Aanmaken schorsing ESS (Group S)
In Profit en InSite kun je schorsingen registreren en beheren voor de aanlevering aan het sociaal secretariaat.
In InSite zijn er verschillende manieren om een schorsing vast te leggen. Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. Hierbij speelt mee of je aan de schorsing een rooster koppelt en of de medewerker de schorsing zelf aanmaakt via ESS (Employee Self Service) of ofdat de manager/personeelsverantwoordelijke dit doet via MSS (Manager Self Service).
Dit zijn de opties die je hebt om een schorsing toe te voegen via InSite:
In dit artikel lees je hoe een medewerker een schorsing aanmaakt via ESS. En wat het verschil is tussen Schorsing en Schorsing met rooster.
Type profielen
Bij de inrichting van schorsingen kies je uit twee type profielen voor het aanmaken van een schorsing:
- Schorsing
Je registreert alleen de schorsing bij de medewerker, zonder een nieuw rooster te koppelen.
- Schorsing met rooster
Je registreert zowel de schorsing als het bijbehorende rooster bij de medewerker.
Welk type profiel je kiest, hangt af van hoe Group S de schorsing wil ontvangen. In de meeste gevallen wil Group S dat de theoretische schorsing gekoppeld is aan het theoretische rooster. Hiervoor gebruik je Schorsing met rooster. Gebruik je toch het type profiel Schorsing, registreer dan het rooster apart zodat de theoretische schorsing en het theoretische rooster alsnog correct doorkomen bij Group S.
In de schorsing registreer je de begindatum, einddatum, reden en percentage van de schorsing. In het rooster koppel je de schorsing aan specifieke dagen en uren. Zo ziet Group S voor welke dagen de schorsing geldt.
Profielen
Afhankelijk van de soort schorsingen die de medewerker kan aanmaken, richt je verschillende profielen in die je koppelt aan het type profiel Schorsing met rooster of Schorsing. Zo maak je bijvoorbeeld een profiel aan voor het aanvragen van ouderschapsverlof, tijdskrediet, gedeeltelijke werkhervatting, enz. Door te werken met profielen kan je de veldinstellingen per profiel vastleggen. Op die manier moet de medewerker per soort schorsing enkel de relevante velden invullen.
Meer uitleg over hoe je profielen kunt aanmaken, vind je in de onderstaande artikelen:
Schorsingsportaal raadplegen
De medewerker maakt een schorsing aan via het schorsingsportaal op InSite. Hierbij vult de medewerker de gegevens van de schorsing (en het rooster) in, waarna de leidinggevende of personeelsverantwoordelijke de aanvraag beoordeelt. Aan het schorsingsportaal is de portalpagina Portal medewerker schorsingen gekoppeld.
Schorsingsportaal raadplegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Open het schorsingsportaal.
- Je ziet de portalpagina van de schorsingen.
Schorsing met rooster aanmaken
De medewerker registreert de schorsing in InSite via het schorsingsportaal. In dit voorbeeld vraagt de medewerker tijdskrediet aan.
Voorbeeld:
In dit voorbeeld vraagt de medewerker tijdskrediet aan. Gebruik een profiel van het type Schorsing met rooster om in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast te leggen.
Hier vind je de werking per rooster:
Uren per dag, gelijke weken
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Klik op: Schorsingsportaal.
- Klik op: Aanvraag tijdskrediet.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Vul de reden van de schorsing in.
Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.
Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.
- Vul de schorsingsuren en de werkuren in in het rooster.
- Klik op: Aanmaken.
Let op:
Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.
Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.
Uren per dag, wisselende weken
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Klik op: Schorsingsportaal.
- Klik op: Aanvraag tijdskrediet.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Vul de reden van de schorsing in.
Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.
Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.
- Geef eventueel een bijlage op.
- Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
- Vul voor beide weekroosters de schorsingsuren en werkuren in.
- Klik op: Aanmaken.
Let op:
Om een schorsing naar het sociaal secretariaat door te sturen, moet de urensoort in het werkrooster vastliggen op de dagen waarop de medewerker een schorsing heeft. In de praktijk kent de medewerker de urensoort die hoort bij de schorsing niet. Omdat de schorsing in het werkrooster kan verschillen van medewerker tot medewerker, vult de personeelsverantwoordelijke de urensoort in tijdens het beoordelen van de aanvraag. In het aanmakenprofiel zet je dit veld op niet zichtbaar en niet verplicht, zo verwar je de medewerker niet.
Werktijden, gelijke weken
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Klik op: Schorsingsportaal.
- Klik op: Aanvraag tijdskrediet.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Vul de reden van de schorsing in.
Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.
Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.
- Vul de schorsingsuren en de werktijden in in het rooster.
- Klik op: Aanmaken.
Let op:
Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.
Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.
Werktijden, wisselende weken
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Klik op: Schorsingsportaal.
- Klik op: Aanvraag tijdskrediet.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Vul de reden van de schorsing in.
Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.
Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.
