ID-check en RTW-check (Valicare)

Met de Valicare-koppeling controleer je het identiteitsdocument van een (toekomstige) medewerker of sollicitant. Je kunt ook controleren of iemand in Nederland mag werken (RTW-check). Na een succesvolle controle worden persoonsgegevens en documentgegevens ingevuld bij het persoonsdocument en, waar van toepassing, bij de medewerker. Je ziet ook waarschuwingen en de uitkomsten van extra controles.

Beschrijving

In Nederland ben je als werkgever wettelijk verplicht de identiteit van medewerkers te controleren vóór indiensttreding. Soms moet je ook controleren of iemand in Nederland mag werken. Met de koppeling tussen Profit en Valicare kun je dit direct tijdens het onboarden doen. De koppeling ondersteunt:

• Validatie van identiteitsdocumenten (ID-check).
• Vaststellen of iemand mag werken in Nederland (RTW-check)
• Optionele extra controles; PEP-, VIS- en Sanctiecontrole. Deze zorgen voor een extra beoordeling van het document. Wanneer één van deze controles niet voldoet, wordt het document afgekeurd. Deze controles vallen buiten de standaardconfiguratie. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Valicare via support@valicare.nl.

Valicare kan tijdens de controle hard stops en soft stops teruggeven:

• Bij een hard stop (blokkerend) stopt de controle. Het document wordt afgekeurd. Je ziet een blokkerende melding tijdens het valideren.
• Bij een soft stop (waarschuwing) loopt de controle door. Je krijgt waarschuwingen terug. Deze waarschuwingen worden opgeslagen bij het document.

Valicare bepaalt per controle of een melding een hard stop of soft stop is. Deze indeling hangt af van de inrichting bij Valicare. Je bepaalt dus zelf wat een hard stop en een soft stop is. Een document wordt standaard afgekeurd wanneer deze is verlopen.

Privacy en voorwaarden

Als je de Valicare-koppeling gebruikt, deel je persoonsgegevens en documentgegevens met Valicare voor het uitvoeren van de ID-check en, als dit van toepassing is, de RTW-check.

AFAS stelt hiervoor de technische koppeling in Profit beschikbaar. Valicare voert de controle uit. Valicare is hierbij geen subverwerker die AFAS zelfstandig inzet voor de uitvoering van de AFAS-dienstverlening. Je kiest als klant zelf of je de koppeling activeert en gegevens met Valicare deelt. Controleer daarom vóór het activeren van de koppeling of het gebruik van Valicare past binnen je eigen privacybeleid, grondslag en interne afspraken.

Raadpleeg ook de privacyverklaring van Valicare. Hierin staat hoe Valicare gegevens verwerkt en onder welke voorwaarden de dienstverlening wordt geleverd.

Alle servers van Valicare staan op Nederlandse bodem. Er wordt geen enkel persoonsgegeven bij Valicare opgeslagen.

Aantal toegestane controles

Per omgeving kun je jaarlijks 100 ID-checks gratis uitvoeren. Dit geldt voor alle klanten. Wanneer de gratis checks op zijn, wordt de koppeling automatisch geblokkeerd.

Wil je extra ID-checks uitvoeren? Dan sluit je hiervoor zelf rechtstreeks afspraken met Valicare. AFAS is geen partij bij deze aanvullende afspraken en kan geen uitspraak doen over eventuele kosten. Informeer hiervoor bij Valicare.

In de eigenschappen van het communicatieprofiel is zichtbaar hoeveel checks er nog beschikbaar zijn. Daarnaast kan je gebruikmaken van het signaal Valicare: credits bijna verbruikt. Dit signaal attendeert de applicatiebeheerder zodra het aantal beschikbare Valicare ID-Check credits onder de ingestelde grens komt. Hierdoor kan de beheerder tijdig actie ondernemen voordat de gratis checks op zijn en de koppeling automatisch wordt geblokkeerd.

Vanuit AFAS geven we de omgeving een geanonimiseerd klant-id mee. Deze vind je terug in de eigenschappen van het communicatieprofiel Communicatie met Valicare. Als een bepaalde klant-id veel checks doet (50-100), dan neemt Valicare hierover contact op met AFAS. Deze melding zetten we vervolgens door naar de klant en verschijnt als functionele melding op InSite.

Voor kleine klanten geldt dus dat er een controle zit op het aantal ID-checks dat zij uitvoeren. Als je veel checks uitvoert, dan word je hierover geïnformeerd. Eventueel blokkeert Valicare de account.

Bovenstaande is in overleg tussen AFAS en Valicare besloten.

Let op:

De RTW-check valt buiten de 100 gratis checks. Over de hoogte van de kosten van de RTW-check kan AFAS geen uitspraak doen. Dit kan je wel opvragen bij Valicare.

Inrichten

• ID-check inrichten
• RTW-check inrichten

Gebruiken

• Identiteitsbewijs valideren (ID-check)
• Recht op werken valideren (RTW-check)