Het maakt niet uit in welke volgorde de regels worden ingestuurd. Regels met hetzelfde factuurnummer hoeven dus niet opvolgend ingestuurd te worden.
   • Vrije velden zijn ook beschikbaar.
   • Administratie wordt bepaalt door het Verkooprelatieprofiel van de verkooprelatie.
7. Klik op: Voltooien.

Profit verwerkt de facturen via de wachtrij.

Controleer de verwerking in de wachtrij en eventuele meldingen.

De gegenereerde balie-/directfacturen kun je daarna verstrekken en journaliseren via het standaardproces.