BI-model Verzuim (Profit)

Het BI-model Verzuim (Profit) vormt de bron van het verzuimdashboard in Power BI. Het model combineert bezettingsgegevens (wie werkt wanneer, en onder welke voorwaarden) met verzuiminformatie. Je ziet verzuim onder andere per medewerker, organisatie, functie, werkgever, contract en kostenplaats.

Gegevensbeschikbaarheid en verversing

Profit zet de gegevens klaar via een geplande taak en plaatst ze in de datalaag van AFAS Online. In dit model gebruik je de taak Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen die elke nacht ververst. Daarmee zijn de tabellen (zoals HRM BI Bezetting) weer up-to-date voor het dashboard.

In het Power BI-model Verzuim (Profit) en het dashboard zijn diverse fouten opgelost en optimalisaties doorgevoerd.

Om de nieuwe versie van het dashboard te gebruiken, maak je een nieuwe kopie van het BI-model Verzuim (Profit). Daarna download je de nieuwste versie van het template-dashboard (versie 6.00).

Wijzigingen:

• Als je de muis op een regel van een verzuimgeval plaatst, dan zie je de onderliggende verzuimmeldingen (zie de uitleg op deze helppagina).
• In het dashboard wordt het veld Jaar periode gebruikt om inzicht te krijgen per periode. Je kunt nu ook inzicht krijgen per kwartaal met het veld Jaar kwartaal (dit staat in de tabel Perioden). Je moet dit veld zelf toepassen. Omwille van de overzichtelijkheid wordt het veld Jaar kwartaal standaard niet gebruikt. Pas dit veld zelf toe als je inzicht per kwartaal wil hebben.
• Als je de muis op de titel Voorblad plaatst, krijg je zowel het versienummer van het sjabloon te zien, als alle HRM-instellingen die gebruikt zijn voor het Verzuimdashboard (zie de uitleg op deze helppagina).
• Bij berekeningsmethode 5 (Verzuimuren en Roosteruren) worden nu enkele omschrijvingen (labels) automatisch aangepast. De omschrijving Verzuimdagen wordt getoond als Verzuimuren en Kalenderdagen wordt getoond als Roosteruren. Dit gebeurt op alle plekken waar dat relevant is in de visualisaties (zowel in de omschrijvingen van tabellen en grafieken, als in details van de berekeningen als je met je muis over een KPI heen zweeft).

Feitentabellen

Feitentabel: Bezettingsregel (HRM BI Bezetting)

De feitentabel Bezettingsregel (officieel HRM BI Bezetting) vormt de basis van het model. Voor elke medewerker maakt Profit per dag een regel aan. Profit houdt rekening met wijzigingen in:

• Contract en dienstverband
• Functie
• Organisatorische eenheid (OE) en organigram
• Werkgever
• Kostenplaats en kostendrager

Zo sluit het dashboard altijd aan op de actuele situatie.

Onderhoudbaarheid

Je kunt deze feitentabel niet zelf onderhouden. Je kunt dus geen velden aanpassen in de feitetabel Bezettingsregel. We houden deze tabel namelijk bewust compact: de gegevens zijn verdicht op periode (met de relevante kenmerken). Daardoor bevat de tabel ongeveer 90% minder regels dan de oorspronkelijke dagregels. Hierdoor wordt de data sneller ververst en is de performance van het dashboard beter (want er is minder data om te laden).

Feitentabel: Verzuimduur_periode

De feitentabel Verzuimduur_periode ondersteunt berekeningen per verzuimduurklasse. De tabel helpt vooral bij berekeningen voor:

• YTD (Year-to-date: vanaf begin van het jaar t/m nu)
• Voortschrijdend (afgelopen 12 maanden)

In grote lijnen werkt dit zo:

1. Profit bepaalt eerst de doorlopende verzuimmelding, zodat elke verzuimmelding de juiste (doorlopende) basis krijgt.
2. Daarna maakt Profit extra periodes aan op basis van de verwachte einddatum, zodat YTD en voortschrijdende analyses kloppen.
3. Naast de verzuimduur berekent de tabel ook verzuimdagen en aantal verzuimmeldingen, zodat je deze ook per verzuimduurklasse kunt analyseren.