- Vul de schorsingsuren en de werktijden in in het rooster.
- Klik op: Aanmaken.
Let op:
Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.
Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.
Uren per week
Je kunt schorsingen met het roostertype Uren per week niet aanleveren aan Group S.
Group S werkt met een theoretisch rooster waarin per dag de werkuren en schorsingen staan. Dit rooster gecombineerd met de vooruitzichten, bepaalt de medewerkerkalender. Het roostertype Uren per week bevat alleen een weektotaal en geen dagverdeling van het aantal uur. Daardoor kan Profit dit roostertype en de bijhorende schorsingen, niet opnemen in het theoretische rooster van Group S.
Je kunt de schorsing wel registreren in InSite of Profit.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Klik op: Schorsingsportaal.
- Klik op: Aanvraag tijdskrediet.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Vul de reden van de schorsing in.
Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.
Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.
- Vul het aantal dagen per week in.
- Vul het aantal uren per week in.
- Vul het aantal uren schorsing per week in.
- Vink aan op welke dagen de medewerker werkt.
- Klik op: Aanmaken.
Let op:
Wil je rapporten en analyses over schorsingen uit Profit halen, leg dan een urensoort bij de schorsing vast. Daarmee neem je ook schorsingen met het roostertype Uren per week op in de rapportage. Medewerkers kennen niet altijd de juiste urensoort per type schorsing. Stel daarom de urensoort achterliggend in als voorkeurwaarde in de context die aan het profiel gekoppeld is. Laat een soort schorsing meerdere urensoorten toe, dan vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in bij het beoordelen van de aanvraag.
Schorsing registreren via workflow
Na het aanmaken van een schorsing met rooster beoordeelt de personeelsverantwoordelijke of de leidinggevende de aanvraag via de workflow.Maak je bepaalde velden in het aanmaakprofiel onzichtbaar omdat de medewerker niet weet wat hij of zij daar moet invullen? Dan vult de personeelsverantwoordelijke deze velden later in via het beoordelingsprofiel. Een voorbeeld is de urensoort bij een medewerker met een werkrooster.
Binnen de workflow kan je een document toevoegen. De leidinggevende en de medewerker kunnen dit ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.
Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:
Schorsing raadplegen
Nadat de schorsing met rooster geregistreerd is, raadpleegt de medewerker het rooster en de schorsing via InSite.
Schorsing met rooster raadplegen:
- Open InSite.
- Ga naar: Mijn InSite.
- Open het schorsingsportaal.
- Je vindt het rooster via Mijn rooster.
Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.
- Je vindt de schorsing via Mijn schorsing.
Aanlevering Group S
Om de schorsing correct bij Group S op te laden, moeten het theoretische rooster en de theoretische schorsing goed op elkaar aansluiten. Group S koppelt de theoretische schorsing aan het theoretische rooster. Om deze te kunnen opladen, moeten de begin- en einddatum van het rooster en de schorsing identiek zijn.
Theoretische schorsing
De theoretische schorsing bevat alle gegevens van de schorsing, zoals de begindatum, einddatum, reden en het percentage. Profit legt deze gegevens vast in de 027-registratie van het PTG-bestand.
Voorbeeld:
Een medewerker heeft een rooster van het type Uren per dag, gelijke weken en werkt 38 uur per week (maandag tot en met vrijdag). Op woensdag is de medewerker volledig geschorst wegens tijdskrediet. De urensoort voor tijdskrediet is LOD (loopbaanonderbreking). Het theoretische rooster geeft deze schorsing en de dagen waarop de medewerker werkt weer:
De structuur van elke regel in het theoretische rooster is als volgt:
- Identificatie van de registratie (008)
- De code en het volgnummer van de dag waarop deze van toepassing is:
- H-regel: De gewerkte uren of de geschorste uren, afhankelijk van wat in het rooster van de medewerker staat.
- C-regel: De code van de schorsing. Deze regel verschijnt zodra de medewerker een schorsing heeft.
- T-regel: Het aantal uren schorsing. Deze regel verschijnt zodra het nodig is om de uren van de schorsing te specificeren of uit te splitsen.
Let op:
Bij een rooster met gelijke weken staat er standaard een T-regel in het theoretische rooster.
Bij een rooster met wisselende weken staat er standaard geen T-regel als de schorsing een volledige werkdag betreft. In dat geval bevat de dag enkel een H-regel en een C-regel.
Heeft de medewerker een gedeeltelijke schorsing op een werkdag? Dan verschijnt er altijd een T-regel. De uren van de schorsing moeten namelijk gespecificeerd zijn.
- De roosteruren of schorsingsuren, afhankelijk van om welke soort regel het gaat.
Theoretisch rooster
In het theoretische rooster zie je op welke dagen en uren de medewerker geschorst is. Profit legt het theoretische rooster vast in de 008-registratie van het PTG-bestand.
Meer informatie over de indeling van het PTG-bestand vind je terug via Opbouw PTG-bestand.