Ook deze feitentabel kun je niet onderhouden.

Dimensietabellen

Dimensietabellen gebruik je als doorsnede (filter) op de feitentabellen. Denk aan selecties zoals 'per kostenplaats', 'per OE' of 'per functie'.

In dit model zijn deze dimensies doorgaans onderhoudbaar (dus je kunt velden toevoegen):

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Werkgever
• Contract
• Medewerker
• Functie
• Medewerkerrooster
• Organisatorische eenheid

De volgende dimensies kun je niet onderhouden:

• Periode:

  Datums/perioden die nodig zijn voor Bezettingsregel.

• Organigram_structuur:

  Alle versies van het organigram per laag (laag 0 t/m 9).

Filters en doorsneden

De dimensietabellen zijn gekoppeld aan de feitentabellen via koppelvelden (zoals Koppeling_naar_). Daardoor werken filters in je dashboard zoals je verwacht:

• Kies je een medewerker, dan filtert het dashboard de bijbehorende regels in Bezettingsregel en (waar relevant) in Verzuimduur_periode.
• Kies je een OE/organigramlaag, dan zie je verzuim en bezetting alleen voor dat deel van de organisatie.
• Kies je een werkgever, contract, kostenplaats of kostendrager, dan beperkt het dashboard de feiten tot die selectie.

Er staat geen verplicht klantfilter in dit BI-model. Je kunt dus direct starten, zodra je het model gebruikt in Power BI.

Verzuimpercentage en instellingen

De berekeningen voor verzuim zijn afhankelijk van instellingen in HRM / Beheer / Instellingen, tabblad Dashboard. De instellingen op het tabblad Dashboard duurklasse worden NIET gebruikt.

Voor het verzuimdashboard zijn vooral deze onderdelen belangrijk:

• Verzuim
• Verzuim (%)
• Extra verzuimpercentage

Verzuim in

Je kiest een methode voor de berekening. De meest gebruikte optie is methode 2 (Verzuimdagen (incl. parttime% en aanwezigheids%) en kalenderdagen (incl. parttime%)).

Op basis van jouw keuze vult Profit de velden zoals Verzuimdagen, Extra verzuimdagen en Kalenderdagen.

• Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
• Verzuimdagen (incl. parttime% en aanwezigheids%) en kalenderdagen (incl. parttime%)
• Verzuimdagen (incl. parttime%) en kalenderdagen (incl. parttime%)
• Verzuimdagen (incl. aanwezigheids%) en kalenderdagen (ongewogen)
• Verzuimuren en roosteruren

  Vanaf versie 6.00 van het sjabloon-dashboard enkele omschrijvingen (labels) in het dashboard automatisch aangepast. De omschrijving Verzuimdagen wordt getoond als Verzuimuren en Kalenderdagen wordt getoond als Roosteruren. Dit gebeurt op alle plekken waar dat relevant is in de visualisaties (zowel in de omschrijvingen van tabellen en grafieken, als in details van de berekeningen als je met je muis over een KPI heen zweeft).

Welke verzuimtypes tellen mee?

Onder Verzuim (%) en Extra verzuimpercentage bepaal je welke typen verzuim meetellen in het normale verzuimpercentage en het extra verzuimpercentage.

Voorbeelden:

• Sluit Zwangerschap en Zwangerschapsgerelateerd uit bij normaal, maar tel ze mee bij extra.
• Sluit vangnet-gevallen uit bij normaal, maar tel juist alleen vangnet mee bij extra.

Filter op medewerker / dienstbetrekking

Bepaal via de filters welke medewerkers / dienstbetrekkingen welke gegevens worden meegenomen in het dashboard.

Instellingen raadplegen

Vanaf het sjabloon-dashboard 6.00 kun je de actuele instellingen raadplegen via het dashboard, door de muis op de titel Voorblad te plaatsen.

Actueel verzuim in het dashboard

Vanaf het sjabloon-dashboard 6.00 kun je zien hoe de cijfers op de pagina Actueel verzuim zijn opgebouwd. Plaats de muis op een regel om de onderliggende verzuimmeldingen te zien.